Quand le moment est mal choisi, la communication ne passe pas. [photo: shutterstock.com]
La communication, qu’elle se passe entre un gestionnaire et son employé ou son vice-président, entre deux collègues, entre un professionnel et son client, est toujours une histoire de relation. Il faut être au moins deux pour communiquer. Que pouvez-vous faire quand vous sentez que peu importe ce que vous dites, ça ne passe pas, que l’autre ne vous écoute pas ? Vous ne pouvez pas dire pourquoi, mais vous avez beau présenter vos meilleurs arguments, il y a de l’eau dans le gaz. Voici quelques conseils qui pourraient sauver votre prochaine rencontre.
Est-ce que c’est un bon moment ?
Avant même de commencer à parler, si vous voyez que votre interlocuteur est préoccupé, qu’il est agité, distrait ou distant, demandez-lui simplement si le moment est bien choisi pour avoir cette conversation. Si vous êtes au téléphone, le ton de sa voix pourrait vous indiquer qu’il n’est pas réceptif. « Est-ce que c’est un bon moment pour vous (te) parler de tel sujet ? » est une question qui ouvre la porte à la relation. Il se peut que la personne vous réponde non et que vous deviez remettre la rencontre, ou bien qu’elle vous demande juste quelques minutes d’attente, le temps de régler un petit problème. Mais le plus souvent, cette question aura pour effet de ramener l’autre personne à votre présence et au but de votre rencontre. Alors, n’hésitez pas à la poser et donnez le temps à l’autre d'y répondre.
Faites une mise en contexte
Dès que vous comprenez que l’autre vous autorise à poursuivre, enchaînez avec une mise en contexte de votre sujet. Visez la concision, restez à haut niveau, mais énoncez clairement vos attentes. Bref, dites en quelques mots de quoi vous allez parler et ce que vous attendez de la discussion. Venez-vous chercher une approbation ou voulez-vous prendre le pouls sur un projet ? Vous attendez-vous à un changement de comportement ou cherchez-vous à faire jaillir une solution ?
Sachez à qui vous avez affaire
Parfois, une personne ne nous semble pas réceptive tout simplement parce que son style de communication s’oppose au nôtre. Quand un directif écoute un analytique, il peut montrer des signes d’impatience. Et quand un animateur présente à un analytique, il peut arriver que ce dernier ait du mal à voir où ça s’en va.
Voici quelques trucs infaillibles selon les styles de communication. Si vous présentez un projet à un analytique, envoyez-lui votre document à l’avance : il a besoin de connaître les détails. Comment savoir si une personne est de style analytique ? Elle plonge dans les papiers dès que vous les mettez devant elle. Mais si vous présentez votre projet à un directif, remettez-lui plutôt un sommaire exécutif : il n’a que faire des détails, c’est la vue d’ensemble qui l’intéresse. Avec un animateur, dites-lui d’emblée que vous voulez son son avis.
Quel est votre style de communication ?
Directif, animateur, analytique, conciliateur : à quel style appartenez-vous ? Si vous souhaitez améliorer vos communications de gestion, la première chose à faire est de connaître votre style. Vous apprendrez en même temps à détecter le style des autres et à rendre vos communications plus efficaces. Je couvre ce sujet en détail dans le livre Gestionnaires inspirants où vous trouvez des pistes pour définir votre style. Vous pouvez également faire le test ISPC des styles de communication en m’en faisant la demande par courriel.
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