Entre 2010 et 2017, l’effectif des Ponts Jacques Cartier et Champlain est passé de 46 à 169 employés. Pour la même période, ses investissements ont bondi de plus de 300 % pour atteindre 286 millions de dollars. Une telle croissance a mis en lumière la nécessité d’exercer un virage dans la gestion et la gouvernance des technologies, surtout qu’il s’agit d’une fonction critique pour la continuité des affaires de la société d’État fédérale.

Roxanne Mongeau, sa directrice des technologies de l’information, participera à la conférence Gestion des TI dans le secteur public, présentée par les Événements Les Affaires le 20 novembre prochain à Montréal. Elle parlera des mesures mises en place pour unifier la gestion des TI et en assurer une gouvernance exemplaire.

« Pour donner une idée du travail qu’il y avait à faire, nous n’avions même pas d’administrateurs de réseaux quand nous avons amorcé le projet en 2016, indique-t-elle. Plus encore, la gestion des TI et des systèmes de transport intelligent, à partir du choix des fournisseurs et des technologies jusqu’à la gestion des contrats, était répartie dans plusieurs services. Bref, chacun avait un petit morceau des technologies de notre organisation, mais nous n’avions pas de vue d’ensemble. »

Et comme le service des TI n’était pas toujours consulté pour la sélection des équipements et des logiciels, il lui arrivait de devoir maintenir des systèmes méconnus qui s’arrimaient mal à ceux déjà en place.

Prévenir les problèmes

Pour assurer la cohérence et la compatibilité des systèmes, l’une des premières actions de la Société a donc été d’intégrer la direction des TI dans les projets. « Maintenant, nous sommes présents dès les avant-projets, souligne Roxanne Mongeau. Ç’a été le cas, par exemple, lors du projet de mise en lumière du pont Jacques-Cartier. Nous avons été consultés pour le choix des technologies. Nous avons également participé à la rédaction du contrat d’entretien. Nous étions de toutes les rencontres où il était question de technologies. »

D’ailleurs, les budgets concernant les technologies sont désormais sous la responsabilité de la direction des TI. Un moyen efficace d’assurer un meilleur contrôle des coûts.

Une politique de gouvernance sur les TI a aussi été élaborée afin de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Une autre mesure a consisté à former un comité de coordination des services technologiques regroupant des représentants des différentes directions (opérations et entretien, TI, construction, ingénierie, planification de projets). Ce comité a notamment pour responsabilité de s’occuper des enjeux technologiques qui touchent plusieurs services ou projets.

Par exemple, il s’est vu confier le dossier du déménagement de la Sûreté du Québec (SQ), le partenaire qui assure la surveillance de la circulation sur les ponts et les autres infrastructures de compétence fédérale. Ce déménagement a un impact dans toute l’organisation, car plusieurs équipements de la Société se trouvent dans les locaux de la SQ et devront déménager avec cette dernière. C’est donc au comité de coordination de veiller à ce que les ficelles soient bien attachées pour préserver la continuité des opérations.  

Le plus grand défi d’un tel virage de gestion unifiée des TI¸? Changer les mentalités ! « Auparavant, les TI étaient considérées comme un service, dit Roxanne Mongeau. Il a fallu inculquer aux gens le réflexe de nous impliquer dans chaque projet qui comporte un volet technologique. Nous y sommes parvenus à force de persévérance et de bons coups. Le projet de mise en lumière du pont Jacques-Cartier a beaucoup aidé à faire comprendre l’importance de notre contribution. »