Gérer l’espace de travail avec des données concrètes, pas des perceptions

Publié le 22/03/2017 à 10:44

Gérer l’espace de travail avec des données concrètes, pas des perceptions

Publié le 22/03/2017 à 10:44

L'impressionnante architecture du siège suédois d'Ericsson.

 Comment faire pour réduire un espace-employé d’une superficie de 21m2 à 12m2 sans compromettre le confort de chacun? Comment offrir de la lumière naturelle à 1600 travailleurs qu’ils soient assis près des fenêtres ou au centre de l’immeuble?

Demandez-le à Karyne Soucy, chef responsable des installations chez Ericsson. Son entreprise, spécialisée en technologie et services de communication, vient de réaliser ce tour de force lors du récent déménagement de la division montréalaise. Après plus de 15 ans dans un immeuble situé au nord du boulevard Décarie, l’entreprise a, en décembre dernier, emménagé dans des locaux tout neufs signés Montoni, à Ville Saint-Laurent. Mme Soucy dressera les grandes lignes de ces nouveaux aménagements lors de la conférence Gestion des espaces de travail, présentée par Les Événements Les Affaires, le 2 mai prochain.

Des badges et des senseurs

Comment elle et son équipe sont justement parvenues à de tels résultats? «D’abord, on ne peut réaliser un tel exercice en se basant que sur des perceptions. Ça prend des données solides pour présenter un plan réaliste», soutient d’emblée Karyne Soucy. Des données, dit-elle, qui ont été collectées au cours des cinq dernières années.

L’une de ces collectes d’informations provient de l’attribution d’un badge de sécurité à l’ensemble des employés. «À l’aide d’un système de tourniquet installé à l’entrée de l’immeuble, ce badge, muni d’une puce, nous a permis d’établir le taux d’occupation de nos espaces de travail au quotidien. On a réalisé que le nombre d’employés présents au même moment dans l’immeuble n’a jamais dépassé les 1200», indique la conférencière.

Et cette analyse ne s’est pas limitée au taux d’occupation. «Nous avons évalué la fréquence d’utilisation de chacun des espaces de travail et de rencontres dans chaque département de l’entreprise. Cette quête d’informations s’est effectuée à l’aide de senseurs placés sous chaque chaise et chaque table de travail pendant une période de six semaines», explique Karyne Soucy.

Disparus, les bureaux fermés

Résultat? La nouvelle configuration, qui a éliminé totalement les bureaux fermés, y compris ceux de la direction, se traduit par davantage d’espaces de collaboration sur les étages dédiés aux équipes de recherches et développement. On compte au moins quatre salles pour six personnes. En comparaison, les étages dédiés aux équipes de finance disposent de deux à trois salles pour 4 personnes, poursuit Mme Soucy.

Certes, les grandes fenêtres contribuent à laisser pénétrer la lumière naturelle dans les deux nouveaux immeubles de 3 et 5 étages du nouveau complexe de l’entreprise. Chaque immeuble dispose toutefois d’un vaste puits de lumière central qui rejoint tous les étages, raconte fièrement la conférencière. Notez que Mme Soucy et son équipe ont déjà appliqué la candidature du complexe pour obtenir la certification LEED Or.

Enfin, l’entreprise a également tenu compte de la provenance de la majorité de ses employés pour choisir sa nouvelle adresse. Plus de 60% des employés vivent dans l’ouest de l’île de Montréal. Le nouveau complexe propose même plus de 800 places de stationnement intérieures. Le seul petit bémol : la nouvelle adresse s’est éloignée des aires de restauration. Raison pour laquelle Ericsson a aménagé une méga cafétéria pouvant accueillir 600 personnes à la fois. L’ancienne n’avait que 250 places. Et à propos, l’entreprise a changé de fournisseur dont les repas sont beaucoup plus raffinés que le précédent.

Pour en apprendre davantage, participez à la conférence Gestion des espaces de travail qui aura lieu le 2 mai 2018.

 

À propos de ce blogue

En coulisses est le blogue des Événements Les Affaires. Nous vous proposons un accès privilégié aux meilleures pratiques de la communauté d’affaires québécoises qui sont partagées lors de nos conférences. Chaque semaine, nous discutons avec certains des gestionnaires qui ont accepté d’être conférenciers à nos événements, afin de vous présenter des idées concrètes pour vous aider dans votre réflexion et répondre à vos préoccupations d'affaires.