" L'avocat technologique est celui qui refuse de gérer du papier et préfère faire du droit ", affirme Dominique Jaar. Avocat au service du contentieux de Bell, où il oeuvrait en litige commercial, M. Jaar s'est peu à peu intéressé à la gestion de l'information. En juillet 2008, il quitte le géant et démarre son entreprise, Conseils Ledjit, qui aide ses clients à implanter les nouvelles technologies et des systèmes de gestion documentaire.
Émule de la pratique sans papier, M. Jaar préfère maintenant les documents électroniques. Les confrères qui lui emboîtent le pas sont encore rares, même si on commence à sentir un mouvement dans ce sens. " Les avocats sont très conservateurs dans ce domaine. Dans certains cabinets, une politique interne oblige même à imprimer chaque courriel en plus d'en conserver une version électronique. Or, plus il y a de manipulation de documents, plus ça prend du temps, et plus les honoraires augmentent ", explique-t-il.
À ces coûts s'ajoutent les milliers, voire les centaines de milliers de dollars nécessaires à l'entreposage des documents que les cabinets doivent conserver pour respecter leurs obligations légales. " En comparaison, imaginez la quantité incroyable d'information que peut contenir un disque dur qui ne coûte que quelques centaines de dollars à peine, et prend aussi très peu de place ", dit-il.
Pour en finir avec le papier
Pour éliminer le support papier le plus possible, Dominic Jaar conseille de commencer par réduire le flux de papier à l'entrée. Ainsi, toute la correspondance pourrait être numérisée par l'adjointe juridique, puis transmise à l'avocat par voie électronique. On peut aussi avoir recours à un logiciel qui permet de recevoir et d'envoyer des télécopies par courriel. Les logiciels de gestion de documents, munis de moteurs de recherche très puissants, sont aussi des incontournables. Grâce à eux, on peut fouiller dans une grande quantité de données et les classer selon ses besoins.
Par ailleurs, tout le processus devant les tribunaux peut s'en trouver simplifié. " Pourquoi arriver avec des boîtes remplies de documents, alors qu'on peut tout simplement se servir d'un ordinateur portable. Il suffit de donner une clé USB renfermant la documentation nécessaire à la partie adverse et une autre au juge ", explique M. Jaar.
De cette façon, durant un procès, l'avocat peut avoir accès à tous les éléments dans sa base de données, même les notes sténographiques, et effectuer des recherches rapidement. " On peut trouver ce qu'on cherche en quelques secondes, au lieu de fouiller dans une masse de papiers. Cela donne aussi une certaine crédibilité aux yeux du juge ", souligne le jeune homme.
Si l'on se munit en plus d'un projecteur, on peut également présenter certains documents sur un écran, ce qui permet à toutes les parties de les voir en même temps, sans que chacun soit contraint de parcourir des piles de documents. Par exemple, la présentation Power Point qui soutient une plaidoirie ainsi que toutes les autres pièces pertinentes au dossier pourront ensuite être mises sur un CD qui sera remis au juge. Cela lui facilitera la tâche et lui évitera de réécouter les cassettes de l'audience.
Au bout du compte, cela représente de précieuses économies de temps. " À l'époque où je pratiquais le droit à plein temps, lorsque j'utilisais le papier, je gérais de 40 à 45 dossiers. Quand je suis passé au numérique, j'ai pu en prendre 100 ! " assure M. Jaar.
