Un médecin donne un excellent bulletin de santé aux dossiers médicaux électroniques

Enjeu

Médecin dans une petite clinique communautaire de la région de North York  à Toronto,  Michelle Greiver avait eu l'occasion  de voir comment les Européens utilisent les nouvelles technologies pour améliorer  la prestation de soins aux patients.  Elle constatait que les dossiers sur support papier n'étaient pas efficaces, qu'ils étaient encombrants et ne lui permettaient pas  de gérer proactivement sa clinique.  Pour elle, la solution  passait par  l'utilisation de la technologie.

« Il y avait longtemps que je voulais passer aux dossiers électroniques », explique le Dre Greiver.  « Je déteste la paperasse. Ce n'est pas efficace et c'est horrible pour faire le suivi de ma pratique ou d'un grand nombre de patients. Comment puis-je surveiller l'état de santé de mes patients diabétiques si tous leurs dossiers résident dans des classeurs séparés ? Le secret d'une meilleure gestion des patients passait forcément par l'électronisation de leurs dossiers  pour faciliter le  suivi, l'échange d'information et gérer la prestation des soins.  Ce sont des actes qu'on ne peut pas effectuer correctement avec les dossiers sur support papier ».

Il restait un défi à relever : les coûts. Mettre en place un nouveau système dans une clinique médicale de deux personnes représentait un coût prohibitif alors que seul l'un des deux médecins était intéressé par la nouvelle technologie.

La réforme des soins de santé primaires en Ontario s'est avérée être un cadeau du ciel pour la Dre Greiver. Elle rêvait d'un système électronique d'archivage et de gestion des données.  Par contre, cela a demandé beaucoup d'audace.  Le gouvernement a encouragé les médecins à travailler ensemble en faisant partie d'un réseau de santé familiale (FHN) pour améliorer les soins aux patients. Il a donc mis en place un modèle de financement pour  subventionner l'adoption des dossiers médicaux électroniques (DME).

 « Je pressentais que le secret d'une meilleure prestation de soins aux patients serait forcément lié à l'électronisation de leurs dossiers.  Nous pourrions alors effectuer des suivis plus facilement, partager de l'information et mieux gérer la prestation des soins. Ce sont des actes qu'on ne peut pas effectuer correctement avec les  dossiers sur support papier », explique docteure Greiver.

Docteure Greiver, les employés de sa clinique ainsi que son FHN de neuf médecins ont donc commencé à analyser les options et à élaborer un plan de  mise en oeuvre. Ce plan exigeait non seulement de nouveaux logiciels et  l'accès aux dossiers patient à partir d'un PC, mais aussi la création d'un environnement de serveur en réseau avec les capacités de protection et de sauvegarde des données nécessaires pour préserver la confidentialité des dossiers des patients.

Solution

La subvention du gouvernement pouvait servir à faire l'acquisition de 18 choix approuvés de logiciels de DME.  Le réseau de santé familiale de la Dre Greiver s'aventurait en territoire inexploré puisque jusque-là, peu de gens utilisaient les programmes approuvés dans ce nouveau domaine. Le groupe a finalement porté son choix sur le logiciel mynightingale *  un progiciel à haute sécurité, basé sur le Web, spécialement conçu pour les pratiques médicales et la gestion de cabinets médicaux.

« Peu de personnes utilisaient des logiciels, peu importe le type, au moment où nous faisions notre choix. Nous avons donc sélectionné celui semblait combler tous nos besoins », se remémore la Dre Greiver. « Avec Nightingale  *, les médecins et leurs assistants  peuvent accéder à des solutions basées sur navigateur, en temps réel,  pour les cabinets de médecine. Plus important encore,  Nightingale fournit beaucoup de soutien technique durant sa mise en place.  En examinant les environnements de serveur capables d'héberger la solution, les médecins ont approché le North York General Hospital.  Disposant d'une infrastructure existante de réseau et de gestionnaires chevronnés,  l'hôpital a accepté d'héberger les serveurs de DME et de fournir un soutien supplémentaire pour la mise en place, la sécurité, les sauvegardes et certains dépannages.

« C'était là une fantastique opportunité de nous rapprocher de nos médecins »,  explique Gerry Dimnik, directeur des technologies de l'information au North York General Hospital.  Il a oeuvré avec les médecins et l'équipe  de Nightingale* pour créer un environnement qui fonctionnerait efficacement.  « Nous avons voulu faire preuve de leadership dans ce domaine en supportant les médecins. Nous connaissons toute l'importance des soins primaires dans notre système de santé. Grâce à cette initiative, nous  faisons un grand pas en avant pour améliorer le continuum des soins. Nous rendons l'information de l'hôpital accessible aux médecins tout en protégeant l'information lorsqu'ils en ont besoin ».

