Communiquer pour passer à l'action!

Publié le 17/03/2016 à 11:30

Communiquer pour passer à l'action!

Publié le 17/03/2016 à 11:30

(Photo: Bloomberg)

Pourquoi existe-t-il autant d’outils de communication et de moyens pour transférer de l’information et qu’à chaque fois qu’on demande dans nos organisations de nommer un problème, l’une des réponses qui revient le plus souvent est: «la communication».


Les problèmes reliés à la communication sont partout dans la société puisqu’elle est omniprésente et qu’elle existe dès que deux personnes échangent ensemble. En entreprise, lorsqu’il y a une communication, la majorité du temps une action doit suivre. Alors, peu importe que l’entreprise compte: 5, 50, 500 ou 5000 employés, on y retrouve des enjeux de communication.


Pour assurer les communications dans une entreprise, plusieurs moyens peuvent être utilisés. Par exemple, les courriels, les réunions, les formulaires, etc. Et souvent, malgré la quantité d’outils existants ou utilisés, les problématiques reliées à la communication persistent encore.


Les problématiques en lien avec la communication cachent des enjeux similaires donc, pour s’en sortir, quelle structure mettre en place?


Il s’agit simplement d’être conscient que la valeur des communications réside dans les actions qui se prennent suite à celles-ci. En entreprise, si aucune action n’est prise suite à une communication, c’est probablement qu’elle était inutile et n’avait probablement pas lieu d’exister.


Alors, pour avoir une communication efficace et entraîner des gains, elle doit répondre aux questions de base: quoi, qui, quand, où, comment et pourquoi.


Le quoi


Le quoi se traduit par la bonne information à transmettre. C’est-à-dire une information complète et utile qui mène à une action à prendre suite à l’échange. Toutes les informations en surplus deviennent superflues et nuisent aux attentes.


Alors le quoi se résume à identifier «quelles actions on cherche à accomplir».


Le qui


Le qui doit permettre d’identifier les bonnes personnes à impliquer dans la communication. C’est-à-dire les bons intervenants qui peuvent prendre des actions en lien avec les attentes. Sans les bons interlocuteurs, plusieurs communications peuvent prendre forme sans toutefois apporter de résultats.


Alors pour répondre au qui, il est primordial d’identifier «qu’elles personnes doivent être impliquées».


Le quand


Le quand se traduit par le moment opportun identifié. C’est-à-dire l’entente prise entre les interlocuteurs sur le moment où l’action doit être complétée. Toute demande à laquelle il n’y a pas de délai prescrit rattaché, a moins de chance de voir les actions envisagées être réalisées.


Alors le quand se résume à identifier «le délai dans lequel l’action doit être accomplie».


Le où


Le où se traduit par le bon endroit. C’est-à-dire le bon endroit où retourner l’information et le résultat attendu. Toute action prise qui n’a pas de lieu où retourner l’information demandée doit être considérée comme incomplète et inutile parce qu’elle risque de ne mener à rien.


Alors le où se résume à identifier «à quel endroit l’information doit être retournée».


Le comment


Le comment se traduit par le moyen utilisé pour réaliser l’action. C’est-à-dire le moyen utilisé pour mettre en vie une action. Si l’action ne s’appuie pas sur de bons moyens, elle risque de finir incomplète, et ce, malgré l’engagement pris par les personnes impliquées.


Alors le comment se résume à identifier «le moyen à utiliser pour accomplir une action».


Le pourquoi


Enfin, le pourquoi se traduit par la raison pour laquelle cette interaction est requise. Répondre à cette question permet d’identifier le motif de l’action à prendre. Un échange qui ne dicte pas le pourquoi de l’action, risque de ne pas obtenir de retour.


Alors le pourquoi se résume à identifier «la raison pour laquelle on cherche à accomplir une action».


En somme, pour communiquer de façon efficace dans nos organisations, il faut donner un sens aux communications. Les communications doivent répondre aux questions de base, ce qui permet d’éviter les échanges futiles, de diminuer les pertes de temps et donc d’argent.

À propos de ce blogue

Valérie et Sylvia Gilbert sont deux sœurs ingénieures industrielles qui se passionnent pour la performance opérationnelle. Elles sont respectivement PDG et VP de Mindcore, une entreprise dédiée à la promotion de l’excellence dans les organisations. Elles proposent un regard neuf sur l’amélioration continue, la productivité et la qualité.

Valérie et Sylvia Gilbert

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