Le courriel semble être un mode de communication informel, mais dans les affaires, tous les modes de communications doivent être soigneusement pris en considération.

« Quoi que vous fassiez - même par voie électronique - c'est le reflet de votre propre professionnalisme, mais aussi celui de votre compagnie », explique Linda Allan, consultante en management basée à Toronto et spécialisée dans les comportements en entreprise.

Maintenir un courriel routinier et formel peut vous aider à garder une image professionnelle, ajoute-t-elle.

À quel propos?

Une ligne de sujet, ou « l'objet », pertinente et claire peut rendre votre message professionnel avant même qu'il soit ouvert, précise Linda Allan.

Changez le sujet du message si la conversation commence à tourner autour d'autres sujets. « Sinon, vous aurez 25 ou 30 courriels sur le même sujet », explique-t-elle. Si vous avez à référer un de ces messages plus tard, vous pourriez perdre beaucoup de temps à essayer de le retrouver.

Formules de salut

Démarrez du bon pied avec un salut respectueux et formel, assure Linda Allan. Ne jamais commencer avec un partenaire occasionnel par « Salut ». À la place, utilisez « Bonjour » ou « Cher... »

De même, évitez de commencer simplement par le nom de la personne ou de laisser tomber complètement la formule de salut. « Vous avez encore besoin d'une formule de politesse, explique la consultante. Si vous rencontrez une personne dans la rue, vous n'allez pas commencer tout de go une conversation. Vous direz d'abord : Bonjour comment vas-tu? »

N'oubliez pas que le destinataire ne peut pas vous voir

Un courriel peut facilement être mal compris, donc un ton formel est important pour maintenir une image professionnelle. Évitez d'utiliser des formes courtes ou des phrases incomplètes, précise-t-elle.

Ne pas inclure d'humour ou de sarcasmes que le client pourrait mal interpréter.

« Les gens ne peuvent pas saisir le langage corporel, les expressions faciales ou le ton dans un courriel », prévient Sandra Bekhor, présidente de Bekhor Management à Toronto. Donc, une remarque qui se veut sarcastique ou drôle peut offenser ou bouleverser le lecteur.

Donnez-lui de la structure

Pour garder les choses professionnelles, imaginez le courriel comme une lettre d'affaires formelle.

« Oubliez que c'est un courriel, dit Mme Bekhor. Imaginez votre message sur papier à en-tête. »

Utilisez des titres et sous-titres si nécessaire pour que votre message soit plus lisible et que le destinataire puisse savoir tout de suite la raison de votre message. Soyez clair sur le retour de courriels que vous attendez de la part de votre lecteur, ajoute la présidente de Bekhor Management.

La signature

Ayez une signature claire et compréhensive pour mettre correctement fin au message. Incluez toujours vos informations de contact. « Même s'ils connaissent votre numéro de téléphone, il devrait toujours figurer dans votre signature automatique.

Le courriel n'est pas la réponse pour tout

Il peut être pratique, mais n'est pas toujours le mode de communication le plus approprié. « Soyez très, très vigilant, précise Linda Allan. Si le message est sensible ou confidentiel, alors n'utilisez pas le courriel pour cela.»

Le courriel ne remplace pas une conversation réelle, « sachez donc quand décrocher votre téléphone», conclut Sandra Bekhor.