Les adjointes: des facilitatrices pour mieux gérer le changement

Publié le 07/04/2017 à 16:03

Les adjointes: des facilitatrices pour mieux gérer le changement

Publié le 07/04/2017 à 16:03

Coordonnatrice, facilitatrice, super Ninja, peu importe le titre que l’on donne aujourd’hui aux adjointes administratives, leur rôle a énormément évolué depuis les 20 dernières années. Ces femmes (et les quelques hommes qui embrassent cette profession) ne sont plus juste des adjointes. Ce sont devenues des alliées indispensables aux gestionnaires qu’elles secondent.

«Ce sont désormais des ambassadrices essentielles pour assurer la réussite de tout changement organisationnel», a indiqué Sylvie Charbonneau, associée et fondatrice de la firme Brio Conseils devant les 220 participantes de la 7e édition de la conférence Adjointes administratives, présentée par les Événements Les Affaires ce 4 avril à Montréal.

La complicité est fondamentale

Le rôle des adjointes a pris une telle importance que la complicité entre elle et le gestionnaire est devenue fondamentale, a poursuivi Mme Charbonneau, qui dirige une firme d’experts en transformation et conseils stratégiques en entreprise. «Les cas où il y aurait «zéro fit» entre les deux personnes ne survivent pas. S’il y a quelque chose qui cloche, il ne faut pas attendre. Il est tout à fait légitime pour l’adjointe d’aller en parler avec le gestionnaire, de lui exposer ses craintes, ses visions et surtout ses attentes. Après tout, le gestionnaire et son adjointe, c’est le baromètre d’un département. Si quelque chose ne va pas entre ces deux personnes, les employés finissent par le ressentir», a expliqué la panéliste invitée.

Les gestionnaires ont tout intérêt à s’assurer de cette complicité dès l’entrevue, a rajouté David Marotte, président de la firme FX Innovation, autre panéliste invité à la discussion. Accompagné de son adjointe Valérie Puglisi, cet entrepreneur à la tête d’une PME de technologies d’information a indiqué combien cette dernière faisait une différence au sein de son entreprise.

Une adjointe, c'est la partenaire stratégique du gestionnaire, «raison pour laquelle je crois que l’arrimage des valeurs entre les deux parties est plus que nécessaire», a signalé M. Marotte devant l’auditoire. «D’ailleurs, a-t-il ajouté, les adjointes ont, elles aussi, tout intérêt à passer leur gestionnaire en entrevue. Elles aussi ont le choix de leur allié.»

Un choix pas toujours évident

L’élément du choix a fait réagir quelques participantes dans la salle. Particulièrement des adjointes administratives qui travaillent en grande entreprise. «Dans de tels environnements, on ne choisit pas notre gestionnaire, et le gestionnaire ne choisit pas non plus son adjointe. Alors on prie pour que ça aille bien…on prie pour que le nouveau gestionnaire en place reconnaisse notre expertise, notre vécu», a soulevé une adjointe qui travaille depuis plus de 15 ans en milieu financier. 

En coulisse, cette adjointe, entourée de deux de ses collègues, a raconté avoir vécu une situation d’inconfort avec un gestionnaire. «Après huit mois, je suis allée le voir dans son bureau pour lui demander pourquoi ça n’allait pas. Heureusement, cette mise au point s’est révélée un formidable déclic entre nos deux personnalités. Mais c’est assez rare qu’un directeur ou un VP quitte son poste si le «fit» ne fonctionne pas. En général, c’est l’adjointe qui risque d’écoper», a concédé cette participante.

Des adjointes informées

Les panélistes ont également parlé des compétences et des habiletés dont doivent faire preuve les adjointes d’aujourd’hui. Notamment du savoir-être, de l’adaptation, de l’intelligence émotionnelle, du leadership, mais aussi de la confiance et de la confidentialité. «Étant donné notre rôle, les adjointes doivent avoir accès à de l’information stratégique au sein des entreprises. On ne doit pas se sentir indiscrète à poser des questions au gestionnaire. Surtout lorsqu’il s’agit de prendre part à un changement organisationnel au sein de l’entreprise. Pour être de bonnes ambassadrices, il faut savoir ce qui se passe», a souligné Valérie Puglisi, adjointe chez FX Innovation.

Et le gestionnaire a autant besoin de questionner son adjointe pour avoir le pouls des employés, a renchéri Sylvie Charbonneau. « L’adjointe demeure les yeux et les oreilles du gestionnaire, c’est elle qui entend ce qui se dit et qui voit ce qui se vit sur le plancher de l’entreprise.»

Des capitaines discrètes

Et meilleure est la complicité, meilleure sera l’implication de l’adjointe si l’entreprise doit faire face à une crise, a fait savoir Vicky Boudreau, présidente de l’agence Bicom. Venue présenter le B.A.-BA de la gestion de crise, Mme Boudreau a insisté sur le rôle majeur des adjointes lorsque surviennent des pannes informatiques, des rumeurs, des catastrophes, des rappels de produits. «On le voit fréquemment. Ce sont elles qui permettent aux dirigeants de garder le cap, de passer au travers des incidents. Ce sont en fait de très bonnes capitaines discrètes.»

Un autre titre que pourra revendiquer l’adjointe administrative.

 

 

À propos de ce blogue

En coulisses est le blogue des Événements Les Affaires. Nous vous proposons un accès privilégié aux meilleures pratiques de la communauté d’affaires québécoises qui sont partagées lors de nos conférences. Chaque semaine, nous discutons avec certains des gestionnaires qui ont accepté d’être conférenciers à nos événements, afin de vous présenter des idées concrètes pour vous aider dans votre réflexion et répondre à vos préoccupations d'affaires.