Diane Denault, directrice des ressources humaines chez Fordia.
Le fabricant et distributeur d'outils et d'accessoires de forage Fordia était satisfait du logiciel de gestion de la paie que son service des ressources humaines utilisait depuis plusieurs années. L'entreprise de 180 employés cherchait toutefois une solution intégrée qui lui permettrait de gérer à la fois la paie, les présences ainsi que d'autres enjeux de RH comme la santé et la sécurité, par exemple. «Côté paie, le logiciel que nous utilisions faisait très bien l'affaire, mais pour le reste, nous étions rendus au maximum de ses capacités», explique Diane Denault, directrice des ressources humaines chez Fordia.
L'entreprise a opté pour une formule hybride d'Algo Paie qui lui permet de gérer la paie, le temps et les présences, ainsi que les ressources humaines. Le système a été implanté le 1er avril 2013, au milieu d'un exercice financier, ce qui n'a pas facilité la tâche. Mais pour Fordia, le jeu en valait la chandelle. «Le fait que tout soit intégré dans un même système est un grand avantage qui nous fait gagner temps et argent», estime Mme Denault. La paie est produite dans l'entreprise à l'aide du logiciel d'Algo tandis que les remises gouvernementales sont assurées par Algo elle-même.
Pour Fordia, cette option apporte flexibilité et sécurité. «En préparant la paie à l'interne, nous avons beaucoup de flexibilité. Notre responsable de la paie a les compétences pour effectuer les remises gouvernementales, mais nous avons décidé d'externaliser ce service pour que les remises soient faites même si elle était malade, par exemple. C'est un filet de sécurité supplémentaire», explique Diane Denault.
Un filet de sécurité qui enlève une pression énorme sur les épaules de la responsable de la paie, Ginette Huneault : «Ça allège ma tâche et ça enlève un stress. Des pénalités énormes sont imposées à la moindre erreur sur les remises. Il est préférable de faire affaire avec des experts pour ça», dit-elle. Cet allègement de tâches permet à la responsable d'accomplir des tâches plus stratégiques et rentables pour l'entreprise.
L'avantage du petit acteur
«Le marché de l'impartition de la paie est assez consolidé», fait remarquer Denis Lesieur, président d'Algo Paie. Et dans ce marché consolidé, Algo est plutôt David que Goliath. Diane Denault estime que cela a été un avantage dans l'implantation du système. «Changer de système, c'est toujours difficile, et le succès du transfert repose beaucoup sur l'équipe d'intégration. Chaque entreprise a ses règles et veut un logiciel clés en main, adapté à ses besoins», dit-elle. «À deux reprises, nous avons demandé des modifications à la suite de l'implantation du système. Il nous suffisait d'écrire à Algo et c'était fait. Je ne suis pas certaine que j'aurais eu la même écoute si j'avais fait affaire avec une multinationale», pense-t-elle.
Pour arrêter son choix, Diane Denault a demandé des soumissions à cinq fournisseurs et analysé les différentes offres. L'une des inquiétudes de la sécurité était de faire affaire avec un plus petit acteur. «Nous leur confions de l'argent, donc il fallait nous assurer de la solidité de l'entreprise. Nous avons procédé à une enquête de crédit et vérifié comment ils faisaient les sauvegardes de données», explique-t-elle.
Mais une fois les vérifications d'usage faites, on apprécie l'approche personnalisée. «Nous avons dit à Algo que nous voulions savoir combien d'employés nous avions à l'international. Ils nous l'ont programmé gratuitement parce que c'était une tendance qu'ils voulaient intégrer aussi pour d'autres clients. C'est apprécié !» conclut Diane Denault.