Quant au serveur Windows de Microsoft*, Dimnik privilégie toujours  Intel®. « Dans le milieu de la santé, il est capital que tout fonctionne comme sur des roulettes. Nous savons que les vendeurs et les fournisseurs travaillent main dans la main  avec Intel.  Pour nous, cela signifie que le système fonctionne en tout temps. »

En hébergeant le serveur à l'hôpital,  Dre Greiver  n'a pas à gérer de la technologie en plus de son travail clinique. Elle sait qu'elle dispose de la sécurité appropriée et que l'on effectue des copies de sauvegarde de ses données vitales.   

L'attention du groupe s'est ensuite tournée vers l'ordinateur de bureau. Après avoir examiné toutes les alternatives, Dre Greiver a choisi la tablette PC de Lenovo, dotée de  la technologie de processeur Centrino® d'Intel®.  Non seulement  était-il plus facile de prendre des notes sur la tablette, mais grâce à son écran mobile, elle pourrait montrer à ses patients leurs résultats de tests et travailler avec eux pour établir des plans de traitement.  En outre, la tablette était assez légère pour qu'elle puisse l'apporter dans ses rondes sans effort.
Un des avantages additionnels pour la Dre Greiver était la sécurité.  Puisque l'ordinateur n'était jamais laissé  sans surveillance dans une salle de consultation, il n'était pas nécessaire d'avoir autant de sécurité que celle qu'exigeaient les ordinateurs de bureau localisés dans les salles de soins et laissés sans surveillance.

Avantages clés

Docteure Greiver a vendu ses classeurs et déchiqueté les dossiers sur support papier qui encombraient jadis ses bureaux.  Cela a été un des clous de la mise en place du système Nightingale*, bien que les avantages tirés aillent bien au-delà de l'espace libéré dans sa clinique.  Elle constate avec plaisir que son cabinet est beaucoup plus efficace.  Elle est désormais plus proactive en gérant la santé de ses patients. De plus, son personnel est passé d'un travail purement administratif, tel que trier et classer les dossiers, à un rôle d'assistant clinique.

« Mes employés sont devenus des assistants cliniques : ils téléphonent aux patients pour leur suivi, ils vérifient la tension  artérielle et le poids des patients.  Ils sont plus impliqués dans l'équipe et effectuent un travail qui m'est beaucoup plus utile », dit-elle.

Fini la paperasse !

Avec toutes les informations des patients intégrées dans Nightingale  *, le personnel de la Dre Greiver n'a plus besoin de chercher des dossiers, de classer les résultats de test ou de reclasser les dossiers dans des classeurs surchargés après chaque rendez-vous.

La quantité de papier dans une clinique de médecine familiale est phénoménale.  Dre Greiver limite même la paperasserie laissée à la clinique par les représentants pharmaceutiques Si un document a de la valeur, elle le numérise, puis le déchiquette.

«  Je suis constamment étonnée de la satisfaction que j'éprouve encore à me débarrasser de papier. Ma salle de consultation est bien rangée, mes salles d'examen sont beaucoup plus ordonnées et j'utilise moins d'espace, » explique-t-elle.  L'information est accessible beaucoup vite électroniquement qu'avec l'ancien système sur support papier et en plus, le nouveau système ne génère pas de papier. « Bref, je me sens plus « écolo », ajoute-t-elle en souriant.

« Mon personnel observait justement à quel point nous sommes devenus plus efficaces. Un jour, un médecin spécialiste a téléphoné car il avait besoin de copies de diagnostic d'imagerie médicale pour un de mes patients. Cela a pris à mon assistant 30 secondes pour charger le dossier, trouver les rapports et les envoyer, tout cela sans se lever de son bureau », explique Dre Greiver.

Des rapports qui simplifient l'administration et les urgences

Les systèmes sur support papier limitaient la capacité de la Dre Greiver à bien gérer son cabinet.
En traitant des fichiers, elle ne pourrait pas facilement extraire de chiffres et de statistiques ou encore  capturer des données pour sa clinique.

Aujourd'hui, elle se sert simplement de sa tablette PC Lenovo avec la technologie de processeur Centrino® d'Intel® . Ainsi, elle peut voir immédiatement des listes de patients qui ont besoin de vaccins contre la grippe et peut ensuite leur envoyer des lettres de rappel. Ou encore comparer  les résultats cliniques de patients souffrant de maladies bien précises.

« La capacité de consulter ces données est essentielle à l'amélioration de la qualité. On ne peut pas améliorer ce qu'on ne peut mesurer », dit-elle.

Récemment, les dossiers électroniques ont été bien utiles alors qu'il fallait prévenir des patients suite au rappel d'un médicament. Dre Greiver a rapidement généré un rapport de tous les patients qui prenaient ce médicament et a pu réagir beaucoup plus rapidement qu'elle n'aurait pu le faire avec l'ancien système sur support papier.

