Terminez-vous souvent votre journée insatisfaite de ne pas avoir fait tout ce que vous vouliez faire? Ou avec l’impression de ne pas avoir arrêté une minute sans toutefois avoir fait avancer vos dossiers?

« Les adjointes administratives figurent parmi les employés les plus sollicités des organisations, constate la coach professionnelle Catherine-Julie Charette. Elles assument aussi des tâches très diversifiées. Sans compter qu’en tant que femmes, elles ont été conditionnées à penser aux autres et à rendre service. La recette idéale pour se retrouver surchargées. »

Mme Charette donnera des pistes pour mieux utiliser son temps lors de la formation « Gestion du temps et des priorités : les outils pour éviter la déconcentration », le 13 septembre prochain à Montréal. Cette formation des Événements Les Affaires fait partie d’une série de formations consacrée aux adjointes administratives.

On le sait et on le répète, les organisations évoluent aujourd’hui dans un environnement en perpétuel changement. « La conséquence, c’est que les tâches se multiplient, mais on oublie souvent de se questionner sur ce qu’on devrait cesser de faire ou faire autrement, dit la formatrice. Dans le feu de l’action, on ne prend pas le temps de se demander si la tâche qu’on exécute a réellement une valeur ajoutée. On fonctionne en mode réactif! »

Catherine-Julie Charette propose une astuce simple, soit se poser deux questions : La tâche que je m’apprête à faire est-elle vraiment nécessaire? Et si oui, est-ce la bonne chose à faire en ce moment? Un court instant de réflexion qui peut éviter des pertes de temps.

Développer une bonne relation avec leurs gestionnaires permet aussi aux adjointes de mieux gérer leur temps. « Quand les dossiers s’accumulent, il faut être capable de s’entendre avec son patron sur les priorités, quitte à repousser certaines échéances. »

Mieux s’organiser grâce au kaléidoscope

Pour mieux planifier et organiser le travail, Catherine-Julie Charette a mis au point le modèle kaléidoscope, un outil qu’elle présentera lors de la formation.

En résumé, cet outil comprend quatre facettes : personnalité, focus, action et énergie. Il permet d’abord de prendre conscience que notre personnalité joue un rôle dans nos difficultés à gérer notre temps. « Certaines personnes entreprennent plein de tâches à la fois, mais ne les finissent pas. D’autres ont du mal à boucler un dossier parce qu’elles veulent l’améliorer encore et encore. D’autres sont incapables de dire non parce qu’elles souhaitent être gentilles avec tout le monde », donne en exemple la formatrice.

La deuxième facette, le focus, consiste à se donner des objectifs en accord avec ses valeurs et ses besoins. La troisième permet de se préparer à se mettre en action en explorant diverses méthodes pour mieux organiser son travail, gérer les interruptions, les imprévus, les courriels, etc.

Enfin, « parce que nous sommes comme des piles rechargeables, c’est-à-dire que nous avons besoin d’énergie pour fonctionner, j’invite les participantes à la formation à identifier ce dont elles ont besoin pour optimiser leur niveau d’énergie mentale, physique et émotionnelle », décrit Catherine-Julie Charette.

« La formation aide à prendre du recul pour faire des changements durables. À condition cependant d’avoir la motivation et la discipline nécessaires, car ce n’est pas évident de changer ses comportements et ses croyances. C’est pourquoi je suggère aux participantes de cibler un ou deux aspects au lieu de se faire une longue liste de résolutions. Si elles intègrent un ou deux changements dans leur vie, ce sera déjà très bénéfique », conclut Mme Charette.