Ce que votre entreprise doit faire pour se conformer à la Loi sur l'équité salariale

Publié le 09/01/2010 à 00:00

Ce que votre entreprise doit faire pour se conformer à la Loi sur l'équité salariale

Publié le 09/01/2010 à 00:00

Les modifications apportées à la Loi sur l'équité salariale par le gouvernement du Québec en mai dernier ont des répercussions pour la majorité des entreprises de la province.

L'objectif de la loi est de corriger les écarts de salaires qui existent entre les personnes qui ont des postes occupés en majorité par des femmes, et ceux qui sont occupés surtout par des hommes. Les postes évalués doivent être de valeur équivalente et se trouver au sein d'une même entreprise.

La loi a été amendée pour régler plusieurs problèmes, dont celui des entreprises récalcitrantes. En effet, près de la moitié des entreprises assujetties à la loi ne s'y étaient pas encore conformées, même si la date butoir pour le faire était le 21 novembre 2001.

De plus, peu d'entreprises s'étaient assurées de maintenir leur programme d'équité, même si la loi l'exigeait.

La loi comportait également une importante faille : l'entreprise n'était jamais assujettie à la loi si elle employait en moyenne moins de 10 salariés durant sa période de référence, soit du 21 novembre 1996 au 21 novembre 1997, ou si elle avait été créée après le 21 novembre 1996, pendant les 12 mois suivant la date à laquelle le premier salarié est entré au service de l'employeur.

Que faire si vous n'avez pas élaboré de programme d'équité salariale ?

Si c'est votre cas, vous avez jusqu'au 31 décembre 2010 pour mettre sur pied un programme d'équité salariale.

Vous devez utiliser les données du 1er février 2009 (catégories d'emplois, nombre de salariés par catégorie d'emplois, taux de salaire, etc.). Le cas échéant, les ajustements salariaux à verser aux titulaires d'emplois majoritairement occupés par des femmes sont rétroactifs à la date d'assujettissement (généralement le 21 novembre 2001) et ne peuvent être échelonnés.

La loi prévoit cependant des exceptions pour certaines entreprises qui ont déjà réalisé un programme pour la majorité de leurs salariés ou qui avaient entrepris une démarche en février 2009.

Ces entreprises doivent utiliser les données du 21 novembre 2001, et leurs ajustements, quoique rétroactifs à cette même date, peuvent être étalés en cinq versements annuels et égaux. La première évaluation du maintien de l'équité salariale doit ensuite être terminée le 31 décembre 2011, avec rétroactivité au 31 décembre 2010.

Que faire si votre entreprise a élaboré son programme d'équité salariale ?

Vous êtes alors en situation de maintien. De nouvelles dispositions ont été adoptées. Ainsi, l'évaluation formelle du maintien doit être faite tous les cinq ans, la première échéance étant au 31 décembre 2010. De plus, le maintien peut être réalisé par l'employeur seul, par un comité de maintien ou de concert avec l'association accréditée. Si le maintien est réalisé par un comité ou par l'association accréditée, les salariés ne peuvent porter plainte à la Commission de l'équité salariale. Les résultats du maintien doivent être affichés dans des endroits bien en vue dans l'entreprise (tableaux d'affichage, intranet, etc.). Enfin, l'employeur devra remplir une déclaration et l'envoyer à la Commission de l'équité salariale.

L'exercice de maintien comportera des exigences qui varient beaucoup d'une entreprise à l'autre, en fonction des pratiques de gestion de la rémunération depuis la réalisation du programme d'équité salariale. L'exercice de maintien est une formalité administrative pour les entreprises qui ont une structure de rémunération à jour, établie à partir d'un système d'évaluation des emplois.

Pour ce qui est de la réalisation du maintien en comité, cette décision devrait être prise en fonction des façons de faire, du climat organisationnel et des enseignements tirés de l'exercice initial.

Votre entreprise n'est pas assujettie à la loi ?

Toute entreprise qui n'est pas encore assujettie à la loi doit calculer la moyenne annuelle de salariés qu'elle emploie, rétroactivement à l'année 2008.

Elle devient assujettie le 1er janvier qui suit l'atteinte d'une moyenne de 10 salariés et plus, au cours d'une année civile. L'entreprise a alors un délai de quatre ans pour réaliser un programme d'équité salariale. Il y a une exception : les entreprises qui employaient 10 salariés et plus en 2008 ont jusqu'au 1er janvier 2014 pour réaliser leur programme.

Elles deviennent ensuite assujetties aux mêmes obligations de maintien que les autres entreprises.

Par où commencer ?

Si votre entreprise a connu de nombreux changements depuis 2001 et que les outils qui ont servi à élaborer votre programme d'équité salariale n'ont pas été maintenus, commencez par retrouver votre programme d'origine.

Faites ensuite l'inventaire des changements qui ont pu avoir un impact sur le maintien de l'équité : acquisitions, cessation d'activités, réorganisations, renouvellement de conventions... Puis, faites un diagnostic afin de cerner les risques et les enjeux, et planifiez votre exercice.

Les amendements à la Loi sur l'équité salariale représentent des améliorations intéressantes pour les entreprises qui veulent réaliser leur programme et le maintenir. Pour les autres, cela devient plus risqué et les conséquences sont importantes. Comme il y a maintenant une obligation de déclaration officielle à la Commission de l'équité salariale, cette dernière saura exactement quelles entreprises se sont conformées à la loi et celles qui ne s'y sont pas conformées. Ainsi, il sera très facile pour elle de réaliser un audit et d'exiger que le programme d'équité salariale soit réalisé rétroactivement à la date d'assujettissement.

Autrement dit, certains employeurs auront à faire face à d'importants ajustements salariaux rétroactifs à novembre 2001.

Marc Chartrand, CRHA, est associé chez PCI - Perrault Conseil.

redaction@lesaffaires.com

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