Best HR recrute Intel

Enjeu

Il existe une pénurie de personnel dans la vallée d'Okanagan (C.-B.) Il est difficile de trouver les employés qualifiés capables de satisfaire aux exigences des entreprises en croissance.  C'était là une parfaite opportunité pour David Webb, déménagé à Kelowna en 2005. Grâce à son expérience en recrutement et en technologie de l'information, David a saisi l'occasion d'aider les entreprises de la région à identifier et à trouver des employés pour combler des postes critiques. Et c'est pour répondre à ce besoin criant qu'il a fondé Best HR Solutions Inc.  

« Nous nous spécialisons dans le recrutement pour les compagnies de l'Okanagan qui ont besoin de personnel spécialisé capable de soutenir leur succès en affaires, » dit Webb. Trouver tout simplement « quelqu'un  » pour accomplir le travail n'est pas suffisant. Ces entreprises recherchent des personnes qui peuvent améliorer leurs résultats et ultimement leur rentabilité.  Le problème fondamental dans cette région, c'est qu'il y a plus de postes à pourvoir que de personnel disponible et que si les employeurs ne trouvent pas les gens dont ils ont besoin, leurs affaires en souffrent. »

Best HR Solutions devait s'assurer qu'elle avait d'abord tous les processus d'affaires, outils et technologies en place pour repérer chaque fois les bons candidats pour les bons postes.  Cela signifiait entre autres qu'elle devait avoir du personnel spécialisé, capable de filtrer les candidatures, ainsi que des gens sur le terrain pour bien comprendre les besoins spécifiques des entreprises.

Comme toute nouvelle entreprise, il lui fallait aussi créer de toutes pièces une infrastructure pour appuyer son offre de services, dès ses débuts autant qu'après un an d'existence. « Nous devions veiller à ce que nos recruteurs puissent appliquer les bonnes connaissances aux bons endroits pour trouver les bonnes personnes.  La technologie est cruciale pour atteindre cet objectif. »  La question était maintenant de savoir comment établir les processus et systèmes dont l'entreprise avait besoin.

Solution

Tirant parti de ses antécédents en TI, recrutement et planification de processus d'affaires, Webb et son équipe ont commencé à concevoir un outil de recrutement et de gestion de processus sur mesure afin d'intégrer tous les aspects de leur entreprise, de la collecte des CV à la gestion des contacts jusqu'au suivi des mandats et la facturation.

Pour supporter cette banque de données croissante, ils ont eu besoin d'une infrastructure de réseau assez robuste pour suffire à l'évolution de l'entreprise.  De même, elle devait fournir un accès à distance sécurisé pour le personnel qui travaille souvent à l'extérieur du bureau.

Pour s'appuyer sur des bases solides, Best HR Solutions utilise des serveurs avec la technologie de processeur à double coeur Xeon® d'Intel®.  Les données de leurs serveurs internes sont sauvegardées et hébergées en colocalisation pour fournir la plus grande redondance possible des données critiques à la mission de l'entreprise.

« Nous étions avantagés car nous avions déjà bâti des systèmes pour d'autres entreprises, nous savions comment intégrer les processus d'affaires lors de l'élaboration de notre réseau, » dit Webb. Il ajoute qu'ils ont recherché la crème de la crème pout tout leur réseau. « Je crois aux meilleurs systèmes et Intel, c'est le meilleur parmi les meilleurs. C'est une économie de temps réelle lorsqu'on est consistant une fois qu'on a choisi une plateforme. Cela rend les mises à jour tellement plus faciles ».

Bâtir une infrastructure réseautique à partir de zéro pour lancer une nouvelle entreprise peut être dispendieux mais Webb affirme que cet investissement est crucial au succès en affaires.

« Il est plus cher d'acheter des fragments de systèmes et de les rassembler», dit-il, notant que la planification du processus qu'ils ont fait au début se rentabilise rapidement au fur que les affaires se développent  et que la solution est facilement échelonnable.  « Ce qui est le plus dispendieux, c'est de perdre un client rapportant plusieurs millions parce que vous n'avez pas voulu investir quelques milliers de dollars. »

Après avoir mis en place une infrastructure d'arrière-plan solide à l'aide serveurs dotés de la technologie de processeur à double coeur Xeon® d'Intel®, Best HR Solutions s'est tournée vers l'arrière guichet. L'entreprise a mis en place un réseau sans fil dans le bureau,  relié à son  réseau local à haute vitesse. Ils ont équipé tous leurs recruteurs de tablettes PC avec la technologie de processeur Centrino® d'Intel®.  Le sans fil donne aux recruteurs la flexibilité de rencontrer des clients et des candidats dans les salles de réunion tout en pouvant accéder à des dossiers importants stockés sur le serveur.

Avantages clés

Comme toute entreprise qui dépend de sa technologie pour tous les aspects de ses  opérations, Best HR Solutions avait besoin de fiabilité. Puisque tout est informatisé dans l'entreprise, des CV aux interactions avec les clients à la gestion des contacts et aux finances,  le fait de ne pas pouvoir accéder à leurs données aurait signifié la mort de leur entreprise.  Même si Webb admet que certains de leurs choix peuvent sembler surpuissants, ils lui donnent cependant la tranquillité d'esprit qu'il recherchait.

