Adjointes administratives : partagez vos astuces

Publié le 18/09/2018 à 10:33

Adjointes administratives : partagez vos astuces

Publié le 18/09/2018 à 10:33

Aimeriez-vous savoir comment certaines adjointes parviennent à orchestrer leur agenda sans perdre leur souffle ? Voudriez-vous connaître leurs meilleurs outils ? Accepteriez-vous de partager, vous aussi, vos trucs les plus efficaces qui facilitent votre quotidien ?


L’occasion vous est présentée. La coach d’affaires Vicky Vaskelis d’Action-Miro Coaching animera un atelier interactif lors de la conférence Adjointe Administrative, présentée par les Événements Les Affaires, le 16 octobre prochain, à Montréal.


« Les adjointes administratives ont rarement l’occasion d’échanger entre elles leurs meilleures techniques pour maximiser leur horaire, leur gestion du temps et du stress. Cet atelier permet de briser cet isolement. Il a pour objectif de susciter les discussions et le partage des astuces pour exceller dans cette fonction multitâche », indique Vicky Vaskelis. Notez que toutes les suggestions émises lors de l’atelier seront compilées au sein d’un document qui sera envoyé à chacune des participantes.


Des problématiques universelles


Au cours des 20 dernières années, cette experte a accompagné plus de 700 PME ici et ailleurs sur le globe. Vicky Vaskelis a elle-même, déjà occupé le rôle d’adjointe administrative. Des expériences de travail qui lui permettent aujourd’hui d’établir certains constats. « D’abord, dit-elle, les adjointes administratives font face à deux principales problématiques : comment trouver du temps de qualité pour discuter avec leur gestionnaire et quels sont les outils les plus efficaces pour accomplir l’ensemble de leurs tâches ? »


« Et ces deux défis sont universels. Ce sont les mêmes pour la plupart des adjointes administratives peu importe où elles travaillent à travers le monde », soulève Mme Vaskelis.


Adjointes administratives


Autre observation : Plus de 75% des outils qui aident l’adjointe à accomplir ses tâches sont les mêmes qui vont aider le gestionnaire à accomplir les siennes. Elle cite en exemple la planification de rencontres entre l’adjointe et le gestionnaire. Dans son cas, raconte-t-elle, elle et son adjointe se donnent rendez-vous tous les matins de 7h à 7h30 pour discuter de l’agenda du jour. « Cette rencontre, qui se fait par vidéoconférence, nous permet à toutes les deux de prioriser les dossiers de la journée et de subvenir aux urgences s’il y en a », indique Vicky Vaskelis. Et à propos des urgences, les adjointes ont avantage à développer un certain sens à leur égard. Elles doivent avoir le flair, dit-elle, pour déterminer lesquelles sont réelles ou pas. « Car la plupart du temps, elles le sont rarement », observe la coach Vaskelis.


Réduisez les distractions


Limiter les distractions figure aussi parmi les défis quotidiens des adjointes, note-t-elle. « Des études démontrent que chaque fois que vous êtes dérangées par une sonnerie, une alarme, une question, un appel, une personne qui se présente à votre bureau, ne serait-ce que quelques secondes, ça prend en moyenne entre 8 et 15 minutes avant de retrouver le niveau de concentration dans lequel vous étiez le moment d’avant », expose Vicky Vaskelis. Enfin, au-delà de tous ces trucs et astuces, conseille-t-elle, l’essentiel est de demeurer zen et surtout réaliste du nombre de tâches que l’on peut accomplir en une journée.


À propos de ce blogue

En coulisses est le blogue des Événements Les Affaires. Nous vous proposons un accès privilégié aux meilleures pratiques de la communauté d’affaires québécoises qui sont partagées lors de nos conférences. Chaque semaine, nous discutons avec certains des gestionnaires qui ont accepté d’être conférenciers à nos événements, afin de vous présenter des idées concrètes pour vous aider dans votre réflexion et répondre à vos préoccupations d'affaires.

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