Les conditions gagnantes pour implanter un wiki

Réjean Roy, Journal Les Affaires
13 décembre 2007

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" La partie TI de l'équation wiki, c'est la plus facile, insiste Andrew McAfee, professeur à la Harvard Business School. Une fois que vous aurez installé votre wiki, il vous faudra réunir d'autres conditions pour assurer sa bonne utilisation ".

D'abord, les wikis sont utilisés lorsqu'ils permettent à l'organisation et ses membres de combler un besoin véritable. " Pour que le wiki d'une entreprise serve, il faut que l'on y déniche de l'information pertinente introuvable ailleurs ", note François Beauregard.

" J'ai voulu utiliser un wiki pour animer la communauté des profs de la Harvard Business School, avance Andrew McAfee, mais cette tentative a échoué parce que notre groupe n'avait rien de pressant à accomplir. Par contre, le recours aux wikis a été très utile dans le cadre d'un projet urgent entrepris avec des chercheurs du Massachusetts Institute of Technology. Aucun autre outil collaboratif n'aurait permis l'obtention des résultats visés. "

" Le succès de l'implantation d'un wiki repose sur un long et patient travail d'évangélisation, note Dirk Riehle, responsable de la recherche sur le logiciel libre chez SAP Labs. Chez nous, c'est littéralement en éduquant nos employés un par un qu'on a réussi à populariser cet instrument. "

Mais le fait que les participants visés croient en les wikis et savent les utiliser ne signifie pas que leurs habitudes changeront rapidement. Pour vaincre la force d'inertie qui favorise des moyens de collaboration populaires, comme le courriel, il peut valoir la peine pour l'entreprise d'être directive. Par exemple, le pdg de Dresdner Kleinwort, une banque d'investissement européenne, " s'est carrément mis à refuser de répondre aux questions qu'on lui envoyait par messagerie électronique ", raconte Andrew McAfee. " Pour communiquer avec lui, tout employé devait absolument passer par le wiki. "

D'autres organisations cherchent plutôt à changer les comportements de leurs employés en récompensant leur participation aux wikis. " Chez SAP Labs, l'évaluation formelle de chaque employé se fait maintenant en tenant compte de l'importance de sa contribution au wiki ", souligne Dirk Riehle. Pour encourager les spécialistes internes et externes des systèmes ERP à partager leurs savoirs et savoir-faire, l'entreprise leur donne aussi des points échangeables contre des prix pour chaque lien hypertexte, paragraphe ou page qu'ils ajoutent à un wiki.

Cela dit, l'implantation des wikis produira les fruits escomptés seulement dans les organisations qui ont une culture d'entreprise favorable à la gestion démocratique des connaissances, souligne Tom Davenport. Pour ce gourou du knowledge management, les wikis et Internet " n'ont pas à eux seuls le pouvoir d'éliminer les structures hiérarchiques et les jeux de pouvoir, celui de donner aux idées des employés de première ligne le poids accordé aux idées du pdg. La plupart des barrières qui nuisent à la libre circulation des connaissances utiles aux organisations ne disparaîtront pas parce que les technologies, elles, changent ".