Jo-Anne Constantin, directrice principale, ressources humaines et administration, chez Lise Watier

Pour faire face aux défis qui l'attendaient, l'entreprise de cosmétiques Lise Watier devait amener sa gestion des ressources humaines à un niveau supérieur. Cette transition passait par l'implantation d'un nouveau système d'impartition de la paie.

«Nous sommes à la croisée des chemins depuis le départ de Mme Watier, la fondatrice, et l'entrée en poste du nouveau président et chef de la direction, Pierre Plassard. Nous devions assurer une meilleure gestion du capital humain de façon à assurer la pérennité de l'entreprise», explique la directrice principale, ressources humaines et administration, Jo-Anne Constantin.

En avril dernier, l'entreprise a opté pour une solution unifiée de la firme ADP. «Cette solution permet de centraliser les opérations de gestion des ressources humaines en un seul système, qui regroupe la paie, la comptabilisation du temps et des présences, mais aussi la gestion du capital humain, comme le recrutement à l'interne», explique Yann Besançon, directeur des ventes, comptes majeurs, d'ADP Canada.

Gagner en efficacité

Des avantages qui ont permis à l'entreprise de gagner énormément en efficacité. «Avant, chaque fois que nous voulions prendre une décision concernant les ressources humaines, nous devions éplucher un à un les dossiers de nos 155 employés permanents et de quelque 350 employés temporaires. Grâce à l'informatisation de toutes ces données, nous pouvons maintenant avoir une vue rapide des informations au sujet de nos employés. Savoir, par exemple, combien sont bacheliers. Ça nous permet d'avoir les bonnes personnes aux bonnes places, d'établir un plan de relève et de nous concentrer sur des aspects plus stratégiques des RH», explique Jo-Anne Constantin.

L'implantation d'un nouveau système a aussi libéré l'entreprise des irritants associés à l'usage d'un système désuet : «Une seule ressource à l'interne connaissait de mémoire tous les petits tours de passe-passe requis pour que le programme fonctionne quand on faisait une entrée de données. S'il était arrivé quelque chose à cette personne, nous n'aurions pas pu continuer à gérer la paie», explique Mme Constantin.

En outre, la transition a permis à l'entreprise Lise Watier d'abandonner plusieurs processus de gestion qui se faisaient encore sur papier au profit d'un portail où tout est intégré en ligne. «Avant, nous avions un système manuel de gestion du temps et des horaires, explique Jo-Anne Constantin. Maintenant, tout est fait en ligne, qu'il s'agisse des demandes de vacances, des congés de maladie ou des changements d'adresse. Tout est accessible à distance, et tout laisse des traces», dit-elle.

Mine de rien, cette fonctionnalité allège la tâche de l'équipe des RH, puisque chaque employé a accès à son profil en ligne et peut consulter, par exemple, le nombre de journées de maladies qu'il lui reste, plutôt que de cogner à la porte du service. Ce portail permet aussi une meilleure communication avec les employés, grâce à la possibilité de réunir en ligne de plusieurs documents d'information, estime Jo-Anne Constantin, qui n'a pas encore commencé à exploiter tout le potentiel de cet intranet. Et comme le système fonctionne selon le modèle infonuagique, l'entreprise n'a plus la pression de sauvegarder ses données, qui sont sous la responsabilité d'ADP.

L'implantation ne s'est pas faite en claquant des doigts. L'entrée de données a coûté quelques casse-têtes et beaucoup d'heures supplémentaires à l'équipe de Jo-Anne Constantin, mais le jeu en valait la chandelle. «Il fallait investir ce temps pour aller de l'avant», croit la directrice, bien qu'il soit encore trop tôt pour mesurer les retombées de cet investissement.

Un des plus grands facteurs de réussite dans la transition d'un système à un autre a été, selon Jo-Anne Constantin, la mobilisation d'employés clés au sein de l'entreprise. «Nous avons trouvé des partenaires à l'intérieur de l'entreprise, des gens qui n'avaient pas peur de travailler sur de nouvelles plateformes, de former leurs collègues et d'agir comme ambassadeurs auprès des autres employés», explique-t-elle. «Cela a tout changé. Ça a réduit le niveau d'anxiété lié au changement et à la rémunération, qui est une grande source de stress pour certains employés».

155 - Nombre d'employés permanents chez Lise Watier, auxquels s'ajoutent jusqu'à 350 employés temporaires à certaines périodes.