• Conférence
  • 2e édition

Gestion des espaces de travail

Gérez le changement en équilibrant mieux-être, productivité et réduction du pied carré

2 mai 2017 de 8h à 16h15

Hôtel Hyatt Regency
,
Plan d'accès
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Vos espaces de travail traditionnels sont en moyenne occupés 50% du temps1 et avec les nouvelles technologies, les tâches peuvent s’accomplir dans des lieux multiples.

Mais comment équilibrer la vision de votre entreprise, les nouvelles tendances en aménagement et les besoins réels des utilisateurs finaux ? Quelles sont les étapes clés de la gestion du changement pour assurer l’adhésion de ces utilisateurs finaux ? Comment vous assurer de fournir des espaces aux caractéristiques techniques qui impacteront positivement la productivité et le bien-être des utilisateurs ?

Venez-vous préparer à l’aire ouverte intelligente de demain : un espace fractionné, adapté au travail par projet et à la mobilité !

1 Source : CBRE, « L’espace de travail : un atout au service du changement », 2016

 

5 bonnes raisonsde participer


  • Préparez-vous à être un acteur de la gestion du changement dans votre organisation
  • Implantez des aires ouvertes intelligentes : fractionnée et adaptée au travail par projet et à la mobilité
  • Intégrez efficacement les technologies d’aujourd’hui pour optimiser le travail collaboratif sur place et à distance
  • Réduisez votre empreinte immobilière, tout en maintenant la qualité des espaces
  • Réseautez avec des gestionnaires d’aménagement et partagez les leçons tirées de vos expériences
       




Ne manquez pas, le 1er mai prochain, les visites d’espaces de travail innovants,
dont les bureaux de SSQ Groupe financier à Longueuil et les bureaux de Shopify à Montréal !
Ne manquez pas les visites du 1er mai prochain : les bureaux de SSQ Groupe Financier à Longueuil et ceux de Shopify Montreal ! Constatez sur place comment deux entreprises ont implanté des pratiques novatrices en aménagement d'espaces de bureaux. Profitez de ce moment unique pour poser vos questions sur la gestion du changement, les matériaux choisis ou sur d’autres enjeux clés.

Bureaux de SSQ        Bureaux de Shopify

programme de la conférence Téléchargez le programme (pdf)

mardi 2 mai
  • 8h00
    Accueil des participants
  • 8h30
    Mot d'ouverture
  • 8h40Expertise
    Les tendances en espaces de travail revues par des ergonomes et pourquoi intégrer l’ergonomie plus tôt que trop tard dans votre projet

    Souvent intégrée trop tard dans les projets d’aménagement, l’ergonomie permet pourtant d’éviter des erreurs coûteuses. Profitez de cette présentation pour démystifier son rôle dans un projet d’aménagement et son impact positif sur les coûts, sur l’utilisation de vos espaces, sur l’adhésion au changement ou encore sur l’amélioration de la santé et la productivité
    des employés.

    • Découvrez les meilleures pratiques et les conditions de succès pour un environnement « ergonomique » ;
    • Apprenez-en plus sur comment anticiper les besoins réels de vos utilisateurs pour mieux maîtriser le coût total de vos nouveaux aménagements ;
    • Décortiquez les grandes tendances en aménagement, commentées par des ergonomes.
  • 9h15Étude de cas
    Le travail collaboratif, les espaces de co-working et l’impact sur vos actifs : le cas du gouvernement fédéral

    Le parc immobilier abritant les fonctionnaires fédéraux est immense et est, lui aussi, impacté par les tendances en espaces de travail. Durant cette présentation exclusive, découvrez :

     

    • Concrètement, comment les tendances en espaces de travail impactent le parc immobilier fédéral ;
    • Quels défis rencontre cet acteur majeur dans la gestion de ses espaces de travail, notamment dans sa politique « Workplace 2.0 » et les ajustements prévus pour y remédier ;
    • Ce qu’est l’intelligence collective, et comment le gouvernement fédéral teste actuellement le concept d’interlieux, pour continuer de rentabiliser les espaces vacants à la suite de la densification ;
    • Les conséquences du coworking sur le parc immobilier à Montréal, mais aussi sur votre entreprise : est-il intéressant pour vous de convertir une partie de vos locaux ?

