Comment lancer un intranet

Stéphane Gagné
22 décembre 2007

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Dans le deuxième volet de cette série, nous vous présentons les façons d'implanter avec succès un intranet au sein de votre entreprise.

Un intranet ? L'idée est séduisante : votre entreprise peut avoir son propre réseau informatique privé, fonctionnant à la manière d'Internet.

Mais attention : un intranet déployé sans planification peut s'avérer un outil tout à fait inutile, et même un " bouffe-temps ". Si vous consacrez du temps et de l'argent pour développer une telle plateforme, il faut veiller à ce qu'elle soit utile. Voici un petit guide pour que son intranet soit utilisé et apprécié.

Procéder par phases

" Implanter un intranet exige souvent des changements énormes dans la culture d'une organisation, dit Huguette Nadeau, présidente-directrice générale de l'entreprise de conception Web Prospection communication Internet. Je conseille donc aux gens d'entreprendre son développement par phases pour des raisons budgétaires et aussi pour laisser le temps aux employés de s'approprier l'outil. "

Planifier avant d'agir

Selon Mme Nadeau, l'implantation d'un intranet dans une entreprise, cela se planifie. Dans l'analyse qu'effectue son entreprise, la partie technologie n'occupe généralement que le quart du projet, le reste est occupé par la réponse aux besoins des employés et de l'organisation et la mise en place d'un plan et d'un processus d'implantation.

Cette étape d'analyse, très importante, représente 25 à 30 % du travail, selon Martine Larose, directrice du service conseil d'ISI conseil, une entreprise qui offre une gamme complète de services informatiques. " Souvent, les objectifs pour lesquels une organisation désire avoir un Intranet ne sont pas clairs. Il est donc important de s'asseoir avec les dirigeants et les personnes clés et de clarifier ce qu'il compte faire avec cet outil. "

Recevoir l'appui de tous

Lors de la planification, " il faut que les gestionnaires soient convaincus du bien-fondé du projet pour pouvoir convaincre à leur tour leurs employés, affirme, Mme Nadeau, dont l'entreprise a réalisé des projets Web pour plusieurs ministères québécois et des entreprises privées comme l'Industrielle Alliance. Pour cela, il faut que l'intranet fasse partie intégrante de la stratégie de l'entreprise. " Mme Larose suggère de faire participer dès le début les employés à la réalisation de l'intranet.

Prévoir un contenu dynamique

Un intranet, c'est comme un site Internet à plus petite échelle. " Il faut intégrer de nouvelles informations à chaque jour pour encourager à la fréquentation, dit Mme Nadeau. Si vous y mettez de l'information incontournable, les employés vont retourner régulièrement sur le site sans qu'il soit même nécessaire d'en faire la promotion. Cette information peut ensuite être archivée et devenir un outil de formation pour un nouvel employé et que celui-ci peut consulter se référer au besoin. "

Se munir d'un outil de gestion du contenu

Il est souvent nécessaire de se munir d'un outil de gestion de contenu, connu sous le nom de CMS (Content Management System). L'analyse de départ déterminera la nécessité d'installer un tel outil, explique Mme Larose. Cela dépend de la quantité de mises à jour qu'il y a à faire et de la disponibilité qu'ont les employés à l'interne pour les faire.

Encourager la participation de tous les employés

Mme Nadeau encourage la participation de tous les employés à l'enrichissement du contenu. La formation est donc importante. " Il faut former des formateurs dans l'entreprise qui seront responsables de faire connaître aux employés toutes les possibilités de l'interface utilisée ", dit-elle.

Une mise en garde : l'intranet ne doit pas se développer de façon anarchique. " Il est donc nécessaire qu'il y ait un ou des responsables, dit Mme Nadeau. Car ça prend quelqu'un qui contrôle le contenu pour s'assurer qu'il correspond aux besoins de l'entreprise. "

Ne pas multiplier les intranets

Mme Nadeau déconseille le développement de plusieurs intranets dans une même entreprise, qui peut être contreproductif. " Les gestionnaires sont alors forcés de consulter plusieurs plates-formes avant d'avoir une vue d'ensemble de ce qui se fait dans l'entreprise. Cela peut aussi donner l'impression que les services travaillent en vase clos. "

Abandonner les anciennes méthodes de diffusion

En plus de ne pas multiplier les Intranets, il ne faut pas multiplier les moyens de diffusion de l'information. " Si on souhaite mettre en place un Intranet, c'est qu'on veut améliorer les communications au sein de l'organisation, affirme Mme Larose. Les anciennes méthodes de diffusion de l'information [ex. : courriels collectifs, babillards] devraient donc être abandonnées graduellement pour ne pas dédoubler les efforts à ce chapitre ou intégrées dans l'Intranet. "