Que ce soit sur Skype, Google Hangout ou une autre plateforme, vous serez « LIVE », en direct de votre bureau pour participer à une réunion virtuelle.
Pas de manteau à enfiler. Aucun temps de déplacement à calculer. Ni de prière à faire pour une place de stationnement. Du confort de votre bureau, vous rencontrez vos collaborateurs de Londres, Shanghai, Paris ou Laval, qui eux aussi sont tout aussi heureux de ne pas avoir eu à faire de trajet. Wow! N’est-ce pas tout à fait merveilleux que cette nouvelle technologie?
Avec ces économies de temps et d’argent, ce n’est pas étonnant que la visioconférence gagne en popularité.
Mais attention, parce que vous n’avez pas eu à sortir, et que vous avez pu rester « confo » dans votre bureau, vous devez quand même vous mettre sur votre 36, au Québec, ou sur votre 31 en France.
Afin de projeter confiance et crédibilité autant en visioconférence qu’en personne, prenez bien note des 11 recommandations suivantes.
1. Préparez-vous.
Puisque les autres acteurs de cette réunion peuvent être ailleurs sur la planète, assignez l’heure de la visioconférence en étant conscient des 24 fuseaux horaires de la planète, dont les six du Canada.
Envoyez l'ordre du jour quelques jours à l'avance. Ce délai permettra aux novices de se familiariser avec toutes les étapes et surtout de faire un test.
Astuce: Pour éviter d’être dérangé pendant les minutes qui précèdent la réunion virtuelle, ou pire encore d’être interrompu tout au début, donnez le nom d’une personne de soutien et son numéro de téléphone.
2. Invitez les participants à se présenter.
Amorcez ces introductions virtuelles comme le tour de table traditionnel des réunions.
Avec de nouveaux collaborateurs, dès votre invitation, demandez à chaque intervenant de s’identifier avec une affichette, qu’il placera sur son bureau devant lui. Celle-ci peut être fait d’une simple feuille de papier pliée en forme de tente avec : prénom, nom de famille, poste et au besoin la compagnie.
3. Respectez le temps.
Toutes les règles d’un meeting en personne s’appliquent, incluant la ponctualité.
Même si vous avez tout à votre portée, anticipez le déroulement et faites ce que vous avez à faire avant d’arriver devant la caméra.
Personne n’aime attendre et ni entendre fouiller.
4. Testez la technologie, avant la réunion.
Croyez-moi, tout le monde sera irrité quand ils entendront : « Est-ce que tout le monde me voit maintenant? » pour la cinquième fois, pendant qu’ils regardent un écran noir avec un cercle qui tourne, depuis plus de dix minutes… Grrr!
Si être devant la caméra est hors de votre zone de confort, obtenez le soutien d’un spécialiste ou pratiquez-vous informellement avec vos proches.
5. L'éclairage et le son sont primordiaux.
Ouvrez les lumières. Si nécessaire, fermez les stores.
Astuce: Une lampe placée derrière la caméra de l’écran de votre ordinateur vous illuminera.
Votre micro doit être bien fixé et ne pas frôler vos vêtements. Qu’il soit sur votre veston ou intégré à votre casque, assurez-vous de la qualité de son son.
Le plus petit est votre microphone, le moins visible il est et le mieux c’est. Privilégiez l’allure d’un agent secret au lieu de Madonna en spectacle.
Utilisez le mode muet lorsque vous éternuez, toussez ou vous vous mouchez.
Parlez avec une voix normale.
Retirez vos bracelets ainsi que tous les autres accessoires qui font ou risque de faire du bruit.
Astuce: Prenez des notes manuscrites avec un carnet et un crayon. C’est moins distrayant que le tapement sur un clavier. En prime vous aurez l’air et serez plus focalisé.
Si vous êtes plusieurs rassemblés dans une pièce autour d’une table, assurez-vous que le microphone capte bien les paroles de tous ceux présents. Prenez le temps de faire un test avant d’être en direct avec vos interlocuteurs.
6. Éteignez tous vos autres appareils technologiques.
C’est basique comme on dit, mais il est nécessaire de le répéter. Ils sont dérangeants pour les autres et invitants pour vous. N'est-ce pas...? En plus, ils vous voleront la vedette quand on entendra leurs sonnettes!
Astuce: Annoncez que vous êtes en visioconférence avec une petite affichette sur votre porte ou sur le muret de votre cubicule.
7. Évitez les autres distractions.
À moins que vous ne travailliez pour une entreprise à mission familiale ou animale, sachez que vos tout-petits, pitous et minous, ne sont adorables que pour vous.
Astuce: Au besoin, absentez-vous temporairement, en faisant parvenir un message instantané privé à celui qui préside la rencontre ou au technicien.
8. Soyez conscient de votre maintien, de votre regard et de vos expressions faciales.
Le maintien est l’élément le plus puissant pour dégager confiance et crédibilité. Il compte aussi lorsque vous êtes en visioconférence. Tenez vous bien droit.
Ajustez votre caméra. Cadrez-vous comme un lecteur de nouvelles. L’image voulue est celle du haut de votre corps avec votre bureau en arrière-plan. Pas de gros plan de votre visage. C’est un irritant pour plusieurs et pas toujours flatteur...
Contrairement au personnage de Ron Burgundy dans le film Anchorman, soyez vêtu convenablement de la tête aux pieds et non pas seulement dans le haut. Ça pourrait être gênant si vous aviez à vous lever et que les autres voient vos pantalons « mous » ou trop moulants…
Quand c’est à votre tour de parler, regardez la caméra et non pas la vignette de votre image. Le reste du temps, regardez les autres participants.
Astuce: Si votre image vous distrait, collez une affichette sur celle-ci.
Attention à vos expressions faciales quand vous ne parlez pas. Elles indiquent rapidement vos opinions. Quand les autres parlent, faites comme lorsque vous êtes en rencontres en personne. Souriez et hochez la tête.
9. Rangez votre bureau et supprimez les bibelots.
Allez, allez, faites un petit ménage. Tout compte. Les objets parlent. Ils parlent de vous. Est-ce que votre bureau dit ce que vous aimeriez entendre dire de vous? Est-ce qu'il reflète les qualités que vous vous êtes assignées pour 2016?
10. Ne mangez pas.
Évitez aussi la gomme à mâcher. Je sais, elle est relaxante. C’est un fait.
Toutefois, lorsque vous mâchez de la gomme, il pourrait vous arriver d’oublier de garder votre bouche fermée. Plus vous oubliez que votre gomme est dans votre bouche, plus les autres la remarquent.
Vous parlez, vous ouvrez la bouche, vous faites tourbillonner votre gomme, vous sucez sa saveur et vous recommencez.
Oh la la! Mâcher de la gomme devrait être une activité solitaire à pratiquer seul dans son bureau ou dans sa voiture et non pas durant une visioconférence. Voilà! Je vous ai averti.
11. Quand la technologie fait défaut.
N’essayez pas de vous reconnecter. C’est la responsabilité de l'organisateur de rétablir le contact avec tous les participants.
Si vous êtes l'organisateur, ayez toujours une téléconférence en attente, au cas où vous en auriez besoin. Tentez de rétablir la communication à deux reprises puis passez ensuite en mode téléconférence.
La visioconférence est comme une téléréalité : vous êtes toujours « live ». Tout est entendu, vu et peut être retenu…
Dans 5, 4, 3, 2, 1. Action!
