Un bureau hybride pour gérer projets et changements en même temps

Publié le 06/09/2017 à 15:13

Un bureau hybride pour gérer projets et changements en même temps

Publié le 06/09/2017 à 15:13

Dans tout projet organisationnel, il y a un changement à gérer. Or, si l’un ne va pas sans l’autre, ces deux aspects sont habituellement gérés de façon distincte, ce qui nuit à la réussite. CCM Hockey a mis en place une approche innovatrice pour travailler à la fois sur ses projets et sur les changements qu’ils impliquent.

«La gestion du changement est souvent l’enfant pauvre d’un projet, constate Claudie Vigneault, chef senior de projets et gestion de changement chez CCM Hockey. On met l’accent sur le budget, l’échéancier et la portée du projet. Mais on accorde beaucoup moins d’importance à la communication, la formation et la préparation organisationnelle qui sont les trois principes directeurs d’un changement bien géré.»

Cette situation, selon elle, conduit à un paradoxe: «Un projet d’implantation d’un nouveau logiciel peut être réussi en apparence, car il a été livré à temps et dans les coûts. Mais si tout le monde continue à utiliser Excel, c’est un échec.»

Pour Claudie Vigneault, il est contre-productif de gérer séparément le projet et le changement alors qu’ils sont si étroitement liés. Elle a donc eu l’idée de créer un PCMO, Project and Change Management Office, une sorte de bureau hybride qui chapeaute la gestion des deux aspects et surtout, qui les met sur un pied d’égalité. «La progression de la formation, par exemple, est tout aussi importante que le respect du budget. On vise l’équilibre entre les unités de mesure de la gestion de projet et celles de la gestion de changement.»

Pour cela, cette experte de la gestion du changement, qui fait partie du CA du chapitre québécois de l’Association of Change Management Professional, a développé une approche en six étapes (Alignment, Awareness, Acceptance, Action, Adoption, Accountability). Elle viendra la présenter lors de la conférence Gestion du changement des Événements Les Affaires, le 18 octobre à Montréal.

transformation du travail

Travail d’équipe

Au cours des quatre dernières années, alors que CCM Hockey appartenait encore au Groupe Adidas, son bureau de gestion des projets et du changement a encadré plusieurs programmes comprenant notamment des optimisations de processus et d’implantations technologiques. Quelques exemples: amélioration du processus de crédit, du processus de retour, nouveau logiciel de commandes, nouveau logiciel de design de produits, etc.

Et si l’équipe de 2 à 4 personnes du PCMO a réussi à mener à bien tous ces projets, c’est que l’approche intégrée fait une large place aux gestionnaires sur le terrain. «Nous les impliquons dans le choix des solutions, car nous souhaitons que ceux qui vivent le changement se responsabilisent envers le projet et se l’approprient», dit Claudie Vigneault.

Ils doivent aussi contribuer à gérer le projet et le changement. Le plan de projet, la gestion de l’échéancier, du budget, l’analyse des parties prenantes et des impacts organisationnels… Tous les outils tiennent compte des deux dimensions et sont très simples à utiliser par les gestionnaires. «On peut donc gérer plus de projets avec moins de ressources, poursuit-elle. Sans compter que le retour sur l’investissement est meilleur puisque l’approche intégrée favorise l’adhésion.»

Et comme la gestion de projet et la gestion du changement relèvent des mêmes personnes, les deux visions ne s’opposent plus. Les projets sont réalisés plus rapidement, car tout le monde va dans la même direction», soutient Claudie Vigneault, convaincue que l’avenir de la gestion du changement passe par un partenariat avec la gestion de projet.  

Pour plus d'information, ne manquez pas notre conférence Transformation du travail le 20 mars 2018!

À propos de ce blogue

En coulisses est le blogue des Événements Les Affaires. Nous vous proposons un accès privilégié aux meilleures pratiques de la communauté d’affaires québécoises qui sont partagées lors de nos conférences. Chaque semaine, nous discutons avec certains des gestionnaires qui ont accepté d’être conférenciers à nos événements, afin de vous présenter des idées concrètes pour vous aider dans votre réflexion et répondre à vos préoccupations d'affaires.