     

    Cette présentation sera offerte en anglais.

  • 10h00
    Pause réseautage
  • 10h30Discussion
    Mieux-être et créativité de vos employés : l’impact des nouveaux espaces de travail

    Les études sont nombreuses à démontrer que le lieu de travail peut stimuler la mobilisation et l’innovation, et de ce fait, la productivité des employés2. Mais quel type d’espaces exactement améliore ces aspects ?

    • Associé à une meilleure productivité, le mieux-être des utilisateurs d’espaces de travail prend une place importante dans votre nouveau projet, mais jusqu’où aller dans des espaces de travail « intelligents » ?
    • Flexibilité, multifonctionnalité, convivialité : comment favoriser la créativité des occupants d’espaces de travail et développer une meilleure cohésion d’équipe ?
    • Quel type d’espaces peut carrément nuire au mieux-être de ses occupants ?

     

    2 Source : Gensler, « US Workplace Survey », 2016

  • 11h20Expertise
    Développez des partenariats gagnants pour monter un business case convaincant et anticiper une gestion du changement solide !

    Lors de changements de types d’espaces de travail, la planification en amont du projet de nouveaux aménagements est cruciale pour assurer la meilleure transition possible ! Mais quelles informations vous seront nécessaires pour développer un projet convaincant à proposer à votre direction et comment les présenter ? Découvrez :

    • Quand et comment commencer à monter un business case convaincant et qui répond aux besoins de votre organisation ;
    • Quelles informations inclure dans votre analyse de la situation au-delà des tendances en aménagement ;
    • Et si c’était à refaire ? Les recommandations exclusives de nos deux conférencières pour mieux anticiper le changement.
  • 12h00
    Dîner réseautage offert par A2DESIGN
  • 13h15Étude de cas
    Gestion du changement : effectuez une transition réussie vers vos nouveaux aménagements en obtenant l'adhésion de tous

    Enjeu numéro un dans un projet de nouveaux espaces de travail, la gestion du changement est cruciale pour vous assurer de remplir votre objectif de départ. Par l’intermédiaire du cas du nouveau siège social d’Agropur à Saint-Hubert, construction au budget de 90 M$, découvrez :

    • Les conseils et les outils à développer pour aider les gestionnaires à former les employés et prévenir les inévitables résistances ;
    • Les étapes clés et le plan de communication à mettre en place, de la naissance du projet jusqu’à la période qui suit l’emménagement ;
    • Et si c’était à refaire ? Des conseils exclusifs de nos deux conférenciers pour mieux gérer le changement.
  • 13h55Étude de cas
    L’acoustique, le cauchemar des aires ouvertes : comment y remédier ?

    GSOFT se distingue par sa culture d’entreprise axée sur le bonheur des employés. En croissance constante, elle est passée rapidement de 40 à 185 employés. Durant cette présentation, découvrez :

    • À quels enjeux d’acoustique GSOFT faisait face dans son espace ouvert initial ;
    • Comment, à la suite de son déménagement, un équilibre a été créé entre espaces ouverts et espaces fermés ainsi que les méthodes utilisées pour diminuer le bruit selon le type d’espace ;
    • Comment GSOFT a contourné les contraintes mécaniques d’un bâtiment ancien et industriel pour soutenir sa croissance ;
    • Et si c’était à refaire ? Les meilleurs et les moins bons coups en matière de gestion de l’acoustique et d’espaces de travail chez GSOFT.
  • 14h35
    Pause réseautage
  • 15h00Étude de cas
    Travail collaboratif et technologies du bureau de demain : jusqu’où aller pour attirer et mobiliser les talents ?

