La crise économique a incité plusieurs entreprises à revoir la pertinence de chacun de leur déplacement, un poste de dépense où l’on peut facilement économiser grâce à divers outils technologiques.
Le manufacturier Rossignol, dont le poste de distribution canadienne se trouve à Granby, peut en témoigner. L’effondrement des marchés en 2008 a complètement modifié le fonctionnement de l’entreprise, dont les employés avaient l’habitude de voyager régulièrement en Amérique du Nord et en Europe.
« Les logiciels Skype et WebEx ont pris la relève des réunions à l’extérieur », souligne Marie Allaire, coordinatrice marketing chez Rossignol, qui fait elle-même partie de ce lot de travailleur-voyageur.
La technologie WebEx de Cisco allie présentation Power Point, échange de courriels en direct et conférence téléphonique. Cet outil, qui permet de réunir virtuellement jusqu’à 25 personnes à la fois, a fait économiser des dizaines de milliers de dollars en frais de déplacements au fabricant d’équipements de sports.
Les deux derniers rendez-vous annuels du manufacturier, réunissant plus d’une dizaine de représentants des quatre coins du pays, se sont déroulés en mode virtuel. L’usage de cette technologie a même généré la mise en place de discussions mensuelles avec l’ensemble des représentants, « ce qui n’avait jamais eu lieu auparavant », précise Marie Allaire.
Toutefois, la grande rencontre annuelle 2010 de Rossignol, prévue au mois de décembre, se tiendra dans une auberge des Cantons-de-l’Est. « La technologie peut donner un coup de main, mais elle ne remplace pas le contact humain », ajoute Mme Allaire.
Compenser la perte de productivité lors des déplacements
La direction de Pesca, une firme d’ingénierie à Carleton-sur-mer, en Gaspésie, commence tout juste à utiliser le logiciel Skype avec ses clients d’affaires. L’entreprise gaspésienne cherche ainsi une façon de limiter ses déplacements hebdomadaires un peu partout au Québec.
« C’est surtout un moyen de compenser la perte de productivité occasionnée par le temps que les employés passent en voiture, en train et en avion pour se rendre à ces rendez-vous », explique Mme Tremblay, responsable des communications et relations publiques.
La firme gaspésienne compte cependant utiliser cette technologie avec parcimonie. « Cela n’éliminera jamais un premier contact en personne avec un client. La relation d’affaires doit déjà être bien établie avant d’utiliser cet outil », indique Mme Tremblay.
Pas question non plus d’imposer l’usage du logiciel à un client qui n’en voit pas les avantages. « L’utilisation de Skype doit être gagnant-gagnant pour les deux parties », ajoute Mme Tremblay.
L’usage de Skype, dont le téléchargement est gratuit, permet de communiquer et d’échanger des documents avec des interlocuteurs partout sur la planète. Marie Morneau, qui gère sa propre firme de communications à Québec, en est devenue une vraie disciple. Elle s’en sert surtout pour communiquer avec ses nombreux clients européens.
« Skype ne remplace pas l’organisation d’un rendez-vous officiel annuel. En revanche, cet outil de communication permet de multiplier beaucoup plus régulièrement les contacts et les échanges avec ces clients », dit-elle.Et voir ses interlocuteurs en direct lors de ces entretiens, grâce à une Webcam, se révèle très utile. Particulièrement lorsqu’on saisit plus ou moins bien leur accent. « Pouvoir lire sur leurs lèvres m’aide à mieux comprendre leurs propos », souligne Mme Morneau.
Ferg Devins, chef principal des affaires publiques de Molson Coors, doit régulièrement communiquer avec ses collègues et employés au Canada et ailleurs dans le monde. Lui aussi, favorise l’usage d’outils qui permettent de voir son ou ses interlocuteurs. « De cette façon, on s’assure de l’attention des participants pendant la rencontre. Ce que ne permet pas la conférence téléphonique », dit-il.
Bien doser la technologie
« Quelque soient les outils de communication utilisées pour diminuer les déplacements, ces derniers ne doivent pas donner l'impression aux employeurs qu'ils ont accès aux employés 7 jours sur 7, 24 heures par jour », rappelle la consultante en télétravail Marie-France Revelin.
Ces outils permettent aux membres de l’équipe d’être à l'aise, efficaces, accessibles et d’assurer leur présence et leur contribution au sein de l'équipe et de l'organisation malgré la distance.
Mme Revelin met en garde cependant les entreprises de sombrer dans la « technopoly ». Avant de les adopter, il faut bien peser le pour et le contre, et se questionner sur l’usage de ces outils. « Trop de technologie inappropriée peut devenir contre-productif et inutilement envahissante », conclut-elle.