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Plusieurs outils à portée de main des entreprises

  • Gagné Stéphane , Journal Les Affaires
  • 21 août 2007

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Articles de l'industrie

Alors que de plus en plus d'entreprises se disent ouvertes au télétravail, elles peuvent compter sur de nombreux outils de collaboration pour travailler en réseau et à distance.

L'avènement du courriel a été un fait marquant dans ce domaine. Mais devant les multiples possibilités offertes par les outils de collaboration, ce qu'on appelle couramment le Web 2.0, plusieurs sont tentés de dire : oubliez le courriel.

Le courriel, un outil dépassé ?

Certains croient même que le courriel comme outil de collaboration est dépassé, voire nuisible.

C'est la thèse que soutient l'auteur d'un article paru sur le sujet, en juillet dernier, dans le journal britannique The Independant. Selon Jimmy Lee Shreeve, les travailleurs sont inondés de courriels chaque jour, courriels qui pour la plupart sont inutiles et nuisent à leur productivité.

Pour appuyer sa thèse, il cite plusieurs études. Ainsi, une étude récente d'AOL révèle que beaucoup de gens sont de plus en plus accros à leur courriel, vérifiant leurs messages dans la salle de bains, à l'église et même en conduisant.

Selon les auteurs de l'étude, entre 10 et 50 % du temps de travail serait consacré à l'utilisation du courriel, ce qui nuit à la productivité.

De là l'intérêt de s'ouvrir aux nouveaux outils, dont plusieurs sont plus évolués et mieux structurés. Sylvain Carle, vice-président, technologies, de Praized - une entreprise en démarrage qui offre du contenu pour les blogues - est un ardent défenseur de ces outils. Avec ses associés, il les utilise abondamment.

" Nous travaillons tous pour l'instant dans des lieux différents, et les outils collaboratifs sont très utiles comme lieu d'échange ", dit M. Carle.

Il utilise beaucoup la messagerie instantanée Google Talk, mais il admet avoir un faible pour Campfire. " C'est un lieu virtuel où toutes les discussions sont archivées de façon structurée, dit-il. Si je ne peux pas participer à une discussion qui se déroule entre mes collègues, je peux toujours aller sur Campfire, lire ce qui s'est dit et intervenir au besoin.

" Les échanges y sont archivés très longtemps et je peux toujours m'y référer au besoin, pour me rappeler ce qui s'est dit un moment donné. "

Google Document et Tableur est aussi une autre solution intéressante et gratuite. Elle permet de partager des feuilles de calcul (ou tableurs) et des documents avec d'autres utilisateurs. Vous pouvez ainsi collaborer avec eux en temps réel par voie électronique et ceux-ci peuvent lire ou modifier vos documents.

" C'est une version évoluée des wikis ", précise M. Carle.

M. Carle et ses collègues utilisent d'ailleurs les wikis (voir l'article en page 29), une application très simple grâce à laquelle chaque utilisateur peut ajouter du contenu à un document ou le modifier.

Jean-François Renaud, associé chez Adviso Conseil, une firme spécialisée en stratégie et marketing Internet, se sert également des wikis.

Des mentalités à changer

MM. Renaud et Carle admettent toutefois qu'ils y ont encore peu souvent recours.

" L'emploi des wikis est encore rare au Québec, alors qu'il est très répandu aux États-Unis, affirme M. Renaud. C'est que la génération des baby-boomers est assez fermée à l'idée de perdre le contrôle de rapports d'entreprise ou d'autres documents faits à l'interne. "

M. Carle avance une autre explication. " La collaboration, c'est aussi une question de culture. Il a été facile pour mes collègues et moi de nous approprier ces outils, car nous sommes habitués de travailler de cette façon.

" Mais ce n'est pas le cas pour tout le monde, ajoute-t-il. Ça prend des gens habitués à la communication par ordinateur, car elle est moins nuancée que la communication verbale. Par exemple, elle ne serait pas appropriée pour régler un problème de ressources humaines. "

M. Carle croit toutefois qu'il y a de grands avantages à apprivoiser ces outils. Car contrairement à la vidéoconférence ou aux conférences téléphoniques, les gens ne sont pas obligés d'être tous là en même temps au moment où se tient la discussion.

Avec les outils collaboratifs, on peut intervenir en différé, par voie électronique. De plus, on peut archiver de façon structurée les conversations, ce qui est impossible avec le courriel.

Parmi les autres outils disponibles, mentionnons les logiciels de Microsoft (SharePoint et Groove) et ceux d'autres entreprises comme le Groupe CIS.


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