    Aujourd’hui, travailler de partout et de façon collaborative, c’est possible, et ce, peu importe votre secteur. Les nouvelles technologies en offrent les moyens, mais par quoi commencer ? Quelles façons de travailler vous permettront d’améliorer la flexibilité et la productivité d'équipes dispersées ? Durant cette présentation, découvrez :

    • En quoi l’aire ouverte ne doit pas être confondue avec une ouverture des espaces pour une plus grande transversalité entre les équipes ;
    • Ce qu’est vraiment le travail collaboratif, et comment implanter cette façon de travailler dans un environnement plus « traditionnel » ;
    • Au-delà de la visio-conférence, quels outils technologiques et « apps » facilitent le travail collaboratif et des recommandations pour lancer un projet-pilote.
  • 15h40EXPERTISE
    Espaces de travail et industrie du meuble : les normes s’affinent selon les tendances
    Dans un environnement en changement tant au niveau espaces qu’en besoins, découvrez comment BIFMA, l’association des Manufacturiers de Mobiliers Corporatifs et Institutionnels, est plus que jamais une association principalement au service des utilisateurs :
    > Quels sont les standards BIFMA, leurs avantages et inconvénients et l’impact sur la qualité des produits, la santé et la sécurité des utilisateurs ?
    > Quel est l’impact des tendances comme l’ouverture des aires ou la densification des espaces sur les standards ?
    > Comment les normes de l’industrie peuvent-elles permettre de cumuler des crédits pour faciliter l’obtention de certifications LEED ou WELL ? 

    Dans un environnement en changement tant au niveau espaces qu’en besoins, découvrez comment BIFMA, l’association des Manufacturiers de Mobiliers Corporatifs et Institutionnels, est plus que jamais une association principalement au service des utilisateurs :

    • Quels sont les standards BIFMA, leurs avantages et inconvénients et l’impact sur la qualité des produits, la santé et la sécurité des utilisateurs ?
    • Quel est l’impact des tendances comme l’ouverture des aires ou la densification des espaces sur les standards ?
    • Comment les normes de l’industrie peuvent-elles permettre de cumuler des crédits pour faciliter l’obtention de certifications LEED ou WELL ? 
  • 16h10
    Mot de clôture et fin de la journée conférence
complétez votre expérience

Ces activités en petits groupes ont un taux de satisfaction très élevé ! Elles vous permettent d'approfondir vos connaissances sur un sujet plus pointu le lendemain de la conférence. Une excellente façon de tirer le maximum du contenu offert.

  • lundi 1 mai
    de 13h00 à 13h30
    Départ pour les visites
  • lundi 1 mai
    13h30
    VISITE A : SSQ GROUPE FINANCIER
    Assurez la qualité d’espaces plus petits et diversifiés : le cas des bureaux de SSQ Groupe financier, à Longueuil

    La Tour SSQ a été inaugurée à l’automne 2016, à Longueuil. Bâtie selon les principes de développement durable, elle est en voie d’obtenir la certification LEED®. Les étages abritant  les bureaux de SSQ Groupe financier regroupent près de 400 employés, auparavant répartis sur 5 sites. Durant cette visite, découvrez :

    • Comment l’organisation a réussi à diminuer l’espace tout en offrant une diversification du type d’espaces : zones silencieuses, zones de collaboration informelles, zones privées, douches, vestiaires et plusieurs autres, attirant ainsi les jeunes générations ;
    • Des postes de travail et un centre d’appels aux normes revues, pour améliorer la qualité de ces espaces plus petits par personne, mais aussi le confort de ses utilisateurs :  luminosité, bureaux assis-debout, etc. ;
    • De quelle façon les espaces ont été pensés afin d’optimiser le travail collaboratif à distance grâce à une intégration efficace d’outils techniques et technologiques.

     

    Bureaux de SSQ

  • lundi 1 mai
    15h00
    VISITE B : SHOPIFY
    Shopify Montréal : vos aménagements, reflet de votre culture organisationnelle forte

    Gagnant du prix Glassdoor « Meilleur employeur au Canada - Choix des Employés 2017 », Shopify reconnaît l’importance d'un espace de travail fonctionnel et accueillant. Leurs bureaux à Montréal de 30 000 pi2 accueillent plus de 100 employés, et leur conception s'inspire de celle du siège à Ottawa : des espaces de travail flexibles et variés en terme de style, taille et ambiance inspirent les employés à se dépasser.