Alors qu'elle prévoyait une croissance accélérée de 100 pour cent par mois,
Best HR Solutions a également voulu une solution qui pourrait grandir facilement avec eux pour l'expansion de leur entreprise.

« Si vous planifiez pour l'avenir, et que vous le faites bien, les investissements technologiques sont moins coûteux à long terme que si vous achetez des fragments de systèmes et les rassemblez ensuite. En plus, vous obtenez une entreprise plus performante.

Écrire...

Puisque tous les recruteurs passent beaucoup de temps en réunions, que ce soit avec des clients à l'extérieur du bureau ou des candidats, lorsque le temps est venu de choisir des PC, Best HR Solutions a choisi de munir ses recruteurs de tablettes PC Motion* propulsées par la technologie de processeur Centrino® d'Intel®.  Avec la tablette PC, les recruteurs peuvent facilement prendre des notes lors de réunions avec des clients et mettre à jour immédiatement leurs notes dans le système grâce à un accès web sécurisé.

Les tablettes PC sont utiles pour trois raisons, » dit Webb.  « Il est socialement acceptable d'écrire des notes sur une tablette PC alors que taper sur un clavier ne l'est pas; vous pouvez facilement convertir vos notes en dossiers électroniques qui sont rattachés à la base de données, ce qui représente une économie de temps énorme et qui élimine la duplication des efforts ; et enfin, cette technologie est un bon sujet de conversations avec les clients. »

« Elle nous permet également de commencer à décrire à nos clients nos processus d'affaires parce que la tablette PC capture leur attention. Cela démontre bien la façon dont nous employons la technologie pour offrir un bon service à la clientèle et nous permet d'être plus efficaces que nos compétiteurs »,  indique Webb.

Puisque ces réunions avec les clients sont cruciales pour bien saisir les critères de sélection des candidats et le type de candidat qu'ils recherchent, les notes prises sur la tablette PC permettent aux recruteurs de définir avec précision et de faire le suivi de la  recherche.  Pour Webb, elle permet une plus grande efficacité et élimine des étapes inutiles telles que celle de retaper des notes.

« Si une tablette PC permet à un recruteur de placer seulement une personne de plus par mois, elle vient de se payer toute seule », dit-il,  notant aussi que  l'impression qu'elle laisse aux clients a une valeur inestimable. « Nous avons obtenu la clientèle d'une firme d'ingénierie grâce à notre processus d'affaires, notre professionnalisme et notre technologie. Dans ce contexte, la technologie est bon marché. »

L'accès sans fil facilite le recrutement et l'embauche

Puisque toutes leurs affaires sont accessibles grâce à une interface sécurisée sur le Web, Best HR Solutions profite de la mobilité de la tablette PC pour donner à son personnel davantage de  flexibilité. L'Okanagan vit une pénurie de personnel dans tous les domaines, dit Webb, ajoutant que son entreprise a installé l'accès sans fil point à point dans les résidences des recruteurs pour leur faciliter le travail, peu importe le lieu ou l'heure. Ceci les a aidés à attirer le talent.

« Le raccordement sans fil aux résidences des gens est économique quand vous en connaissez les répercussions sur la productivité. Si nous ne disposions pas de cette technologie, nous perdrions de l'argent et ne pourrions pas faire notre travail. »

Le  recrutement ne doit pas être une affaire à temps plein, mais en revanche vous devez être disponible en tout temps.  Le sans-fil nous donne cette flexibilité d'être accessible sans être au bureau de 9 à 5 », ajoute-t-il.

Pour une des employées de  Best HR Solutions, l'accès sans fil a permis de continuer à  travailler tout en s'occupant de ses enfants.  Sans la flexibilité de travailler à la maison avec sa tablette PC Motion*  avec laquelle elle peut facilement se connecter pour travailler en utilisant le sans fil, peut-être n'aurait-elle pas pu accepter le poste.

« Cela nous a vraiment aidés à attirer des candidats. Nous ne nous inquiétons pas de savoir où ils travaillent parce que nous avons des systèmes qui leur permettent d'être efficaces et nous permettent d'obtenir un travail bien fait. »

Bâtir des relations

La mission de Best HR Solutions est de jumeler le talent d'un candidat avec les exigences de travail d'un client.  Pour ce faire, elle rencontre constamment des candidats, vérifiant l'expérience et les qualifications, et assortit celles-ci avec les exigences de ses clients. S'il se révèle  impossible de jumeler les exigences des clients avec les compétences des candidats dans la base de données, elles doivent alors annoncer et réseauter pour trouver les bons candidats à présenter à son client.  

Jumeler candidats et exigences du client est un travail complexe.  Il y a des compétences essentielles qui doivent être examinées, de même que des compétences générales telles que la personnalité ou l'adaptation à l'équipe. Avec tant de variables, un système fondé sur le papier est impensable.

