Comment n'avoir que des réunions efficaces?

Publié le 04/07/2018 à 06:09

Comment n'avoir que des réunions efficaces?

Publié le 04/07/2018 à 06:09

Trop souvent, le temps est long en réunion... Photo: DR

Vous comme moi, nous souffrons en silence d’un même mal au travail : la génération spontanée des réunions. Il suffit que nous en ayons terminé une pour en voir aussitôt apparaître une ou deux nouvelles. Comme par magie.


Résultat ? Nous passons des heures sans fin en réunion. Jour après jour. Semaine après semaine. Mois après mois. Et ce, avec le sentiment de plus en plus pesant d’être de moins en moins efficace dans notre travail.


La question saute aux yeux : «Comment remédier à une telle situation ?» Oui, que nous faut-il faire pour n'assister - enfin - qu'à des réunions pertinentes? Et pour que celles-ci se révèlent fructueuses? Eh bien, la bonne nouvelle du jour, c’est que je crois avoir mis la main sur un truc pour ça. Une astuce dénichée dans le livre Time, Talent, Energy (Harvard Business Review Press, 2017) de Michael Mankins et Eric Garton, deux consultants en management du cabinet-conseil Bain & Company.


Pour reprendre le contrôle de l'agenda de nos réunions et pour rendre celles-ci efficaces, il convient de procéder comme suit, d’après eux :


1. Décrétez une journée «Zéro Réunion»


Prenez votre agenda et bloquez immédiatement une demi-heure de votre journée de demain pour prendre le temps de réfléchir tout seul dans votre coin. Lorsque cette demi-heure arrive, isolez-vous dans votre bureau (fermez votre boîte de courriels comme votre cellulaire, pour ne pas être dérangé). Et plongez-vous dans votre agenda, dans l’optique d’analyser finement les quatre prochaines semaines avec une question en tête : «Y aurait-il une journée où je pourrais n'avoir aucune réunion ? Cela pourrait-il être le mercredi ? Sinon, le vendredi ? Ou plutôt, le jeudi ? Etc.»


Une fois cette journée-là identifiée, décrétez-la comme votre journée «Zéro Réunion».


2. Aménagez votre agenda en fonction de votre journée «Zéro Réunion»


Déplacez immédiatement les réunions qui étaient à votre agenda cette journée-là, pour la semaine qui vient et toutes celles qui suivent. Expliquez alors brièvement aux autres participants qu’un imprévu vous impose de trouver une nouvelle date.


3. Expliquez votre démarche


Une fois les réunions en question déplacées avec l’accord de tout le monde, expliquez à chacun votre démarche. Bien entendu, en commençant en premier lieu par votre boss. Le principe est on ne peut plus simple, selon MM. Mankins et Garton : de nos jours, ce qui est le plus précieux, c’est le temps ; en conséquence, il convient de l’optimiser au travail ; d’où l’intérêt d’une journée récurrente «Zéro Réunion», durant laquelle on peut donner son 110% aux tâches qu’il nous faut accomplir, sans être interrompu dans notre élan par la moindre réunion. À noter que cela est efficace à l’échelle individuelle comme collective : une entreprise pourrait très bien décréter, par exemple, les mercredis comme des journées «Zéro Réunion» pour l’ensemble des employés, et y gagnerait, semble-t-il, en efficacité…


Par ailleurs, les deux experts en management de Bain & Company préconisent deux autres améliorations à apporter à nos réunions :


> Soignez la préparation


L’idéal, c’est que l’ensemble des documents utiles pour la réunion soient partagés à l’avance entre tous les participants. Pourquoi ? Parce que chacun pourra ainsi commencer à réfléchir sur le sujet abordé, ce qui représentera un gain considérable en temps et en efficacité : trop souvent, chacun découvre l’information sur place et doit se prononcer sur celle-ci sans avoir pris le temps d’y réfléchir, ce qui frôle, à bien y penser, le ridicule : comment peut-on avoir une opinion solide sur quelque chose qu’on découvre ?


> Sabrez dans la durée


Une réunion, ça dure en général une heure, n’est-ce pas ? Parfois, une demie-heure ? Eh bien, il se trouve que la capacité d’attention de notre cerveau est d’une durée maximale de 18 minutes, d’après nombre d’études à ce sujet ! Oui, vous avez bien lu : 18 minutes, pas une de plus (D’ailleurs, c’est pile le temps accordé aux conférenciers des TED Talks, et ce n’est pas un hasard).


Alors, à quoi bon demander à une demi-douzaine de cerveaux de carburer ensemble pendant 60, ou même 30 minutes ? Nécessairement, les uns et les autres vont finir par décrocher, par ne plus écouter ce qui est dit, par jeter un coup d’œil discret à leur cellulaire, histoire de «souffler un peu». C’est plus fort que nous.


Et si, à la place, vous organisiez des réunions de 20 minutes max? Tentez-le à quelques reprises, et regardez si, par hasard, ces réunions ne sont pas plus productives que les autres. Vous verrez bien.


Voilà. Il y a moyen pour que vos sempiternelles réunions ne soient plus un enfer hebdomadaire. À vous de profiter de l’été pour corriger le tir, en vous inspirant de ces quelques recommandations.


En passant, le poète français Jean Cocteau a dit dans Journal d’un inconnu : «Le temps est un phénomène de perspectives».


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À propos de ce blogue

EN TËTE est le blogue management d'Olivier Schmouker. Sa mission : aider chacun à s'épanouir dans son travail. Olivier Schmouker est chroniqueur pour le journal Les affaires, conférencier et auteur du bestseller «Le Cheval et l'Äne au bureau» (Éd. Transcontinental), qui montre comment combiner plaisir et performance au travail. Il a été le rédacteur en chef du magazine Premium, la référence au management au Québec.

Olivier Schmouker

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