Sept conseils pour éviter les gaffes par courriel

1. Pratiquez l'autocensure



N'écrivez rien par courriel que vous ne voudriez pas voir publié dans un journal. Par exemple, abstenez-vous de critiquer ou de vous moquer d'un collègue ou d'un client, de mentionner des projets confidentiels, de faire des blagues sexistes ou racistes ou des propositions osées à une autre personne que votre conjoint, etc.



2. Relisez-vous deux fois plutôt qu'une



Relisez toujours vos courriels avant de les envoyer. Le message est-il clair ? Le ton est-il juste ? Si vous n'êtes pas certain qu'il exprime bien votre pensée ou si vous jugez nécessaire de recourir aux binettes (smileys, emoticons) pour mieux vous faire comprendre, décrochez plutôt le téléphone.



3. Écrivez au calme



Ne rédigez jamais un courriel sous le coup de la colère ou d'une vive émotion. N'oubliez pas que les écrits restent... et pourraient vous attirer des ennuis.



4. Préférez les échanges de vive voix



Le téléphone ou une rencontre en personne sont tout indiqués pour les échanges délicats, comme une réprimande ou une critique.



5. Vérifiez que le destinataire est le bon



Appuyer par erreur sur la touche "Répondre à tous" peut créer des problèmes.



6. Utilisez plusieurs adresses électroniques



Une à des fins strictement professionnelles, une autre pour les échanges personnels et une dernière pour publier des commentaires sur des sites Internet.



7. Protégez vos destinataires



Pour expédier un message à plusieurs personnes à la fois, placez les adresses dans le champ "Cci" (copie conforme invisible).



Cette option sert à masquer les adresses électroniques des destinataires et donc, à éviter de les révéler à tout le groupe.