« Comment pourrions-nous trouver des candidats si nous n'avions que des CV dans des classeurs », demande Webb.  « Les archives électroniques sont l'unique façon de procéder. Ce que nous faisons est tellement multidimensionnel, il n'y a aucune autre façon de le faire. »

En plus d'avoir la possibilité d'interroger la base de données pour trouver le bon talent, l'entreprise doit pouvoir accéder visuellement de façon dynamique aux dossiers des candidats pendant qu'ils progressent dans les entrevues. De plus, ils peuvent accéder aux étapes d'embauche du client, de l'entrevue à l'offre d'emploi.  « Tout cela peut prendre du temps et il y a beaucoup d'information à traiter, ce qui serait impossible avec un système manuel, » dit-il. « Vous devez vous organiser efficacement pour pouvoir accepter plus de mandats. »

Plus de mandats signifient plus d'argent pour l'entreprise.  Il ajoute que grâce à toute l'information centralisée sur leurs serveurs munis de la technologie de processeur à double coeur Xeon® d'Intel®, ils peuvent appeler n'importe quel candidat ou n'importe quel client et immédiatement savoir où ils en sont dans le processus. Cela signifie que chaque membre de l'équipe peut fournir des réponses quand les clients réclament une mise à jour.

« Sans ce niveau d'accès à l'information, nous ne pourrions pas faire notre travail aussi efficacement ou aider autant de personnes si rapidement. Chacun peut voir les archives et peut avoir une conversation intelligente au sujet d'un client », explique-t-il.

La base de données est essentielle à la mission

L'épine dorsale de Best HR Solutions est sa base de données. Par conséquent, Best HR Solutions a conçu une redondance des données pour assurer la continuité des affaires.  D'abord, les serveurs munis de la technologie de processeur à double coeur Xeon® d'Intel® permettent de sauvegarder et protéger facilement les données. De plus, l'entreprise sauvegarde ses données sur ruban magnétique et entrepose celui-ci  à l'extérieur de ses bureaux pour lui permettre de reprendre les affaires en moins de 2 heures en cas de catastrophe telle qu'un incendie.

« Nous ne pouvons pas nous permettre de perdre des données. Nous avons donc une redondance des données à l'interne et nous sauvegardons aussi sur un serveur externe.  Les relevés d'archives sont également sauvegardés. Si nous perdons l'accès à nos systèmes pour n'importe quelle durée, nous perdons aussi des affaires. »

De plus, l'entreprise a voulu s'assurer qu'elle avait suffisamment de capacité de traitement pour fournir des recherches de candidats rapidement.  Avec des dizaines de milliers d'archives dans la base de données, trouver le bon candidat exige de traiter l'information en vitesse pour repérer les candidats qualifiés et les contacter rapidement. Webb n'a voulu aucun temps de latence lors du traitement des recherches et avec ses serveurs munis de la technologie de processeur à double coeur Xeon® d'Intel®, il n'attend pas.

En plus d'offrir des services de recrutement, Best HR Solutions dirige également une compagnie de logiciel qui supporte ses clients selon un modèle de fournisseur de service d'application (ASP).  Le logiciel aide les clients à établir de meilleures pratiques pour accroître leur efficacité en se branchant à une base de connaissances au sujet de  processus d'affaires et d'information de gestion tirés d'un éventail de secteurs industriels. Bien que ce logiciel soit toujours en développement, Webb dit qu'ils ont voulu s'assurer que leur infrastructure ait la capacité de soutenir le volume d'affaires croissant du logiciel aussi bien que la croissance des services de recrutement.

Utilisations futures

Best HR Solutions croit que la gestion de la croissance sera un des enjeux les plus cruciaux qu'elle aura à relever.  Après être passée de 0 à 10 employés en l'espace d'un an et demi,  Webb s'attend à ce que ce même niveau de croissance se poursuive. On prévoit que les revenus augmenteront d'un demi-million à 10 millions de dollars d'ici deux ans.

Best HR Solutions entrevoit également une opportunité de croissance du côté du logiciel en offrant aux entreprises des services de qualité à titre de consultants en processus d'affaires grâce à l'accès à leur base de connaissances.  Les clients y accéderaient selon un modèle d'ASP, interrogeraient la base de données pour des réponses détaillées à leurs questions sur les processus d'affaires et obtiendraient ainsi une expertise.  Pour des questions plus complexes, ils seraient référés à des conseillers chevronnés qui pourraient les amener plus loin.

L'entreprise est également en train de développer un outil innovateur de recrutement qui sert à la recherche de candidats. Il intègre tous les aspects des qualifications d'un candidat, qui tiennent compte des compétences non techniques, de l'expérience tout autant que des compétences techniques d'un candidat. Il s'agit d'un outil de recherche complexe qui va bien au-delà d'une simple recherche booléenne; il cherche des marqueurs précis basés sur une vague requête d'exigences pour le personnel.

 
« Nous doublons nos affaires chaque mois et notre marché est pratiquement illimité, » dit Webb. « Nous sommes seulement limités par le fait que nous devons trouver des gens pour nous aider à effectuer les recherches. Ainsi, nous avons besoin de technologie pour améliorer constamment notre efficacité et arriver à faire plus avec moins. » 

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