Utilisez le plein potentiel de votre logiciel de gestion de temps et facturation grâce à ces quatre conseils

Publié le 12/08/2014 à 13:42

Utilisez le plein potentiel de votre logiciel de gestion de temps et facturation grâce à ces quatre conseils

Publié le 12/08/2014 à 13:42

Par Abak

Après quelques années d’utilisation, il est facile d’oublier toutes les fonctionnalités offertes par un logiciel de gestion. Les changements de personnel et la force de l’habitude peuvent très facilement mener à une sous-utilisation de votre logiciel.


D’autant plus que la plupart des logiciels sont régulièrement mis à jour, afin d’améliorer leur performance et d’offrir de nouvelles fonctionnalités. Les utilisateurs n’ont souvent pas le temps de se familiariser avec ces nouveautés et c’est ainsi que des bénéfices potentiels sont ignorés.


Il est pertinent d’examiner plus en détail les causes d’une sous-utilisation, afin de voir comment utiliser le plein potentiel de votre logiciel de temps et facturation. Les quatre conseils suivants apportent une solution à quatre causes de sous-utilisation :


1. Rédigez un manuel de procédures, afin de conserver les connaissances acquises


Le mouvement de personnel fait partie du quotidien de toutes les entreprises. Quand une personne part ou est mutée, une partie de ses connaissances est transmise à son successeur. Le problème vient du fait que l’information transmise est souvent incomplète, imparfaite ou même fausse. Au fil du temps, il est normal que la quantité d’information et sa qualité diminuent d’une transition à l’autre. En fin de compte, l’utilisation que vous faites du logiciel est très limitée ou inefficace. La rédaction d’un manuel de procédures assure une transmission juste et exacte des connaissances.


2. Effectuez régulièrement la mise à jour de votre logiciel


Les entreprises ont tendance à oublier de mettre leur logiciel à jour. Si vous ne le faites pas régulièrement, vous renoncez à profiter des améliorations et nouveautés qu’introduisent les plus récentes versions. Votre logiciel n’est donc pas utilisé à son plein potentiel, parce que vous vous privez de fonctionnalités utiles.


3. Mettez à jour votre formation


Avec les nouvelles versions arrivent de nouvelles fonctionnalités. Sans formation spécifique, votre équipe ne pourra connaître et utiliser toutes ces nouvelles fonctionnalités. Pour éviter que votre utilisation de celle-ci ne soit que partielle, assurez-vous d’offrir une formation complémentaire à tous vos employés qui utilisent le logiciel de gestion de temps et facturation.


4. Faites le point sur vos besoins et sur l’utilisation du logiciel de gestion


Toute entreprise évolue et il est normal que ses besoins changent avec le temps. C’est notamment le cas en ce qui concerne la gestion du temps, de la facturation et de la gestion financière de projet. Une bonne solution logicielle offrira des fonctionnalités évolutives, qui permettront à l’entreprise d’adapter sa gestion à une nouvelle réalité.


Cependant, même si votre logiciel de gestion met à votre disposition de nouvelles fonctionnalités qui vous seraient bien utiles, il est naturel de continuer à s’en servir comme vous l’avez toujours fait. C’est ainsi que vous sous-utilisez, bien malgré vous, des fonctionnalités qui pourraient faire une différence sur le plan de l’efficacité.


Pour pallier cette cause de sous-utilisation, effectuez les mises à niveau régulièrement, puis faites le point à l’interne et avec votre fournisseur de logiciel. Répondez aux questions suivantes :


• Toute l’équipe connaît-elle bien le logiciel de gestion ?


• Est-il pertinent de rafraîchir les connaissances ou de suivre une formation complémentaire ?


• Le logiciel répond-il toujours au besoin de l’entreprise ?


• Disposons-nous d’un manuel de procédures complet et à jour ?


La familiarité des utilisateurs avec un logiciel de gestion de temps et facturation est cruciale si l’on veut en tirer le plein potentiel, ce qui rend essentielle une formation adéquate et régulièrement mise à jour.


Abak Software, partenaire de votre implantation


L’entreprise québécoise Les Logiciels Abak Inc., qui commercialise le logiciel Abak360 au Canada et à l’international, connaît bien les défis de l’utilisation du plein potentiel d’un logiciel de gestion, particulièrement dans le contexte propre aux entreprises de services professionnels. Elle aide constamment ses clients à tirer le maximum de la solution Abak360.


Abak360 centralise les modules de saisies de temps et dépenses, de facturation, de gestion financière de projet, de planification de ressources, et de gestion documentaire sur une seule et même plateforme logicielle, aussi dotée de fonctionnalités mobiles.


 


Pour en savoir plus, visitez le site d’Abak Software: www.abaksoftware.com


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