Prestations de soins mobiles

Avec un réseau sans fil dans son bureau, Dre Greiver circule de pièce en pièce avec sa tablette PC Lenovo. À l'arrivée d'un patient, le personnel l'alerte grâce au système Nightingale  *. Avant d'entrer dans la salle, elle voit des alertes,  des notes préprogrammées de suivi et clique sur le profil historique du patient, ce qui lui révèle toute l'information disponible à propos de son patient.

Quand elle rencontre un patient, Dre Greiver peut avoir une approche plus interactive au lieu de pencher la tête pour lire des notes manuscrites au dossier. Elle tourne l'écran vers le patient pour partager les résultats de ses tests et discuter avec lui des options de traitement possibles. Docteure Greiver peut aussi rédiger le plan de traitement en même temps et les patients peuvent voir ce qui est écrit.

« Les patients apprécient beaucoup ce système. Cela nous donne une occasion de mieux les renseigner et  d'adopter une approche coopérative en prestations des soins ». dit-elle, en ajoutant qu'elle imprime des copies des résultats et des informations sur des états de santé spécifiques de sa tablette PC alors qu'elle se trouve dans la salle de soins.  Elle donne également à chaque patient une copie de leur profil médical, avec tout autre matériel éducatif approprié. Tout est enregistré de nouveau dans le DME. Ainsi, Dre Greiver sait exactement ce qu'elle a partagé avec le patient.

« Le progiciel améliore la qualité des soins  et réduit les erreurs.  Je peux voir directement à l'écran quels médicaments sont pris, les interactions potentielles et proposer plus d'options pour gérer les états de santé », dit-elle.

Docteure Greiver utilise un examen de santé préventif et structuré avec ses patients. Il lui permet de tout passer en revue et elle utilise la liste de contrôle du DME pour la guider.  Elle observe qu'un article récent dans un journal de recherche rapportait qu'il faudrait sept heures aux médecins pour effectuer ces interventions préventives qu'elle peut couvrir en une demi-heure lors d'un même rendez-vous. Pendant que le patient s'habille, elle envoie des demandes de laboratoire électroniquement à la réception et note tout test sanguin nécessaire. Une fenêtre contextuelle s'ouvre et un message est alors envoyé aux assistants cliniques, notant tout rendez-vous de suivi que le patient doit planifier avant de quitter son cabinet.

« C'est tellement plus efficace, et nous accomplissons davantage durant le même rendez-vous »,  ajoute-t-elle.  

Les soins médicaux à distance deviennent une réalité

En plus des avantages qu'elle retire à son bureau,  Dre Greiver bénéficie aussi du système  à partir de la maison.  Tous les vendredis, elle est à l'extérieur du bureau pour faire de la recherche mais désormais, être absente ne signifie pas être inaccessible. Des tests de tension artérielle peuvent être entrés au dossier électronique par le personnel du cabinet, les résultats de laboratoire sont classés électroniquement et elle est alertée en cas de résultats anormaux.

De plus, elle a récemment pu collaborer au téléphone avec un spécialiste appelant au sujet d'un dossier patient complexe. Elle a simplement chargé le  dossier du patient grâce à son réseau sans fil à la maison, un réseau connecté à un RPV sécure.  Elle a tout de suite eu toutes les données et résultats au bout des doigts pour  collaborer efficacement avec son collègue.

« Puisque les fonctions que j'utilise ne sont plus stockées dans mon ordinateur,  je peux accéder à tout ce dont j'ai besoin pour m'occuper de mes patients, que je sois au cabinet ou pas. »

Elle a récemment eu beaucoup plus de facilité à gérer ses vacances.  Puisque les résultats de laboratoire sont souvent prêts le samedi, le Dre Greiver a passé en revue 12 labos pendant le week-end avant de partir. Elle s'est aussi connectée au réseau de temps en temps à partir d'un point d'accès sans fil  local et en utilisant sa tablette PC avec la technologie de processeur d'Intel Centrino pour un accès rapide à  Internet.

« Cela ne me dérange pas de vérifier de temps en temps et cela  signifie que mon associé  n'a qu'à se préoccuper des problèmes urgents.  Mon programme du lundi au retour des vacances  n'était pas si terrible et la semaine précédant les vacances était beaucoup plus facile à gérer », explique le Dre Greiver.

La technologie intègre les communications

Même si  l'intégration des dossiers médicaux est encore nouvelle en  Ontario, le Dre Greiver note tout de même que les plus grands laboratoires de la province fournissent maintenant des résultats électroniquement au lieu  d'un support sur papier.  Ceci élimine la nécessité de numériser et d'entrer les résultats dans le système et lui permet de consulter les résultats de n'importe où, dès qu'ils sont disponibles, en utilisant  sa tablette PC Lenovo.

