Où ranger mes souliers si je n’ai plus de bureau assigné ?

Publié le 23/02/2018 à 14:10

Où ranger mes souliers si je n’ai plus de bureau assigné ?

Publié le 23/02/2018 à 14:10

Quand les employés de Services publics et Approvisionnement Canada sont entrés au travail le 15 janvier dernier, ils ont eu droit à tout un accueil. Certains de leurs collègues avaient été formés pour les aider à apprivoiser leurs nouveaux espaces de travail. Il y avait même une escouade de techno-maniaques, prêts à répondre aux questions techniques.


Comment ajuster les tables de travail ? Comment réserver un poste de travail ? Brancher mon ordinateur portable ? Utiliser le système de conférence ? Vêtus d’un t-shirt jaune fluo pour être facilement repérables, les techno-maniaques ont été pris d’assaut cette journée-là. Leur présence a été très appréciée par les quelque 400 employés du bureau de Services publics et Approvisionnement Canada à la Place Bonaventure.


« Les employés ont été pris en charge et accompagnés pour que la transition se fasse le mieux possible », dit Françoys Bernier, directeur régional, Services ministériels, gestion stratégique et communications. Du début à la fin, ce projet de réaménagement des espaces de travail a vraiment été mené dans les règles de l’art. M. Bernier viendra en parler lors de la conférence Gestion des espaces de travail, présentée par les Événements Les Affaires le 2 mai prochain à Montréal. Il sera accompagné de sa collègue Caroline Séguin, qui a coprésidé l’un des deux comités de transition culturelle formés dans le cadre de ce projet.


Postes de travail non assignés, cabines téléphoniques pour les appels confidentiels, stations de travail isolées pour les tâches exigeant une grande concentration, fauteuils isoloirs pour la lecture, espaces de collaboration… Les nouveaux locaux du ministère fédéral s’inscrivent dans la tendance des milieux de travail conçus pour favoriser l’innovation et la collaboration. Ils occupent aussi le tiers de la superficie précédente.


Gestion des espaces de travail


Faut se parler


Pourquoi avoir un poste de travail par employé ? Une analyse exhaustive des besoins a été réalisée au moyen d’entrevues avec 60 employés de diverses fonctions : architectes, ingénieurs, arpenteurs, gestionnaires de projets, acheteurs, etc. « Nous avons constaté que les employés passaient beaucoup de temps à collaborer entre eux et avec des clients externes, rapporte M. Bernier. Et aussi qu’ils étaient souvent à l’extérieur du bureau. » Bref, il fallait moins de postes individuels de travail, plus de zones de collaboration et moins de pieds carrés. D’où la décision d’opter pour des postes de travail partagés.


Évidemment, il y a eu des résistances. « Plusieurs préoccupations étaient très pratico-pratiques, raconte M. Bernier. Où ranger mes quatre paires de souliers ? Où afficher les photos de mes enfants ? Et les papiers sur mon bureau ? Nous avons bien expliqué les raisons qui motivaient nos choix, mais surtout nous avons ouvert nos oreilles. Les gens ont pu exprimer toutes leurs craintes. »


La communication et la gestion du changement ont en effet été des éléments clés du projet. Les gestionnaires, notamment, ont été mobilisés pour livrer régulièrement de l’information aux employés. « Notre objectif, c’était qu’aucune question ne reste sans réponse », résume le conférencier. Des praticiens en gestion du changement ont aussi été formés à l’interne.


Par ailleurs, les employés ont été appelés à voter sur divers éléments du design : palette de couleurs, éclairage, tapis, etc. Ils ont aussi été consultés sur le code de vie de leur nouveau milieu de travail. Résultat ? Ils n’ont pas voulu de règles. Ils ont préféré miser sur le jugement de chacun. De là est né le concept d’une « boussole » avec ses quatre points cardinaux : conscience de soi, respect, communication et courtoisie.


« Nous avons créé un lieu où les gens sont heureux de venir travailler, dit Françoys Bernier. Les espaces de travail font partie des éléments d’attraction des talents. C’est d’autant plus important dans un contexte de renouvellement de la fonction publique. Nous avons de plus en plus de milléniaux dans nos équipes et ils cherchent un milieu de travail stimulant à tous les niveaux. »  


À propos de ce blogue

En coulisses est le blogue des Événements Les Affaires. Nous vous proposons un accès privilégié aux meilleures pratiques de la communauté d’affaires québécoises qui sont partagées lors de nos conférences. Chaque semaine, nous discutons avec certains des gestionnaires qui ont accepté d’être conférenciers à nos événements, afin de vous présenter des idées concrètes pour vous aider dans votre réflexion et répondre à vos préoccupations d'affaires.

Sur le même sujet

Optimisez vos espaces de travail grâce à l'Internet des objets

BLOGUE. Ne vous fiez plus à des impressions. Le pied carré coûte cher et vous souhaitez aménager ...

Réaménagement des espaces de travail : et l’humain dans tout ça ?

BLOGUE. Aires ouvertes, bureaux non assignés, zones de collaboration et lieux de concentration, nombreuses sont les ...