Un truc ultrasimple pour dynamiser vos réunions de travail!

Publié le 24/07/2017 à 06:06, mis à jour le 24/07/2017 à 06:16

Un truc ultrasimple pour dynamiser vos réunions de travail!

Publié le 24/07/2017 à 06:06, mis à jour le 24/07/2017 à 06:16

Parfois, les réunions paraissent interminables... Photo: DR

C'est plus fort que vous! Vous êtes en réunion et, spontanément, vous jetez un coup d'oeil "discret" à votre montre : «Horreur! Ça ne fait que 10 minutes que ça a commencé, et j'en ai déjà marre...», pensez-vous en douce (même si un mauvais rictus vient de trahir votre pensée). Et vous vous mettez à songer au travail qui vous attend à votre bureau, auquel il vous faudra vous attaquer au quart de tour dès la réunion terminée.

Est-ce que je me trompe? Est-ce que j'exagère? Non, je le sais bien...

La question saute aux yeux : «Se pourrait-il qu'il existe un truc miraculeux pour rendre ces sempiternelles réunions enfin intéressantes?» Tenez-vous bien, je suis aujourd'hui en mesure de répondre par l'affirmative. Si, si...

C'est que j'ai mis la main sur une étude passionnante à ce sujet. Celle-ci est intitulée Don't forget to breathe: A controlled trial of mindfulness practices in agile project teams et signée par : Peter den Heijer, doctorant à l'Institut de science informatique appliquée de l'Université de Leyde (Pays-Bas); Wibo Koole, consultant en management et directeur du Centre de pleine conscience d'Amsterdam (Pays-Bas); et Christoph Stettina, fondateur-directeur du Centre d'innovation de l'Université de Leyde (Pays-Bas). Regardons ça ensemble...

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Les trois chercheurs néerlandais se sont demandé si un simple exercice de pleine conscience (mindfulness, en anglais) pouvait changer la dynamique d'une réunion de travail, ou pas. La pleine conscience? Il s'agit de la capacité que chacun de nous a de vivre pleinement chaque instant de la journée, et donc, d'être alerte au moment présent. Une capacité qui se cultive, en particulier grâce à la méditation : ce moment d'arrêt d'une poignée de minutes peut suffire pour nous procurer l'énergie et la concentration nécessaires pour être pleinement là dans les heures qui suivent.

Ils ont ainsi eu l'idée de mener une petite expérience... Ils ont demandé à 152 volontaires issus de trois organisations distinctes d'apporter de menues modifications à leur prochaine réunion de travail :

> Exercice de pleine conscience. Pour certains, il fallait tenir la réunion debout et consacrer les trois premières minutes à un exercice de respiration (un classique en matière de méditation, à la portée de n'importe quel novice). À noter que, dans ce cas-là, l'organisateur de la réunion avait été préparé par les trois chercheurs pour indiquer aux autres participants comment s'y prendre pour bien faire l'exercice.

> Musique classique. Pour d'autres, il fallait également tenir la réunion debout, mais au lieu de l'exercice de respiration, il leur a fallu écouter attentivement un morceau de musique classique composé par Igor Stravinsky.

> Aucun conditionnement. Pour les derniers, il fallait juste tenir la réunion debout, l'idée étant de pouvoir comparer les résultats des deux autres groupes à celui-ci.

Chaque réunion devait impérativement avoir une durée de 15 minutes, pas moins, pas plus. À la suite de quoi chaque participant devait répondre à un questionnaire visant à déterminer son état d'esprit au moment présent.

Simple, n'est-ce pas? Eh bien, l'air de rien, cela leur a permis de faire de splendides trouvailles :

> Intérêt. Ceux qui ont fait l'exercice de respiration ont eu la sensation que la réunion avait été plus intéressante qu'à l'habitude.

> Écoute. Ceux qui ont fait l'exercice de respiration ont eu la sensation que leur écoute avait été plus attentive qu'à l'habitude.

> Émotions. Ceux qui ont fait l'exercice de respiration ont eu la sensation que la réunion avait été plus riche en émotions qu'à l'habitude.

> Interactions. Ceux qui ont fait l'exercice de respiration ont eu la sensation que les interactions entre les participants avaient été plus intenses qu'à l'habitude.

> Décisions. Ceux qui ont fait l'exercice de respiration ont eu la sensation que les décisions prises avaient été plus pertinentes qu'à l'habitude.

Renversant, n'est-ce pas, tout ce que peut faire un simple exercice de respiration d'une durée de trois minutes? Maintenant, je me permets de le souligner : tout cela ne s'est pas vérifié pour les deux autres groupes, à savoir ceux qui ont écouté du Stravinsky et ceux qui ont juste fait une réunion debout, sans conditionnement préalable.

Que retenir de tout cela? ceci, à mon avis :

> Qui entend dynamiser comme jamais ses réunions de travail se doit d'instaurer un petit rituel de pleine conscience. En tout début de réunion, il lui faut inviter chaque participant à se mettre debout et à se livrer, tous ensemble, à un petit exercice respiratoire d'environ trois minutes. Et le tour sera joué : chacun trouvera un intérêt nouveau à la réunion en question, aura une écoute plus attentive, sera plus prompt à partager le fond de sa pensée, aura davantage envie d'interagir avec les autres et, enfin, contribuera davantage à la prise de décision finale.

Bon. J'entends d'ici certains qui se posent la question suivante : «D'accord, mais que fait-on si un ou plusieurs des participants ne souhaitent pas se prêter à ce petit rituel?» Très bon point, car, dans l'expérience des trois chercheurs néerlandais, tous les participants étaient volontaires, ce qui ne sera pas forcément le cas pour vous, lors de votre prochaine réunion.

La solution? On peut en imaginer plusieurs, à l'image de celle-ci : un jour ou deux avant la réunion, prévenez chacun qu'une innovation y sera apportée et qu'il est crucial que chacun s'y prête de bonne grâce (vous pouvez même aller jusqu'à révéler qu'il s'agit d'un infime conditionnement de trois minutes); dès lors, s'il y a un rabat-joie de service dans le groupe, il trouvera de lui-même un prétexte futile pour s'absenter, de crainte de se sentir exclu par les autres.

En passant, l'écrivain français Christian Bobin a dit dans La plus que vive : «Je suis toujours étonné de voir le peu de liberté que chacun s'autorise, cette manière de coller sa respiration à la vitre des conventions».

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À propos de ce blogue

EN TÊTE est le blogue management d'Olivier Schmouker. Sa mission : aider chacun à s'épanouir dans son travail. Olivier Schmouker est chroniqueur pour le journal Les affaires, conférencier et auteur du bestseller «Le Cheval et l'Äne au bureau» (Éd. Transcontinental), qui montre comment combiner plaisir et performance au travail. Il a été le rédacteur en chef du magazine Premium, la référence au management au Québec.

Olivier Schmouker

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