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« Il y a quelque 80 000 organisations
philanthropiques au Canada. En 2000,
nous avons donc décidé qu’Internet
était le lieu tout désigné pour
acheminer les demandes de ces
organisations aux décideurs. »
— Matthew Fawcett, co-président
de GrantStream
Chaque organisation cherche à éliminer l’usage du papier, ce qui lui permet du même coup de réduire les ressources affectées à l’administration, de simplifier ses processus d’affaires et de libérer ses employés des tâches fastidieuses reliées à la saisie de données.
GrantStream Inc., une entreprise d’Oakville en Ontario qui prodigue depuis plusieurs années des conseils aux entreprises dans le domaine de l’investissement communautaire corporatif, a précisément conçu une technologie qui lui permet d’offrir à ses gros clients des systèmes automatisés fiables pour gérer des tâches telles que le traitement des donations et des demandes de commandites et ainsi réduire de façon importante l’usage du papier.
« Il y a quelque 80 000 organisations philanthropiques au Canada, souligne Matthew Fawcett, co-président de GrantStream. En 2000, nous avons donc décidé qu’Internet était le lieu tout désigné pour acheminer les demandes de ces organisations aux décideurs. »
C’est ainsi que fut conçu GrantRight, le premier logiciel de l’entreprise, afin d’aider les départements d’investissement communautaire des entreprises à faire un meilleur usage de leurs ressources humaines et financières.
Entre autres clients de GrantStream, Clarica a obtenu d’excellents résultats. Avant d’instaurer le logiciel GrantRight, l’entreprise s’en remettait à un processus papier extrêmement fastidieux dans lequel beaucoup de gens étaient impliqués. Dès le départ, GrantRight a eu un impact considérable en éliminant tous les frais de photocopie et de courrier et en permettant aux membres de son comité consultatif sur les donations d’accéder aux demandes directement par Internet.
MatchRight, un autre système utilisé par GrantStream, est conçu pour faciliter les programmes d’appariement de donations entre les employés et leur entreprise. Par exemple, si un employé fait un don à un organisme de bienfaisance, l’entreprise effectue le même don. Ou, dans d’autre cas, une entreprise fera un don à une organisation où l’un de ses employés travaille comme bénévole. Dans une entreprise qui a des milliers d’employés qui soumettent des requêtes chaque mois, MatchRight simplifie grandement les choses et la personne chargée de la gestion des dons n’a qu’à cliquer sur une souris pour approuver les demandes.
Rob Starr, directeur des technologies de l’information chez GrantStream, explique que MatchRight est aussi utilisé par certains clients pour gérer les programmes de dons en cas de deuil. Ainsi, lorsqu’un employé perd un être cher, la compagnie peut faire un don à l’organisme de son choix.
ScholarRight, le troisième programme offert par GrantStream, a pour effet de simplifier le processus d’attribution de bourses d’une organisation en gérant le tout à partir d’un intranet ou du site Internet de l’entreprise. Ainsi, les candidats font le travail eux-mêmes en ligne. Le système s’assure de la conformité des demandes et est en mesure de confirmer automatiquement la réception des demandes et de fournir des rapports d’étape aux candidats.
Rob Starr affirme que les deux principaux avantages des logiciels intégrés de GrantStream sont l’efficacité des tâches automatisées et les capacités de fournir des rapports actualisés sur l’état de la situation. Plutôt que d’avoir à retracer les donations par région, par période de temps ou par individu sur un chiffrier Excel, les clients de GrantStream sont en mesure de produire des rapports en format PDF en quelques secondes, économisant ainsi des heures de travail dans une montagne de papier. « Les organisations ont souvent besoin d’un rapport dans les dix minutes et notre système est en mesure de leur fournir cela », dit-il.
L’autre avantage pour le client est de disposer d’un logiciel accessible à partir de n’importe où, sur n’importe quel ordinateur et sans qu’une installation soit nécessaire. Mais surtout, la fiabilité demeure la clé pour GrantStream. Parce que la compagnie héberge les données de tous ses clients et que ceux-ci peuvent y accéder à tout moment, le système ne peut pas tomber en panne. Pour se prémunir ainsi contre une telle éventualité, souligne M. Starr, le degré de qualité de l’infrastructure matérielle doit être très élevée. « Nous n’avons pas de politique officielle, explique-t-il, mais c’est moi qui prends toutes les décisions d’achat d’équipement et je choisis toujours Intel en raison de sa réputation et de la fiabilité de ses produits. Quand nous disons à un client potentiel que nous utilisons des processeurs Intel, ils se sentent en confiance. »
Les quatre serveurs de production et la vingtaine d’ordinateurs de bureau de GrantStream fonctionnent tous également sur des processeurs Intel. « Nous sommes très satisfaits de nos processeurs à double coeur, conclut Rob Starr. Car étant donné que nos développeurs de logiciels sont des utilisateurs avertis, cela nous confère un avantage énorme en termes de productivité. »