Conclure une vente a toujours été plus séduisant que de devoir comprimer un budget. Mais à quoi bon multiplier les revenus quand l'argent file par ailleurs ? Des experts partagent les méthodes qui ont fait leurs preuves dans des entreprises de toutes tailles.

Au fil du temps, toute organisation se complexifie. Inévitablement, ses processus se multiplient, ses décisions se superposent, ses activités se répètent... et ses coûts augmentent. C'est le moment de prendre du recul et de cerner objectivement les débordements.

« Quand on analyse les dépenses par catégorie, on réalise souvent que les entreprises achètent de façon non structurée. Par exemple, elles multiplient les petites commandes auprès d'une variété de fournisseurs. Il faut alors formaliser la planification des achats et gérer la demande pour acheter ensuite de la façon la plus économique possible », dit Sébastien Doyon, associé aux services-conseils en gestion et technologie de PwC.

Cependant, réduire les coûts ne veut pas dire déclencher une révolution. Mieux vaut se concentrer sur quelques actions-clés que de chercher à tout régler d'un coup.

« L'erreur commune est de vouloir en faire trop, en déployant beaucoup d'efforts et en faisant participer trop de gens. Chaque employé présente son petit problème, mais en fin de compte, on ne remet pas en question les enjeux fondamentaux », poursuit M. Doyon.

Plusieurs outils de balisage (benchmarking) permettent aujourd'hui aux dirigeants d'analyser leurs données pour cibler les « gros morceaux » qui présentent le meilleur potentiel. Chaque cas est différent, mais certaines solutions reviennent régulièrement chez les entreprises d'ici. Voici cinq des solutions les plus communes.

1 - Dépenses discrétionnaires : cueillir les fruits les plus bas

« Il est relativement aisé de trouver quelles dépenses superflues n'apportent pas la valeur escomptée. La clé est de mesurer les résultats obtenus pour s’en rendre compte », dit Jocelyn Plamondon, Directeur, Efficacité financière et opérationnelle chez PwC.

L'expert cite en exemple une chaîne d'hôtels qui faisait des excès dans son approvisionnement en bouteilles d'eau. « Certains établissements offraient aux clients un certain produit avec un logo, d'autres voulaient une saveur ou un design particulier. Chacun devait négocier avec un fournisseur différent. Ce sont de petites choses qui finissent par coûter cher étant donné le volume. L'entreprise devait uniformiser le choix des bouteilles pour les acheter à moindre coût », raconte M. Plamondon.

2 - Processus : réduire, simplifier et informatiser

Les processus et les contrôles sont essentiels à la bonne marche d'une entreprise... jusqu'à ce qu'ils la freinent. Tous les acteurs n'ont pas forcément besoin de participer à chaque action. Et quand ils le font, mieux vaut les faire intervenir de façon efficace en réduisant les pertes de temps ou les activités manuelles.

« Que ce soit sur le plan opérationnel ou sur le plan administratif, l’informatisation élimine les lourdeurs, en facilitant notamment les tâches traditionnelles à basse valeur ajoutée, dit Sébastien Doyon. Cela requiert des investissements et l'aide de spécialistes, mais une fois que les gens adoptent leurs nouveaux outils, les résultats se font vite sentir. »

3 - Collaboration : partager et rentabiliser les actifs

Depuis deux ans, Marriott loue ses espaces inutilisés à des entreprises ou à des travailleurs autonomes, à l'heure ou à la journée. La chaîne hôtelière a ainsi transformé une dépense en un flux de revenus. Il lui a suffi de faire appel à liquidspace.com, un service en ligne de location d'espaces de travail à court terme.

« La collaboration entre les entreprises est une tendance forte, car elle leur permet de rentabiliser leurs espaces, leurs infrastructures, mais aussi leurs actifs intangibles comme la capacité de travail. Le partenariat et les alliances sont de nouvelles façons de réduire les investissements et de faire des gains de productivité sur les actifs », explique Jocelyn Plamondon.

4 - Relocalisation : pour le loyer, et pour le reste

En raison de la généralisation du télétravail et de l'infonuagique, il est de moins en moins essentiel d'occuper de vastes locaux. En relocalisant ou en repensant les espaces de travail, on peut faire plus que de réduire le loyer et les déplacements des employés. On doit repenser aussi en profondeur le fonctionnement de son établissement.

« Le déménagement est le moment idéal pour réviser certains coûts que l'on considérait auparavant comme fixes. Des économies substantielles peuvent être réalisées grâce aux concepts de bureaux partagés et grâce à la réduction des espaces de rangement par les environnements de travail sans papier, à l'automatisation des éclairages et à la récupération de chaleur », dit Jocelyn Plamondon.

5 - Énergie : explorer les alternatives

« Dans le secteur manufacturier, on s'est longtemps concentrés sur les pertes de productivité ou le coefficient d'utilisation des matières premières. On a fait beaucoup de progrès dans ces domaines, et désormais la priorité est de réduire les coûts énergétiques », dit Sébastien Doyon.

C'est pourquoi les entreprises québécoises se tournent de plus en plus vers le gaz naturel, qui est plus abordable que jamais par rapport à l'électricité ou au mazout.

« Dans les années 2000, le prix du gaz était élevé et suivait les fluctuations du pétrole. Mais le marché est maintenant très bien approvisionné, grâce à une augmentation massive de la production en Amérique du Nord. C'est ainsi que durant l'hiver dernier, qui était le plus froid en deux décennies, les prix du gaz ont peu augmenté », explique Johanne Paquin, économiste principale à GazMétro.

« La conversion au gaz naturel nécessite un investissement, mais la tarification du gaz naturel est assez attrayante et prévisible pour amortir la dépense à moyen terme. Elle est aussi structurée de façon avantageuse pour les clients qui ont de grands besoins énergétiques. En outre, certaines subventions aident à raccourcir la période d'amortissement », ajoute Mme Paquin.

Les entreprises peuvent également opter pour des modèles hybrides, propose Sébastien Doyon.

« Il faut choisir la bonne énergie pour le bon usage, dit-il. Il ne s'agit pas forcément de mettre tous ses œufs dans le même panier. On peut diversifier les sources pour les utiliser comme leviers en cas de fluctuations des prix de l'énergie. »