Le bureau mobile
Les PME qui ont numérisé l'ensemble de leurs documents papier ont un avantage sur les autres en matière de mobilité. Celles qui favorisent le télétravail ne se contentent plus seulement de rendre leurs archives accessibles en ligne ; de plus en plus de PME s'assurent que leurs employés peuvent travailler à distance avec le même numéro de téléphone et les mêmes outils informatiques. Cette approche est surtout populaire auprès des entreprises dont les employés sont souvent en déplacement, et des sociétés qui favorisent le télétravail.
Les bureaux de Nashen Technologies, une PME de 12 employés qui oeuvre dans le secteur du soutien informatique, accueillent rarement plus de six d'entre eux. Le taux d'absentéisme de l'entreprise n'est pas en cause, bien au contraire : les employés peuvent travailler de chez eux. «Par exemple, le consultant qui a deux rendez-vous travaillera de chez lui le matin, avant son premier rendez-vous, et rentrera chez lui directement après le second, illustre Barry Nashen, vice-président de l'entreprise. Si nous lui évitons deux trajets de 30 minutes ce jour-là, l'entreprise gagne une heure de travail de plus.»
Grâce au système de téléphonie IP dont Nashen Technologies s'est dotée, les employés peuvent être joints au même poste téléphonique. Lorsqu'ils se déplacent, ils prennent leurs appels sur leur téléphone cellulaire. Ils peuvent également accéder à leurs outils de travail sur Internet : «Nous avons développé notre propre CRM [logiciel de gestion de la relation client], qui est accessible à partir de n'importe quel ordinateur ou téléphone, explique Barry Nashen.La moitié de la trousse d'outils est accessible en ligne. Pour le reste, nos employés peuvent utiliser leur portable pour se connecter à leur poste de travail par VPN .»
Nashen Technologies héberge ses applications sur ses propres serveurs. Il faut dire que l'entreprise oeuvrant en informatique, la gestion des serveurs est loin de poser problème. De plus en plus d'entreprises qui accordent de l'importance à la mobilité optent toutefois pour des logiciels hébergés dans les nuages. C'est notamment le cas de la maison de production de disque montréalaise Analekta, dont le domaine d'expertise est la musique classique. La PME montréalaise, qui emploie 10 personnes, a ainsi adopté la suite de productivité Google Apps.
Analekta utilise Google Docs pour faire le traitement de texte et Gmail pour les courriels. Elle emploie Google Drive pour archiver tous ses documents. François Mario Labbé, président de la PME, peut ainsi accéder à tout ce dont il a besoin pour travailler lors de ses fréquents voyages à l'étranger, et ce, à partir de n'importe quel appareil branché à Internet.
Ses employés, qui sont tous équipés d'un iPhone et d'un iPad, travaillent également à distance à l'occasion. «Depuis que nous nous servons de Google Apps, j'ai noté un gain en productivité, qui est surtout attribuable à la simplicité et la fiabilité du produit, souligne François Mario Labbé. Nous réalisons aussi des économies, puisqu'en un an d'utilisation de Google Apps, nous n'avons pas une seule fois fait appel à un technicien en informatique.»
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