[Photo : Gilles Delisle]
Le bureau du futur est... de ne pas en avoir! À Montréal, la pharmaceutique Pfizer a testé le concept. Voici les avantages... mais aussi les inconvénients d'un tel projet pour votre entreprise.
Le bureau du futur, c’est quoi?
Les employés n’ont pas de bureaux qui leur sont attitrés. Ils ont un chariot mobile où ils déposent leurs effets personnels ainsi que leur ordinateur et clavier portables. Ils travaillent où ils veulent dans une aire ouverte qui prévoit plusieurs aménagement et quelques aires fermées (pour les réunions, le travail exigeant une forte concentration et des cabines téléphoniques pour les appels privés). Le système téléphonique est en Voix sur Protocole Internet, ce qui permet aux employés de recevoir leurs appels où qu’ils soient.
Pourquoi c’est mieux?
Pour l’employeur: Cet aménagement mobile vous donnera plus de flexibilité dans la gestion de vos immobilisations. Le déménagement d’une équipe est une affaire de rien lorsqu’elle est mobile. C’est donc utile dans les industries où il peut y avoir beaucoup de changement de main-d’oeuvre, attribuables à des fusions et & acquisitions; des rationalisations d’effectif; ou des expansions.
Pour l’employé: Cette formule plaît aussi aux jeunes: ils sont habitués à travailler en équipe et la mobilité fait partie de leur ADN! Ils aiment voir leur collègues de visu et en plus, ils ne croient pas à la hiérarchie. L’absence de bureaux fermés pour les patrons leur paraît tout-à-fait naturelle.
Cet aménagement réduit la nécessité des réunions et des courriels. On voit où les gens sont et on les contacte en personne.
Les inconvénients
Les divisions où le nombre de documents papier ne peut pas être réduit à zéro ne sont pas de bons candidats. Car il faut alors constamment se déplacer avec des documents. Jusqu’à ce que toute l’entreprise soit transformée en environnement sans papier, il vaut mieux amorcer un projet avec une autre division dont la caractéristique principale est de fonctionner en équipe avec moins de paperasse.
La résistance
La haute direction manifeste beaucoup de résistance à ce concept: le bureau est encore un fort symbole de statut dans l’entreprise. La façon dont Bruno Allary, premier chef, milieu de travail chez Pfizer, s’y est pris pour convaincre la haute direction est la suivante: “ je leur ai donné une feuille sur laquelle j’ai dessiné l’espace dont ils disposaient avec leur équipe et leur ai demandé de dessiner leur bureau, celui de tous leurs employés et les espaces d’interaction nécessaires à leur travail. Après plusieurs esquisses, ils en sont venus à l’évidence”, dit-il.
Comment fonctionne la démarche:
Selon Anik Shooner de la firme Menkès Shooner Dagenais Létourneux Architectes qui a piloté le projet chez Pfizer, il faut d’abord préparer une consultation avec les dirigeants et les employés pour déterminer leurs besoins et habitudes réelles. La démarche peut prendre six mois avant d’arriver à un premier plan. Il est important d’impliquer la firme (architectes ou designers) dès le début dans les communications avec les employés. Chez Pfizer, les employés ont été consultés sous forme de sondage et de rencontres. Un site web permanent a été créé à cet effet. Ils ont aussi participé au choix des matériaux et des couleurs.
Sept choses à prendre en consideration
-Prévoir des cabines téléphoniques pour les conversations privées des gens.
-Hygiène: l’hygiène devient un enjeu car plusieurs employés vont utiliser les mêmes meubles et appareils. Ainsi chez Pfizer, on a décidé de donner à chaque employé son propre clavier mobile plutôt que d’installer un clavier fixe à chaque poste de travail. Le soir, les gens de l’entretien ménager doivent désinfecter les appareils téléphoniques car ils sont utilisés par des personnes différentes. Des désinfectants sont installés à plusieurs endroit dans l’aire de travail pour ceux qui voudraient désinfecter les appareils à chaque utilisation ou se nettoyer les mains.
-Ergonomie: les chaises sont toutes ajustables. Chez Pfizer, une équipe d’ergonomes a donné des consultations aux employés.
-Règles d’étiquette: Pfizer a aussi conçu un document expliquant aux employés quelques règles d’étiquette dans un espace ouvert, dont: 1. La porte invisible: même si votre collègue n’a pas de porte, il est important de ne pas entrer dans sa bulle sans s’annoncer. 2.Il est interdit de manger devant un poste de travail. 3. A la fin de la journée tous les objets personnels doivent être rangés dans les classeurs et rien ne doit être laissé sur place.
-Le facteur féminin: En terme de rangement, les besoins des femmes sont habituellement plus élevés que ceux des hommes. Si votre main-d’oeuvre est majoritairement féminine, il faut y penser. Chez Pfizer, en plus du classeur portable, on a bâti un comptoir avec des tiroirs au nom de chaque employé, à la suite de plaintes de manque d’espace.
-Placards: il y a de fortes chances que les placards doivent être agrandis. Il faut prévoir un espace pour bottes et manteaux d’hiver, sacs de sports et parapluie pour chaque employé. Il faut aussi bâtir des espaces de rangement qui ne sont pas trop hauts pour que les employés de petite taille puissent y avoir accès.
-La touche personnelle: comme les employés perdent la possibilité de personnaliser leur espace de travail, il est bon de créer des initiatives de compensation. Chez Pfizer, les employés ont peint une grande murale qu’ils ont accrochée dans l’aire ouverte. On a aussi lancé un concours pour nommer des espaces.
