Optimisez vos espaces de travail grâce à l'Internet des objets

Publié le 09/10/2018 à 16:50

Optimisez vos espaces de travail grâce à l'Internet des objets

Publié le 09/10/2018 à 16:50

Ne vous fiez plus à des impressions. Le pied carré coûte cher et vous souhaitez aménager l’espace de façon plus judicieuse ? L’Internet des objets peut vous fournir un portrait précis de l’utilisation de vos bureaux.


Quels sont les locaux les plus fréquentés ? Quelle zone de collaboration est vraiment sous-utilisée ? Dans cette salle de réunion, les fauteuils sont-ils tous occupés la plupart du temps ? Et est-ce nécessaire d’avoir trois salles de réunion ? « De plus en plus d’entreprises ont recours à l’Internet des objets pour mesurer l’usage de leurs espaces, dit Ygal Bendavid, professeur au Département de management et technologie de l’UQÀM et responsable du volet Internet des objets (IdO) au Smart Logistics and Transportation Laboratory. Par exemple, si une entreprise doit rationaliser ses espaces, elle saura exactement là où elle peut couper. »


« Avec les technologies d’analytique des espaces, on dispose de données, de preuves indiscutables, poursuit-il. On peut donc bâtir un argumentaire solide et prendre de meilleures solutions. » Ygal Bendavid a partagé ses connaissances sur le sujet lors de la conférence Gestion des espaces de travail présentée par les Événements Les Affaires le 2 mai dernier à Montréal.


Plusieurs types de capteurs de présence peuvent servir à l’analytique des espaces de travail. Mais saviez-vous que le dispositif Bluetooth des téléphones cellulaires des employés, de leur tablette, de leur bracelet sans fil de type Fitbit ou encore de leur ordinateur portable peut également être utilisé à cette fin ? Une entreprise montréalaise qui a un projet de réaménagement est justement en train d’y recourir.


« Les entreprises n’aiment pas trop en parler publiquement, dit Ygal Bendavid. Mais il faut savoir que la géolocalisation par Bluetooth n’a rien à voir avec Big Brother, car elle ne permet pas d’identifier les personnes. On suit les appareils mobiles, pas les gens. »  Éthiquement, il faut cependant informer les employés de la démarche. Il est recommandé aussi de mettre en branle un plan de communication pour les sensibiliser à la problématique de gestion des espaces.


Gestion des espaces de travail


La collaboration, ça n’arrive pas comme par magie


Par ailleurs, les entreprises du savoir qui réaménagent leurs bureaux avec des espaces de travail partagés et des zones propices à la collaboration ne sont plus une curiosité. En fait, c’est quasiment devenu la norme.


Toutefois, cette idée de créer une communauté au sein de l’entreprise ne se concrétise pas seulement avec les nouveaux locaux, selon Claudine Bonneau, professeure au Département de management et technologie de l’UQÀM, elle aussi conférencière. « Il faut que les employés les habitent ces espaces-là ! Et cela passe par l’animation de ces espaces et par l’apprentissage de nouvelles façons de travailler. La collaboration doit être nourrie et facilitée. De plus, les méthodes de gestion doivent aussi évoluer en même temps que le design des bureaux. »


Dans les bureaux où il n’y a pas de bureaux assignés, la facilité fait partie des attentes des employés. « C’est fatigant d’être mobile, lance Mme Bonneau ! Transposer sans cesse ses pénates d’un espace de travail à l’autre exige une adaptation constante. »


Trouver un bureau disponible, s’installer, se connecter, ajuster la table et la chaise de travail à la bonne hauteur, trouver où se trouve le collègue à qui on doit parler aujourd’hui… « Tout cela représente des micro-efforts qui s’ajoutent à la charge mentale, poursuit l’experte en nouvelles pratiques de travail et en technologies collaboratives. C’est pourquoi il faut que ce soit “plug and play”, c’est-à-dire le plus facile possible. »  


Ré-édition de l'article initialement publié le 21 mars 2018.


À propos de ce blogue

En coulisses est le blogue des Événements Les Affaires. Nous vous proposons un accès privilégié aux meilleures pratiques de la communauté d’affaires québécoises qui sont partagées lors de nos conférences. Chaque semaine, nous discutons avec certains des gestionnaires qui ont accepté d’être conférenciers à nos événements, afin de vous présenter des idées concrètes pour vous aider dans votre réflexion et répondre à vos préoccupations d'affaires.

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