Oubliez les formulaires à remplir pour demander des fournitures médicales ou pour passer des commandes. Au Centre hospitalier de l’Université de Montréal (CHUM), toutes les étapes du processus d’approvisionnement sont automatisées. Une réalisation rendue possible grâce à la combinaison de différentes technologies. Christine Ouellette, conseillère-cadre à la Direction de l’approvisionnement et de la logistique, viendra en parler lors de la conférence Gestion des TI dans le secteur public, présentée le 20 novembre prochain par les Événements Les Affaires.

Qu’est-ce qui a motivé ce projet ?

Christine Ouellette : L’idée était de simplifier et d’augmenter l’efficacité du processus d’approvisionnement. Mais ce n’est pas un projet classique avec un début et une fin. Les changements ont été mis en place progressivement sur une dizaine d’années en fonction des technologies disponibles et des priorités de notre Direction. C’est d’ailleurs une condition gagnante. Au lieu de tout chambarder d’un coup, on y est allé petit à petit. Cela a permis aux employés de s’approprier les technologies.

Quel a été le point de départ ?

C.O. : On a commencé par le stockage soutenu par des puces RFID. Avant, les employés de chaque unité étaient les yeux et les oreilles de la gestion des stocks. Lorsqu’ils constataient qu’un produit était sur le point de manquer, ils le signalaient à la personne de leur unité responsable des requêtes de fournitures. Évidemment, il y avait des oublis. Et les employés se retrouvaient parfois à courir dans l’hôpital pour trouver en urgence un produit quelconque. Avec le nouveau système, cela n’arrive plus.

Comment ça fonctionne ?

C.O. : On range les fournitures dans des casiers doubles. La moitié de la quantité de chaque produit est placée dans le casier avant et l’autre moitié, dans le casier arrière. Une étiquette RFID est apposée bien en évidence entre les deux espaces. Quand un employé prend le dernier produit du premier casier, il fait lire l’étiquette par un terminal juste à côté. Une requête de réapprovisionnement est alors générée et transmise de façon automatique à notre système d’achats. Le bloc opératoire a été le premier secteur à bénéficier de ce système. C’était en 2010, bien avant le nouveau CHUM.

Qu’est-ce qui se passe lorsque la requête arrive dans le système d’achats ?

C.O. : Elle est convertie en bon de commande, puis ce dernier est transmis au fournisseur. Sans aucune intervention humaine. Il y a seulement les commandes atypiques que le système dirige vers nos acheteurs pour les faire valider, soit celles qui sortent des paramètres établis. Cela représente 10 à 15 % des commandes.

Quelle autre technologie avez-vous adoptée par la suite ?

C.O. : On avait commencé quelques années avant, mais à partir de 2013 on a déployé à plus grande échelle l’Échange de documents informatisés (EDI) pour les transactions avec nos fournisseurs. Cette technologie existait depuis longtemps, mais on a été parmi les premiers à l’utiliser dans le réseau de la santé. Aujourd’hui, nos systèmes et ceux de nos fournisseurs se parlent. Encore une fois, seulement les transactions problématiques sont portées à l’attention de nos employés.

Vos fournisseurs ont-ils tous migré vers l’EDI ?

C.O. : Pas encore. Pour la facturation, environ 60 % de nos fournisseurs utilisent l’EDI. Pour les autres, on a mis en place ce qu’on appelle notre meilleur plan B : la Gestion électronique des documents ou GDE. Quand on reçoit des factures par courriel, par fax ou par la poste, on les passe dans notre GDE qui est une sorte de scanneur intelligent qui reconnaît les champs d’information. Les données entrent alors automatiquement dans notre système.

Quels ont été les impacts de ces changements sur les employés ?

C.O. : Leurs rôles et leurs responsabilités ont été transformés pour le mieux. Leur travail est plus gratifiant, car ils s’occupent des transactions plus complexes au lieu de passer l’essentiel de leur temps à faire de la saisie de données et de la gestion documentaire comme avant.