Il s'agit d'un mal insidieux, qui frappe à peu près chacun de nous à notre insu... Photo: DR
Avez-vous déjà entendu parler de Bljuma Zeigarnik? Probablement pas. Il s’agit d’une psychologue russe qui, au début du 20e siècle, a mené une expérience fort simple, mais qui lui a permis de faire une découverte spectaculaire…
Elle a invité des enfants à accomplir, en une journée, une vingtaine de petits travaux (enfiler des perles, résoudre un puzzle,...). Il y en avait trop pour que tout soit accompli dans le temps imparti. Peu de temps après cette journée-là, elle a demandé à chacun des jeunes participants de lui dresser la liste de toutes les tâches qu’il leur avait fallu mener à bien. Résultat? Les tâches qui n’avaient pas été terminées ont été citées deux fois plus souvent que les autres.
Autrement dit, on se souvient de ce qui est inachevé, pas vraiment de ce qui achevé : cela «crée en nous une tension durable, dont le souvenir est l’empreinte», en a-t-elle conclu. Et pour le vérifier, elle a par la suite demandé aux enfants de terminer les tâches qui avaient été inachevées : un peu plus tard, ils ne se souvenaient plus très bien de ces tâches-là. CQFD.
D’où ce qu’on appelle aujourd’hui l’effet Zeigarnik, qui veut que les tâches inachevées surchargent notre cerveau, parfois à un point tel que nos capacités intellectuelles en sont affectées de manière significative. Sans le réaliser, nous ne cessons de penser à ce que nous devons faire au travail et que nous n’avons toujours pas terminé, et ça nuit directement à notre efficacité, pour ne pas dire notre productivité. Ni plus ni moins.
La question saute aux yeux : «Comment atténuer, voire carrément supprimer, l’effet Zeigarnik?» Mission : Impossible? Eh bien, la bonne nouvelle du jour, c’est que je pense qu’il y a moyen d’y parvenir. Si, si…
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James Benson, un ex-planificateur urbain de Seattle (États-Unis), et Tonianne DeMaria Barry, une consultante en management, ont signé un livre formidable, intitulé Personal kanban: Mapping work - navigating life (Createspace Independent Publishing Platform, 2011). Ils y présentent une méthode aussi simple qu’originale pour se soulager l’esprit de toutes les tâches inachevées, ou presque, une méthode intitulée le «kanban personnel».
Il faut savoir que le kanban est, à l’origine, un terme japonais qui signifie enseigne, panneau d’affichage, et qui désigne aujourd’hui une fiche cartonnée dont on se sert sur les chaînes de production du constructeur automobile Toyota pour éviter la surproduction : lorsqu’un travailleur voit arriver une fiche cartonnée, il exécute sa tâche; lorsqu’il n’en voit pas venir, il s’arrête d’effectuer sa tâche, car cela serait contre-productif. Ce qui présente l’avantage supplémentaire de le décharger de l’effet Zeigarnik : il sait d’un coup d’oeil s’il lui reste encore beaucoup de tâches à accomplir dans les minutes, voire les heures à venir, ou pas; plus besoin de surcharger inconsciemment son cerveau de la masse de tâches encore inachevées.
Et le kanban personnel? Il suit deux principes : il permet d’une part de visualiser son travail et, d’autre part, de garder le contrôle sur les tâches inachevées. Comment, au juste? Comme ceci:
1. Trouvez un panneau que vous fixez à proximité de votre lieu de travail.
2. Dessinez-y trois grandes colonnes. De gauche à droite, intitulez-les : «À faire», «En cours», «Terminé!»
3. Prenez autant de Post-It que nécessaires et rédigez sur chacun d’eux une tâche qu’il vous faut accomplir dans la journée ou dans les jours à venir. Important : une tâche par Post-It, pas plus.
4. Placez tous les Post-It dans la colonne «À faire».
5. Choisissez trois de vos Post-It et placez-les dans la colonne «En cours». Il s’agit des trois tâches auxquelles vous allez vous attaquer maintenant, ou à très court terme.
6. Une fois qu’une des trois tâches est menée à bien, placez-la dans la colonne «Terminé!» (et autofélicitez-vous au passage!).
7. Choisissez une nouvelle tâche de la colonne «À faire» et placez-la dans la colonne «En cours».
Et le tour est joué! Car, dès lors, votre cerveau sera délesté de la surcharge mentale due à toutes les tâches qu’il vous faut accomplir : sachant que tout est répertorié sur le kanban personnel, il ne s’en souciera plus. Du coup, votre cerveau sera libéré, et donc, plus efficace que jamais.
Cerise sur le sundae : chaque fois que vous aurez accompli une tâche, votre motivation sera boostée grâce au sentiment d’accomplissement que vous procurera le fait de coller le Post-It en question dans la colonne «Terminé!»...
Un dernier point, pour ceux qui semblent séduits par le concept du kanban personnel. Voilà, si jamais vous vous en servez vraiment tous les joirs, vous allez vite voir que votre colonne «Terminé!» va être surchargée de Post-It. Qu’en faire? Non, ne les jetez pas, mais conservez les, par exemple dans un cahier, en les rangeant selon différentes catégories de votre choix (ex.: tâches routinières, tâches exigentes intellectuellement, tâches longues à terminer, etc.). Puis, disons une fois par mois, effecuez un post-mortem sur l’ensemble de ces tâches accomplies, en regardant s’il y a des catégories qui débordent de Post-It et d’autres qui n’en ont qu’une poignée. Pourquoi? Parce que cela peut vous permettre de découvrir vos forces et vos faiblesses cachées au travail; et par suite, de voir quels talents personnels vous devriez faire davantage travailler pour vous montrer encore plus efficace dans votre travail.
Génial, n’est-ce pas? À vous de jouer, alors, en prenant le temps de vous confectionner un kanban personnel.
En passant, le philosophe néerlandais Baruch Spinoza a dit dans son Éthique : «La satisfaction intérieure est en vérité ce que nous pouvons espérer de plus grand».
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