Si on ne s’entend pas toujours sur la définition exacte de la productivité, une chose est sûre : toutes les entreprises souhaitent faire mieux avec moins.

Prenons l’industrie de l’assurance automobile. Régler une réclamation le plus vite possible est un enjeu critique. Et c’est pour accélérer ce processus que la firme Audatex Canada a mis au point une solution qui facilite notamment les échanges entre l’assureur et les différentes parties prenantes d’un dossier de réclamation (concessionnaires automobiles, carrossiers, clients).

Résultat : « un dossier qui prendrait des semaines à régler se boucle maintenant en quelques jours », dit Gabor Toth, CPA et vice-président aux opérations chez Audatex. « Cette efficacité accrue permet au conseiller en indemnisation de traiter plus de dossiers, ajoute-t-il, et, puisque la compagnie d’assurance paie souvent le service de location de voiture au client en attendant que celui-ci ait un nouveau véhicule, régler la réclamation plus vite permet d’épargner aussi sur ces frais. »

Les TI au service de la productivité

Selon une étude du cabinet Deloitte Canada parue en 2013, les entreprises canadiennes investissent beaucoup moins en recherche et développement que les sociétés américaines, ce qui expliquerait en partie pourquoi nos entreprises sont moins productives de 20 % environ.

Pourtant, lorsqu’on interroge des cadres et des dirigeants, la plupart s’accordent pour dire que l’innovation ou les nouvelles technologies contribuent à améliorer les performances de l’entreprise.

D’autant plus que le risque lié à l’investissement dans une nouvelle technologie est généralement faible. « Par nature, la technologie retire une partie du risque lié à l’être humain, dit Atin Gupta, CPA, associé au cabinet MNP. Tous les cas sont différents, mais le rendement de l’investissement est souvent rapide lorsqu’on implante un système qui permet à l’entreprise d’automatiser une partie de ses processus. »

De plus, un système technologique est « la plupart du temps évolutif », poursuit M. Gupta. On n’a qu’à penser à une solution de commerce électronique : que l’entreprise génère des revenus de 1 million ou de 10 millions de dollars, il suffit d’augmenter la puissance du système.

Cela dit, implanter dans son entreprise une technologie qui offre un rendement de l’investissement aussi lucratif que ce que promet Audatex à l’industrie de l’assurance automobile ne s’improvise pas.

En 2015, comment négocier le virage technologique afin d’accroître la productivité de l’entreprise ? Voici quelques bonnes pratiques.

L’ère de la collaboration

« Dans les années 1990 et 2000, on parlait de Microsoft Office comme d’une suite de logiciels de productivité. Aujourd’hui, c’est la collaboration qui est devenue le moteur de la productivité dans les entreprises », dit d’emblée Patrice Létourneau, président de Conseils ATELYA, firme qui accompagne les organisations dans l’adoption de technologies sociales.

C’est ainsi qu’on voit renaître le bon vieux concept de la boîte à idées, adapté à la sauce 2.0. De plus en plus d’entreprises, Desjardins notamment, mettent en effet en place des plateformes collaboratives où les employés sont invités à partager leurs idées ou à voter pour les meilleures.

« Dans le passé, les gestionnaires étaient les seuls responsables de trouver des moyens pour atteindre les objectifs de productivité, poursuit Patrice Létourneau. On se rend compte maintenant que cette pratique n’est pas la meilleure. Les idées innovantes ne viennent donc plus seulement des gestionnaires, mais des employés qui sont souvent les mieux placés pour trouver des solutions originales. »

La ludification pour favoriser l’appropriation

Le choix d’une technologie pour améliorer la productivité est une chose, faire en sorte qu’elle soit comprise et adoptée par ceux qui doivent l’utiliser en est une autre.

Pensons à ces entreprises qui ont investi dans des intranets complexes et coûteux... que les employés n’utilisent en fin de compte que pour consulter le menu de la cafétéria.

L’appropriation de la solution technologique est souvent le maillon faible quand il est question de gestion de l’innovation. « Souvent, dit Patrice Létourneau, on fait l’erreur d’expliquer à l’équipe le QUOI et le COMMENT d’une technologie, mais pas suffisamment le POURQUOI. Quand les employés comprennent pourquoi on le fait, c’est déjà un pas dans la bonne direction. »

Par ailleurs, afin de susciter l’intérêt des utilisateurs pour une nouvelle technologie, la tendance est à la ludification (gamification). Les utilisateurs peuvent ainsi être invités à découvrir les fonctions d’un nouveau système de gestion en ligne grâce à un « jeu » au cours duquel ils pourront accumuler des points, participer à un concours, etc.

Mesurer les résultats

Si l’entreprise a l’ambition d’implanter une nouvelle technologie pour améliorer sa productivité, la moindre des choses serait de savoir la mesurer, cette fameuse productivité !

Or, bon nombre d’organisations, en particulier les petites et moyennes entreprises (PME), ne savent pas exactement quoi mesurer. Certaines se contentent de calculer la productivité du travail à la façon de Statistique Canada, soit le rapport entre les ventes nettes et le nombre d’heures travaillées. D’autres y vont de calculs complexes qui fournissent des ratios plus ou moins nébuleux.

Cependant, si l’on revient à la base, la productivité est simplement le rapport entre la valeur du bien ou du service produit et ce que l’entreprise a dû dépenser pour produire ce bien ou ce service.

De plus, la tendance en matière de surveillance des indicateurs de productivité est d’utiliser des tableaux de bord (dashboards) qui tiennent compte des facteurs entrant en jeu dans la production du bien ou du service (le coût de la main-d’œuvre, de la sous-traitance, des matériaux, de la technologie, etc.).

Les gestionnaires ont ainsi une vision d’ensemble, et peuvent déterminer les gains de productivité réalisés, par exemple depuis l’implantation d’une nouvelle technologie.

Parce qu’en fin de compte, l’objectif de toute innovation, c’est d’en avoir pour son argent.

« Chez Audatex, conclut Gabor Toth, chaque fois qu’on implante une solution chez un client, on s’engage à mesurer et à surveiller le rendement de l’investissement. Et nous sommes fiers de dire aujourd’hui à nos clients que pour chaque dollar investi dans notre technologie, la compagnie d’assurance automobile en récupère au moins quatre... »

Voilà le genre de statistiques qu’on aime...