go

Recherche avancée

Accueil

Accueil >> Industries  >> Gestion - Management  >> Détail d'article

Croulez-vous sous les courriels ?

  • Nathalie Vallerand
  • 5 juin 2008

Pour en savoir plus

Autres textes :
Articles de l'industrie


 

Mal utilisée, la messagerie électronique peut vous ralentir sérieusement. Aussi faut-il se libérer des courriels inutiles.

Combien de courriels recevez-vous par jour ? "Au-delà de 50, vous avez probablement de la difficulté à les gérer", a souligné François Gamonnet, cofondateur de l'Institut de gestion du temps, lors d'une séance de formation sur la gestion des courriels tenue en mai à Montréal.

Combien y a-t-il de courriels lus et non lus dans votre boîte de réception ? Nombreuses sont les personnes qui en accumulent plusieurs centaines, selon le consultant, qui dit qu'il a même vu une boîte remplie d'un nombre record de... 8 500 courriels !

Une mauvaise gestion des courriels n'est pas sans conséquences. Vous perdez du temps à lire et à traiter des courriels inutiles, imprécis ou trop longs, vous peinez à retrouver les messages dont vous avez besoin, tous ces messages augmentent votre charge de travail... Bref, vous n'arrivez plus à faire les tâches pour lesquelles vous êtes rémunéré !

Faites des brouillons et relisez-vous

Pour reprendre la contrôle de cet outil, il importe d'abord de vous demander, chaque fois, si le courriel est le mode de communication le plus approprié. Ce n'est pas toujours le cas. Si le sujet est délicat, urgent ou nécessite une discussion, mieux vaut téléphoner ou organiser une rencontre. "Le courriel devrait être réservé aux informations factuelles, courtes et précises, de même qu'aux envois groupés", affirme M. Gamonnet.

Utilisez avec parcimonie la fonction "copie conforme", source de bien des courriels inutiles. Faites suivre une copie uniquement aux personnes réellement concernées.

La fonction "brouillon", quant à elle, peut être utile pour éviter de bombarder vos destinataires de courriels. Servez-vous-en pour colliger au fur et à mesure les renseignements destinés à la même personne. Ainsi, vous lui expédierez un seul courriel synthétique à la fin de la journée plutôt que plusieurs ne contenant que des bribes d'information.

Avant d'envoyer un message, relisez-le deux fois afin de vous assurer qu'il est clair et précis. S'il est expédié à plusieurs personnes, avez-vous indiqué ce que vous attendez de chacun ? Si une réponse est requise, avez-vous donné un délai ? Un courriel vague risque de rester sans réponse ou d'obliger vos correspondants à vous demander des précisions. Et c'est parti pour le ping-pong de courriels !

Indiquez précisément l'objet du message dans l'en-tête. Cela est crucial pour que votre courriel atteigne son but. L'objet doit être concis tout en informant le destinataire du sujet et de l'action que vous souhaitez le voir prendre. Surtout, n'envoyez jamais de courriels sans inscrire d'objet. "En faisant un survol de ses nouveaux messages sans les ouvrir, le destinataire doit avoir une idée du contenu de votre courriel", souligne M. Gamonnet.

Aussi, pour ne pas être déconcentré à tout moment, désactivez les fonctions de notification et d'indicateur sonore des messages entrants.

Enfin, est-ce bien nécessaire de répondre "merci" chaque fois qu'une personne vous envoie une information ?

Une bonne boîte de réception est une boîte vide

Il faut aussi s'efforcer d'écrire moins de courriels, ce qui suscitera... moins de réponses. Détruisez aussi sans les lire les courriels inutiles et avisez vos correspondants de ne plus vous faire suivre blagues, photos, vidéos, etc. et de ne pas vous envoyer de copies conformes inutilement. Retirez votre nom des listes d'envoi que vous ne lisez pas et fixez des limites de taille de fichiers joints, ce qui aura aussi pour effet d'alléger votre boîte de réception.

Et, de grâce, désactivez les demandes automatiques de confirmation de lecture et d'accusé de réception. "De toute façon, c'est inutile, car les correspondants ont le choix d'accepter ou non ces demandes", avise M. Gamonnet.

Pour éviter le débordement de la boîte de réception, une autre bonne habitude con-siste à traiter chaque courriel dès la première lecture. Vous pouvez le détruire, y répondre sur-le-champ, le transformer en tâche dans Outlook, le déplacer dans un dossier approprié pour référence ou déléguer à quelqu'un d'autre le soin d'y répondre. Dans ce dernier cas, toujours envoyer une copie conforme à l'expéditeur pour qu'il sache qui traitera sa demande et éviter qu'il vous relance pour avoir une réponse.

Autant que possible, ne laissez pas de courriels dans la boîte de réception. S'ils ne sont pas détruits, ils doivent être classés. Pour cela, créez des dossiers dans votre boîte d'archivage. Une bonne boîte de réception est une boîte vide.

Publicité

les affaires.tv

Publicité
Publicité

Liens commerciaux