Les espaces de travail collaboratifs, un pensez-y-bien

Offert par Les Affaires


Édition du 22 Avril 2017

Les espaces de travail collaboratifs, un pensez-y-bien

Offert par Les Affaires


Édition du 22 Avril 2017

Les nouveaux espaces de travail visent à favoriser les échanges.

Les experts interrogés par Les Affaires sont unanimes : les nouveaux espaces de travail émergents ont avant tout pour objectif de permettre aux entreprises d'économiser des pieds carrés, mais aussi d'encourager la communication pour devenir plus performantes et faire naître des possibilités. «C'est vraiment positif pour favoriser l'échange d'idées, affirme François Larente, président de VAD Designers d'espaces, qui possède plus de 40 ans d'expérience en design corporatif. Cela favorise aussi le transfert de connaissances entre les travailleurs les plus chevronnés et les autres. S'il travaille à côté d'un jeune, un vendeur ayant 30 ans d'expérience pourra plus facilement lui donner des conseils pour s'améliorer que s'il est seul dans son bureau fermé.»


Ces nouveaux environnements professionnels sont parfois accusés de déshumaniser le travail. Toutefois, les entreprises ayant franchi le pas que nous avons interrogées pour ce dossier ont rapporté que les employés avaient le sentiment de se voir davantage qu'à l'époque où chacun évoluait dans son petit cubicule et n'en sortait que pour aller en réunion ou se servir un café.


«À l'heure où les entreprises québécoises font face au défi de la transversalité, ces nouveaux types de bureaux peuvent aider à briser les silos», estime Viviane Sergi. Cette professeure au Département de management et de technologie de l'ESG UQAM coordonne le chapitre montréalais d'un groupe international de recherche sur les espaces collaboratifs.


Pas si simple


Cependant, le fait de casser des cloisons, de supprimer des postes de travail attitrés ou encore de créer des zones communes propices aux rencontres n'engendre pas automatiquement la collaboration. «C'est loin d'être une panacée, affirme Viviane Sergi. Si cela ne s'accompagne pas d'une réflexion sur le mode d'organisation, le réaménagement des bureaux ne portera pas ses fruits. Or, je ne suis pas convaincue que toutes les entreprises mesurent bien le défi que cela représente en matière de changement de la culture organisationnelle.»


Viviane ­Sergi, professeure au ­Département de management et de technologie de l’ESG de l’UQAM


François Larente met aussi les entreprises en garde contre un effet de mode, qui ne constitue pas une bonne raison de se lancer dans la rénovation de ses locaux, selon lui. «La première question que je pose à mes clients est : "Pourquoi voulez-vous un espace de travail collaboratif ?" dit-il. En effet, cela prend une vraie volonté de travailler de manière plus collaborative. Et puis, le projet doit être à la fois soutenu par la haute direction et par les employés.»


L'importance du volet technologique


Rendre ses espaces de travail plus collaboratifs passe aussi par une attention particulière portée à la technologie. «On a beau mettre les plus beaux fauteuils dans un espace de collaboration, les employés ne viendront pas y travailler si les branchements pour leurs ordinateurs ne fonctionnent pas», fait remarquer François Larente. Idem pour les salles où peuvent se regrouper les salariés afin de collaborer à un projet. Il est essentiel que chacun puisse facilement partager le contenu de son ordinateur sur l'écran de la salle.


Raymond Chabot Grant Thornton, qui a complètement modifié ses espaces de travail l'an dernier, a fait venir une personne de l'équipe des TI (habituellement joignable par l'intermédiaire d'une plateforme) sur place le premier jour de chaque vague de déménagement pour régler les bogues informatiques. Même souci de fluidité technologique chez Agropur. D'ailleurs, 90 % des travailleurs étaient totalement fonctionnels dès le lendemain de leur installation.


S'ouvrir à l'extérieur


Certaines entreprises vont même encore plus loin en proposant à leur personnel de travailler depuis des tiers-lieux. Ces endroits peuvent être le domicile du travailleur, un café, mais aussi un espace collaboratif. Cette tendance est encore peu présente au Québec, mais cela pourrait changer grâce au réseau Interlieux, imaginé par Living Lab Montréal, dont Louise Guay est présidente.


Constatant que Desjardins possède trop d'espace immobilier un peu partout au Québec, le centre de cocréation et d'innovation ouverte a eu l'idée de convertir des pieds carrés excédentaires mis à disposition par Desjardins en bureaux collaboratifs.


Le premier lieu, qui est actuellement en phase de prélancement dans le quartier Villeray, à Montréal, ressemble à un petit espace de coworking traditionnel avec ses 5 postes de travail et son mini-salon de réunion.


Alors que les espaces de coworking existants ciblent les travailleurs autonomes et les petites entreprises, Interlieux a été pensé pour héberger aussi des salariés. Utilisables à la demande plutôt que sur abonnement, ces bureaux sont accessibles grâce à un code reçu par l'usager au moment de sa réservation. «Ces données permettent à l'employeur de savoir quand la personne arrive et quand elle part», souligne Louise Guay.


Le principe a déjà séduit le gouvernement fédéral, qui cherche entre autres à épargner du temps de transport aux fonctionnaires. Interlieux mise aussi sur des alliances avec des universités et des cégeps pour y implanter d'autres espaces de travail. «L'idée est de créer des connexions afin de ne plus penser en silos», déclare-t-elle. Des échanges qui pourraient mener à une plus grande collaboration interentreprises.

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