Les conférences téléphoniques, un mal nécessaire? [photo : Marie Gaudreau]
Comment avoir des conférences téléphoniques qui ont plus d’impact ? Ou tout simplement qui ne sont pas ennuyantes ? C’est une question qui revient souvent dans mes formations. Aujourd’hui j’ai envie de partager avec vous mes meilleurs trucs pour accroître l’impact des conférences téléphoniques.
Tout passe par votre voix
La première chose à savoir quand vous faites une conférence téléphonique, c’est que 86 % de votre message est lié à votre ton de voix, seulement 14 % à votre contenu. C’est une bonne nouvelle parce que vous avez le contrôle sur votre voix. Alors, n’oubliez pas de la réchauffer. Mettez-y de l’enthousiasme, du sourire même, de l’énergie. Les gens à l’autre bout du fil doivent sentir que vous êtes avec eux, que vous êtes en interaction. Trop de conférences téléphoniques ne ressemblent qu’à une lecture sans âme de textes que les gens peuvent lire seuls de toute façon.
L’autre chose que vous contrôlez, c’est la durée. De grâce, évitez les appels interminables ! Mais ne précipitez pas les choses non plus : votre ton de voix devrait être posé. Adoptez le ton de la conversation.
Offrez-vous du support
En autant que possible, prévoyez un support visuel – PowerPoint ou autre – que vous enverrez aux participants avant de lancer l’appel. N’oubliez pas de paginer votre document, cela vous aidera à guider vos interlocuteurs.
Dessinez-vous une réunion
Un grand défi de la conférence téléphonique, c’est que vous êtes seul(e) dans votre bureau. À moins d’être en conférence vidéo, vous ne voyez personne. Même s’ils sont 10 ou 15 à l’autre bout du fil, vous ne les voyez pas. Prenez un bout de papier et dessinez-vous une table de conférence, écrivez les noms et l’emplacement de vos interlocuteurs, et n’hésitez pas à les interpeler de temps en temps. Cela vous aidera à créer une interaction avec votre auditoire. Par exemple : « Chantal, dis-moi, comment ça se passe au Saguenay ? » « Marc, au Brésil, j’aimerais ça t’entendre réagir à la nouvelle politique que je vous propose aujourd’hui. » Etc.
Écoutez-vous
Pour mesurer la portée, la qualité et l’impact de votre conférence téléphonique, écoutez-la. Il est souvent possible d’obtenir une ré-écoute ou une rediffusion si vous faites affaire avec un fournisseur externe. Sinon, enregistrez-vous. Quand vous vous écouterez, faites-le avec l’intention d’apprendre. Posez-vous les questions : « Est-ce que j’ai atteint mon objectif ? » « Est-ce que j’ai réussi à créer de l’interaction ? » « Qu’est-ce que je pourrais changer la prochaine fois ? »
Pratiquez-vous
Si vous ne voyez pas comment appliquer ces quelques trucs à vos conférences téléphoniques ou si vous avez besoin de les tester dans un contexte d’apprentissage stimulant, entouré d’autres gestionnaires, je vous invite à participer à mon prochain camp d’entraînement en communication d’influence. Ça se passe le 7 juillet au campus Longueuil de l’Université de Sherbrooke. Tous les détails à lord-communication.com
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