Pour commencer, trouver un endroit calme pour réfléchir... Photo: DR
Qui, aujourd'hui, n'a pas de liste To-Do, c'est-à-dire la liste de choses qu'il lui faut impérativement faire d'ici la fin de la journée, de la semaine, voire du mois? Bien peu d'entre nous, j'imagine. Car nous voulons tous ne pas perdre de vue ce qu'il est vraiment important de mener à bien, et avancer à pas de géant vers nos objectifs professionnels.
Le hic? C'est qu'une liste To-Do réellement efficace est complexe à gérer : on y met trop de choses; nos buts sont mal priorisés; il y a de nouveaux objectifs qui s'ajoutent sans cesse, même si les précédents demeurent; etc. Pas vrai? Du coup, il nous arrive de la mettre de côté, de l'oublier quelques temps pour ressentir un peu moins la pression de toutes ces choses en attente; bref, elle nous fait procrastiner.
La solution? Elle se trouve peut-être bien dans un concept pour le moins original : la liste Not-To-Do, c'est-à-dire la liste des choses... à ne plus faire! Explication.
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Andrew Wilkinson est un jeune entrepreneur et investisseur canadien qui a réalisé, un beau jour, qu'il en avait marre de faire des choses sans intérêt. Par exemple, il en avait assez d'assister à des réunions fixées aux aurores, de faire affaire avec des gens qui ne lui plaisaient pas, ou encore de se faire dicter son agenda par les autres. Il y a réfléchi en profondeur, et a fini par saisir que cela nuisait tout bonnement à son efficacité, pour ne pas dire à son bien-être au travail.
Et le fondateur des start-ups MetaLab et Flow a eu l'idée de dresser la liste des choses qu'il ne voulait plus faire au travail, à l'avenir. Il a ainsi rédigé sa toute première liste Not-To-Do. «Depuis, ma vie au travail s'est appréciée de manière incommensurable», a-t-il récemment confié dans un billet rédigé sur Medium.
M. Wilkinson n'est pas le seul à ne jurer que par la liste Not-To-Do. En sont également des adeptes : Charlie Munger, le bras droit de l'investisseur américain Warren Buffet; Tim Ferriss, l'entrepreneur et auteur du bestseller The 4-Hour Workweek, qui en dit d'ailleurs que «ce que tu ne fais pas détermine ce que tu peux faire»; et Michael Hyatt, un coach américain en leadership.
«Une liste Not-To-Do réussie correspond à une liste des activités qu'on entend arrêter d'avoir afin d'améliorer notre productivité, explique M. Hyatt dans un billet de blogue. Pourquoi? Parce que pour afficher une efficacité exemplaire au travail il convient de se décharger de l'inutile pour ne se concentrer que sur l'utile, de ne pas devenir fou à vouloir tout mener à bien, et donc, d'avoir enfin la sagesse d'arrêter de faire ce qui ne doit pas être fait par soi-même.»
Et d'ajouter : «Ce qui est particulièrement vrai lorsqu'on assume de nouvelles responsabilités, par exemple à l'occasion de la prise d'un nouveau poste».
D'après M. Hyatt, il convient de procéder par étapes pour dresser une liste Not-To-Do parfaite:
1. Isolez-vous au calme pour pouvoir réfléchir, muni de votre agenda, d'un crayon et de feuilles de papier.
2. Regardez en détail les quatre dernières semaines de votre agenda. Et notez toutes les tâches que vous avez accomplies en dépit du fait qu'il n'était pas pertinent que ce soit vous qui vous en occupiez (ex.: «Ma présence n'a rien apporté à telle réunion, et je n'en ai retiré rien de conséquent»; «J'ai répondu moi-même à ce courriel, et ça n'a apporté aucune plus-value»; etc.)
3. Regardez en détail les quatre prochaines semaines de votre agenda. Et notez toutes les tâches qu'il va vous falloir accomplir alors qu'on peut douter de la pertinence que ce soit vous qui vous en occupiez.
4. Synthétisez maintenant toutes vos notes afin de dresser la première ébauche de votre liste Not-To-Do. Celle-ci doit présenter toutes les choses qu'il n'est plus pertinent que vous fassiez et qui, ce faisant, vont vous permettre de gagner en efficacité dans votre quotidien au travail.
5. Montrez cette liste à un collègue en qui vous avez entièrement confiance, et demandez-lui ce qu'il en pense. Le cas échéant, corrigez votre liste en fonction des commentaires ainsi recueillis. Enfin, montrez-la à votre boss immédiat, et demandez-lui ce qu'il en pense (après, bien entendu, lui avoir fait lire ce billet de blogue soigneusement...). Tout cela devrait vous permettre d'avoir une liste Not-To-Do parfaite.
En guise d'exemple, voici la liste Not-To-Do de Michael Hyatt lorsqu'il est devenu le PDG de la maison d'édition Thomas Nelson, l'un des ancêtres du livre au format de poche:
Ne plus...
1. Lire les propositions de livre faites par les auteurs ou les agents.
2. Rédiger les contrats.
3. Négocier les contrats avec les auteurs ou les agents.
4. Rencontrer les nouveaux auteurs potentiels, à moins qu'ils ne soient d'ores et déjà "une marque" en devenir.
5. Participer aux réunions, à moins qu'elles ne traitent de vision ou de stratégie.
6. Rédiger les plans de marketing.
7. Me déplacer en voiture jusque dans une autre ville, à moins qu'elle ne soit à moins d'une heure de route.
8. Consulter ma boîte vocale.
9. Lire un courriel non filtré.
10. Répondre au téléphone.
11. Répondre au moindre pitch non sollicité.
12. Participer plus de deux jours à une foire commerciale.
13. Être membre de plus de deux conseils d'administration externes.
Voilà. Le simple fait de rédiger sa liste Not-To-Do a permis à M. Hyatt de décupler sa productivité au travail, sans parler de son plaisir à travailler jour après jour en tant que PDG de cette maison d'édition. À vous, maintenant, de vous en inspirer pour changer votre quotidien!
En passant, l'humoriste américain W.C. Fields a dit dans Votez pour moi! : «Au lieu d'interdire à quelqu'un de faire ce qu'il voudrait faire, forcez-le à faire ce qu'il voudrait faire!»
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