Grâce aux projets en cours au North York General Hospital — dont celui d'intégrer les demandes de médecins de famille dans leur système de DME — on entrevoit une plus grande acceptation de la technologie dans la prestation des soins aux patients », prédit  le Dre Greiver.  Dans le meilleur des mondes, elle aimerait voir des ordonnances électroniques être envoyées sécuritairement aux  pharmacies, mais elle est tout de même heureuse de savoir que ses ordonnances actuelles sont lisibles.

« La pharmacie peut réellement lire les ordonnances, et cela améliore la qualité », dit-elle, notant qu'elle voudrait voir une intégration encore plus poussée de façon à être  alertée quand ses ordonnances sont remplies à la pharmacie. Ceci lui permettrait de savoir si les patients prennent les médicaments qu'elle prescrit.

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Facturation et rapports simplifiés

Avant l'ère des dossiers électroniques,  Dre Greiver admet qu'il était difficile de se rappeler de tout ce qu'elle devait facturer et que quelquefois, elle oubliait de facturer certains actes.  Avec les dossiers électroniques, la facturation se fait au moment même de l'évaluation du patient et est beaucoup plus exhaustive. De plus, elle ignorait si oui ou non sa pratique rencontrait les normes fixées pour les soins préventifs tels que les vaccins contre la grippe. Les médecins reçoivent des primes du ministère de la Santé pour des soins préventifs, une somme qui peut d'élever jusqu'à 11 000 $ par année.

« Faire les évaluations avec un système papier était si fastidieux que beaucoup de médecins confiaient ce travail à la sous-traitance», relate le Dre Greiver. Aujourd'hui, elle n'a qu'à accéder aux dossiers grâce à  sa tablette PC dotée de la technologie de processeur d'Intel Centrino. Ainsi, elle génère rapidement une liste de patients bâtie selon des critères particuliers, tels que les patients âgés de 65 ans ou plus qui ont besoin d'un vaccin contre la grippe.  Elle obtient instantanément une liste de patients qu'elle devrait contacter pour une prochaine clinique de vaccination.  

Durant une de ces récentes cliniques de vaccination contre la grippe, les patients arrivaient, glissaient leur carte d'assurance santé de l'Ontario (OHIP) et étaient automatiquement entrés au calendrier des rendez-vous de la clinique.  Ils recevaient leur vaccin et l'assistant clinique appuyait sur une touche pour inscrire le vaccin au dossier du patient, incluant des données préprogrammées relatives au dosage et au numéro de lot.

À la fin de la clinique,  les assistants de la Dre Greiver préprogrammaient le code de facturation, appuyaient sur une touche et la facture était prête en deux minutes. « Il n'y avait pas de dossiers à sortir ou à  reclasser. Ma liste de soins préventifs était automatiquement mise à jour », relate-t-elle, en ajoutant qu'elle peut voir en un éclair si elle a atteint les objectifs fixés pour les primes. Elle peut ainsi décider de stratégies pour améliorer ses résultats de façon plus dynamique.

En intégrant les dossiers des patients au système de facturation, le processus est devenu homogène.

Utilisations futures

Docteure Greiver est fortement encouragée par les grands progrès faits lors de la migration des dossiers patients  au système électronique. Cependant, elle croit que plus de choses peuvent, et devraient, être faites pour améliorer l'accès des patients à leurs dossiers médicaux et l'intégration de tous les paliers  du système médical, des omnipraticiens aux hôpitaux en passant par les pharmacies.

Elle remarque que les gens peuvent consulter leur dossier bancaire sur demande, mais qu'ils ne peuvent pas consulter leur propre dossier médical.  Cela serait extrêmement utile en cas  d'urgence, en supposant que le médecin en service ait la permission de consulter le dossier d'un patient.

« Le Canada et les États-Unis sont très en retard sur la France et la Hollande », explique la Dre Greiver. Elle espère que le gouvernement se fera le champion de cette cause et continuera de subventionner la conversion  de cabinets médicaux à cette technologie.  « C'est très bénéfique pour les patients et cela  améliore les soins de façon spectaculaire. » Elle aimerait aussi qu'on utilise davantage de codes barre pour les tests de laboratoire pour qu'elle puisse les retracer, du temps où le test est expédié de son cabinet jusqu'au moment où les résultats lui parviennent.  « Nous arrivons à retracer un paquet à l'autre bout du Canada mais je n'arrive pas à savoir à quel est le statut de mon test sanguin une fois qu'il part de mon bureau », dit-elle, notant au passage que les codes barres amélioreraient la confidentialité et la sécurité pour les patients.