    Au cours de cette visite, découvrez comment :

    • La conception de l'espace reflète la culture et les valeurs de l'organisation ;
    • Cet environnement de travail permet à Shopify de se démarquer d’autres employeurs ;
    • Vous pouvez mettre ces idées à profit pour apporter plus de flexibilité dans vos propres aménagements.

     

    Bureaux de Shopify

  • mercredi 3 mai
    de 8h30 à 9h00
    Accueil des participants à Proaction : 257 Sherbrooke Est, Suite 100 Montréal, QC H2X 1E3
  • mercredi 3 mai
    de 9h00 à 12h00
    ATELIER A / LIEU : PROACTION
    Évaluez les besoins réels des utilisateurs finaux pour assurer l’adaptation et la pérennité de vos aménagements

    Les paramètres à prendre en compte pour assurer qu’un projet d’aménagement sera accepté par l’ensemble des usagers sont nombreux : flux de travail, interactions entre individus, prévisions de croissance, vision de l’entreprise ou encore bien-être des individus.

     

    C’est pourquoi la phase de collecte d’informations est primordiale en amont de tout projet. Celle-ci peut être plus ou moins participative en fonction du mode de gestion de l’entreprise, mais quelle méthodologie choisir ? Et comment savoir quel aménagement correspondra le mieux à vos besoins ?

     

    Objectifs de l'atelier :

    • Définir les enjeux de votre projet : densifier des espaces pour réduire le pi2 ? Équilibrer les espaces ouverts et fermés ?
    • Explorer quatre méthodologies de prise de besoins ;
    • Analyser quels critères prendre en compte dans l’élaboration de votre projet ;
    • Susciter l’engagement de l’équipe dès cette phase de cueillette des besoins.

     

    Pourquoi participer ?

     Cet atelier vous apportera des réponses concrètes pour la mise en oeuvre d’un projet efficace et durable. Découvrez des outils et des techniques exclusifs de cueillette des besoins afin d’optimiser le démarrage de votre projet d’aménagement.

  • mercredi 3 mai
    de 12h00 à 13h00
    Dîner réseautage pour les participants inscrits à la journée complète
  • mercredi 3 mai
    de 13h00 à 16h00
    ATELIER B / LIEU : PROACTION
    Planifiez efficacement votre gestion du changement pour faire de votre réaménagement une réussite !

    Comment assurer l’adhésion des gestionnaires et des employés qui travailleront dans vos nouveaux aménagements ? Et comment mieux atteindre vos objectifs, que ce soit rentabiliser les pieds carrés occupés, aligner les aménagements sur la nouvelle image de marque de l’entreprise ou encore améliorer la productivité des employés ?

     

    Objectifs de l'atelier :

    • Définir les pièges fréquents associés au volet humain et culturel des aménagements des bureaux ;
    • Créer l’alignement de tous les acteurs clés autour d’une vision et d’objectifs communs visés par le nouvel aménagement (tant sur les plans humain, culturel, technologique, physique que financier) ;
    • Comprendre les avantages des équipes de projets multidisciplinaires et appuyer votre stratégie de mobilisation sur les ambassadeurs locaux ;
    • Mettre en pratique un processus structuré pour l’analyse des impacts et produire le plan de gestion du changement ;
    • Définir les principaux messages pour assurer une communication transparente et efficace tout le long du projet ;
    • Prévoir un plan d’ajustements post-réaménagement.

     

    Pourquoi participer ?

     Outillez-vous pour instaurer les changements culturels et comportementaux nécessaires à la réussite de la gestion du changement, dès le début de vos projets de réaménagement. Assurez l’adhésion des différentes parties pour faire de vos nouveaux espaces une source de productivité, d’engagement et de réduction de coûts immobiliers

Avec le soutien de

  • APDIQ
  • CEFRIO
  • CREW

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CONFÉRENCE 1095$ 695$ 895$
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VISITES +345$ +295$ +295$
 
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VISITES +295$ +245$ +245$
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