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Bureaux partagés, chalet pour les employés et les clients, salles paisibles pour mieux se concentrer, grande cuisine pour manger ensemble, entreprises qui louent leurs espaces inutilisés… Le bureau traditionnel connaîtra bientôt le même sort que les dinosaures, comme on a pu le constater lors de la Conférence Gestion des espaces de travail, présentée le 2 mai par Les Événements Les Affaires.
Partager des locaux avec des fonctionnaires, ça vous dit ? Cela sera possible dans un avenir rapproché, car le gouvernement fédéral participe au Réseau Interlieux, imaginé par Living Lab Montréal. Ce projet s’inspire des espaces privés de coworking, mais avec une différence : les bureaux partagés prennent place dans les espaces inutilisés des organisations.
Le gouvernement fédéral dispose de 79 millions de pieds carrés de locaux, loués ou qui lui appartiennent. De 30 à 40 % de ces espaces sont sous-utilisés, a signalé Kevin Radford, sous-ministre adjoint, Services immobiliers de Services publics et Approvisionnement Canada lors de la Conférence. Son ministère s’est engagé dans une vaste initiative visant à créer des milieux de travail modernes, mobiles, connectés, sains, collaboratifs et novateurs dans toute l’administration fédérale. Et la conversion d’une partie de la superficie en bureaux partagés offerts en location pourrait faire partie de cette vision.
Outre le gouvernement canadien, les autres partenaires immobiliers du Réseau Interlieux sont deux caisses Desjardins, l’UQÀM, le Cégep de Rivière-du-Loup et le Collège Durocher, à Saint-Lambert.
Travailleurs nomades
«Le travail n’est pas un endroit où nous allons, mais plutôt quelque chose que l’on fait», a dit M. Radford qui souhaite promouvoir la mobilité pour que les fonctionnaires de chaque ministère puissent travailler dans n’importe quel espace de travail du gouvernement.
Le fait de se rendre toujours au même endroit pour travailler sera un concept complètement étranger à nos enfants, a-t-il prédit.
Les espaces partagés sont un véritable phénomène social, selon Louise Guay, présidente et fondatrice de Living Lab Montréal. Quelque 69 % des employés sont mobiles et 23 % de la main-d’œuvre active est composée de travailleurs autonomes, a-t-elle indiqué. «Nous sommes des travailleurs nomades, mais il n’y a pas assez de services pour répondre à cela.»
Le Réseau Interlieux est une partie de la réponse. Les travailleurs peuvent réserver un bureau à la pièce à l’aide d’une application mobile. Ils reçoivent ensuite un code d’accès personnel qui permet d’ouvrir la porte de l’espace de travail. À terme, le réseau pourrait compter 300 lieux de cotravail.
En plus d’optimiser les surplus immobiliers des organisations, Interlieux favorisera la collaboration entre les travailleurs et entre les entreprises, estime Mme Guay.
Faut se parler
Quand la firme comptable PWC a transformé ses bureaux de Montréal en aires ouvertes, elle en a profité pour mélanger les équipes des diverses industries et spécialités. « On a un peu forcé la collaboration, a dit la conférencière Nancy Awad, première directrice des opérations, Service interne du cabinet. Avant, on avait un étage de fiscalistes, un étage de vérificateurs, etc. Plus maintenant. »
Qui dit aires ouvertes, dit moins de bureaux fermés. PWC en a aboli 240. «Des associés qui avaient travaillé fort pour avoir un bureau de coin sont revenus au centre des espaces, a dit Mme Awad. Ça fait un peu mal, oui. Mais les aires ouvertes sont plus propices à la collaboration que les bureaux fermés. Sans compter qu’avoir plus facilement accès aux associés qui ont 20 ou 30 ans d’expérience, c’est bon pour le développement des plus jeunes.»
Le réaménagement a aussi été pensé pour favoriser le mieux-être et la santé des employés. Ainsi, tout le monde a désormais accès à la lumière et dispose d’un poste de travail ajustable en hauteur qui permet même de travailler debout. Pour inciter les gens à bouger, il y a une seule aire de café par étage et moins d’imprimantes.
Côté ergonomie, la firme-comptable a appris de l’expérience de son bureau de Toronto, réaménagé six ans plus tôt. Notamment, la superficie des tables de travail est passée de 60 par 24 pouces à 72 par 30 pouces afin de recevoir un deuxième écran. Un bras ergonomique pour ordinateur portable a aussi été ajouté aux postes de travail.
Travailler au chalet
Albert Dang-Vu, président et directeur général de Mirego, lui aussi conférencier, a dit vouloir bâtir la meilleure équipe, le meilleur endroit où travailler ainsi qu’un monde meilleur. L’environnement de travail est déterminant pour soutenir et refléter cette vision.
Aires ouvertes, pas de bureaux fermés pour les dirigeants, grande cuisine baignée de lumière, lounge avec foyer, salle pour s’isoler du bruit… Les employés du siège social de Québec de l’entreprise spécialisée dans la conception d’applications mobiles et de stratégies numériques travaillent dans un endroit idyllique.
M. Dang-Vu considère toutefois qu’on ne doit plus voir l’environnement de travail comme un seul endroit avec une adresse fixe. «Les gens travaillent de plus en plus à distance, de la maison, d’un café, dans des espaces collaboratifs. Avec notre chalet, on a voulu leur offrir un endroit différent pour travailler loin du bruit de la ville.»
Mirego vient en effet d’inaugurer son «Mirechalet», une résidence de cinq chambres qui peut loger 15 à 20 personnes et qu’elle a fait bâtir dans les montagnes de Charlevoix.
Les réactions à l’extérieur de l’entreprise ont été mitigées, a admis le jeune président. «Certaines personnes ont trouvé ça cool, d’autres ont dit qu’il s’agissait d’une dépense folle. Mais nous sommes convaincus que la valeur que le chalet nous rapportera sera bien plus importante que son coût.»
Il estime que le chalet favorisera la collaboration, la création, l’esprit d’équipe et la réflexion stratégique. Ce nouvel espace de travail sera mis à la disposition tant des employés que des clients. Blitz de travail en équipe, retraites stratégiques, séances de remue-méninge, formations, lancements de projets sont autant d’utilisations possibles.
