Gérer son expansion: cinq étapes pour un déménagement réussi

Publié le 21/11/2016 à 13:58

Gérer son expansion: cinq étapes pour un déménagement réussi

Publié le 21/11/2016 à 13:58

Déménager une entreprise, c’est un investissement important et une décision qui engage son avenir à long terme. Voici les étapes à suivre pour choisir la bonne solution et bien s’y préparer.


1. Établir ses besoins


Locaux trop exigus, plus adaptés à l’activité grandissante de l’entreprise… Quelle que soit la raison qui fasse réfléchir l’entrepreneur à changer d’endroit, il doit commencer par faire le point sur sa planification stratégique, ses perspectives de croissance, ses besoins de production, etc. « Il doit avoir une vision claire de là où il va avant de prendre toute décision », insiste Benoit Cochet, directeur de la SADC Antoine-Labelle à Mont-Laurier.


À ce moment-là de la réflexion, il doit également recenser ses besoins en terme d’emplacement par rapport « à ses employés (où habitent-ils, comment viennent-ils travailler?), ses clients (visites fréquentes, besoin d’une bonne accessibilité ?) et ses fournisseurs », souligne Stéphanie Lincourt, 1e directrice en audit dans le groupe conseil immobilier du cabinet Richter.


2. Rester ou partir ?


Même si l’évidence semble de quitter l’endroit actuel, « il est essentiel de se demander s’il n’est pas possible d’améliorer les espaces actuels : comment maximiser les pieds carrés, optimiser l’aménagement, est-ce envisageable d’agrandir sur place ?», rappelle Benoit Cochet, qui constate que « souvent, c’est une étape oubliée ».


Le déménagement ne devrait en effet pas être la seule voie envisagée car « habituellement, c’est plus cher et il y a plus d’impacts à déménager qu’à rester et améliorer l’espace actuel car on peut le faire par blocs en prenant en compte les unités critiques », ajoute Marc-André Grenier, directeur comptes majeurs à la Banque de développement du Canada (BDC).


Il résume le dilemme ainsi : « Dans la bâtisse actuelle, c’est difficile de mettre à notre goût mais il y a peu de risque de dépassement de coût et il y a moins d’inconnus alors que construire un nouveau local permet de le concevoir selon les besoins de l’entreprise. C’est neuf mais les risques financiers sont plus importants. »


3. Louer, acheter, construire ?


Si l’analyse des besoins et des locaux actuels mène au choix de déménager, il est alors temps de comparer les solutions qui s’offrent à l’entrepreneur : louer ou acheter ? Et s’il décide d’acheter, faut-il acquérir un immeuble existant ou faire construire ?


Si une tendance actuelle veut que « beaucoup d’entreprises se recentrent sur leur core business et ne veulent donc plus être propriétaires de locaux dont elles devraient s’occuper de l’entretien, il n’en reste pas moins qu’un immeuble est un actif considéré par les institutions financières quand vient le temps de demander du financement », reconnaît Benoit Cochet.


La taille et le stade de développement de l’entreprise sont des critères à prendre en compte. « Si elle connaît une grande croissance, la location avec des baux à court terme pourrait être envisagée car elle donne la possibilité de changer de locaux facilement afin d’augmenter la surface. Habituellement, les manufacturiers sont plutôt propriétaires de leurs locaux alors que les entreprises de services sont souvent locataires », constate Stéphanie Lincourt.


Quant à savoir s’il faut construire, il n’y a parfois pas d’autre alternative tant les caractéristiques du bâtiment nécessaire sont particulières. Mais dans ce cas, « il faut recueillir toutes les données précises nécessaires afin d’éviter les surprises. Par exemple, le terrain nécessite-t-il d’être aménagé (entrée d’eau, route d’accès, etc.) », recommande Benoit Cochet.


Quoi qu’il en soit, « on conseille aux entrepreneurs qui décident de changer de locaux d’en choisir un qui permet d’agrandir selon la croissance de l’entreprise », ajoute Marc-André Grenier.


4. Évaluer les coûts


C’est l’étape la plus cruciale et la plus délicate. « Il faut déterminer quelle pression additionnelle ces investissements vont mettre sur le flux de trésorerie et voir ce qui est acceptable pour que l’entrepreneur puisse continuer à développer son activité également », avance Marc-André Grenier.


Dans le cas d’un achat, il faut savoir que les institutions financières exigeront généralement 20 % de mise de fond, « ce qui élimine d’emblée l’option d’achat pour les entreprises en démarrage qui n’ont pas cet argent ni d’équité pour garantir un prêt », indique Stéphanie Lincourt. De plus, « on conseille toujours de garder une marge pour les imprévus de 20 % du prix total que ce soit pour la construction d’un bâtiment neuf ou de la rénovation des locaux actuels », affirme Benoit Cochet.


5. Préparer le déménagement


Une fois la décision prise, c’est le moment de prévoir l’organisation et l’aménagement des futurs locaux. « Souvent, à force de rajouter des machines, les chaînes de production sont tarabiscotées. C’est l’occasion de prévoir le déroulement logique des opérations, l’espace suffisant pour chaque machine, etc. », explique Marc-André Grenier.


D’ailleurs, « un déménagement est le moment opportun de revoir son équipement », avance Stéphanie Lincourt. Il doit être l’occasion de remplacer les machines vieillissantes et dépassées que d’améliorer les conditions de travail des employés (mise en place d’une cafétéria digne de ce nom, d’une salle de sport par exemple)», conseille Stéphanie Lincourt.


Enfin, « il y a un timing à respecter car on ne veut pas perdre une semaine de production », martèle Stéphanie Lincourt. Il faut donc bien prévoir le temps nécessaire au déménagement et choisir le moment idoine dans la vie de l’entreprise.


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