Un outil puissant pour les entreprises

Réjean Roy, Journal Les Affaires
13 décembre 2007

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SÉRIE LE FUTUR DES COMMUNICATIONS D'ENTREPRISES Dans le premier volet de cette série, nous vous présentons les manières dont les wikis peuvent vous permettre de faire mieux circuler les connaissances et les informations au sein de votre entreprise.

En 2001, Jimmy Wales, riche homme d'affaires américain, décidait de créer une nouvelle encyclopédie Web. Wikipedia aurait une particularité : son contenu multilingue serait produit à l'aide d'un logiciel appelé wiki par des milliers d'internautes bénévoles plutôt que par une équipe d'employés rémunérés.

Ces collaborateurs seraient parfois des personnes ordinaires, parfois des experts reconnus. Chacun pourrait écrire des articles ou parties d'articles sur les sujets de son choix, par exemple la chimie organique ou Brad Pitt. Tout internaute pourrait également, de son propre chef, corriger ou éliminer les entrées produites par d'autres personnes.

Comme jamais auparavant, la technologie permet de travailler en réseau, de mettre à profit plus efficacement les expertises variées des employés, de réagir plus rapidement. Bref, de communiquer plus intelligemment, pour devenir une organisation plus performante. Mais comment appliquer les principes de Wikipedia dans une entreprise ?

Des façons nouvelles de procéder

Pour Andrew McAfee, professeur à la Harvard Business School, l'exemple de Wikipedia illustre éloquemment la puissance des wikis. " Ces outils permettent aux organisations de gérer le savoir de façons totalement nouvelles ".

D'abord, les wikis donnent aux entreprises une possibilité extraordinaire d'exploiter ce que l'auteur James Surowiecki a appelé la sagesse des foules (the wisdom of crowds). Par le passé, il était extrêmement compliqué pour une entreprise d'inviter les gens de l'extérieur de l'organisation à participer à la production de nouveaux savoirs et à leur enrichissement. Impossible de bâtir Wikipedia avec le télécopieur ! Mais grâce aux wikis, n'importe quelle entreprise peut désormais accéder aux connaissances des experts (et gens ordinaires) qui se trouvent à sa périphérie.

Par exemple, les dirigeants de SAP Labs, le bras recherche-développement du producteur allemand de progiciels de gestion intégrés SAP, sont conscients que Bill Joy, cofondateur de Sun Microsystems, avait raison lorsqu'il a déclaré que " la plupart des gens intelligents dont une entreprise a besoin travaillent pour quelqu'un d'autre ". SAP Labs se sert ainsi des wikis pour permettre aux professionnels actifs dans le secteur des ERP de perfectionner leurs connaissances et les partager avec l'ensemble des membres de cette communauté... et le personnel de SAP !

Un outil puissant

Ensuite, les wikis favorisent une meilleure exploitation des connaissances de l'organisation, parce qu'ils permettent à ceux qui les détiennent de les partager facilement. Ainsi, contrairement aux intranets traditionnels, les wikis permettent à tous les employés de l'entreprise de créer une page Web, d'y faire des modifications, d'y insérer des hyperliens ou d'y ajouter des graphiques. Plus besoin d'être patron pour donner de la visibilité à ses idées !

" Pour que les travailleurs de l'information partagent l'information et les connaissances qu'ils détiennent, il faut qu'ils puissent le faire facilement et spontanément, estime François Beauregard, fondateur de Pyxis Technologies, une PME lavalloise de 35 employés qui se spécialise dans le développement de logiciels et recourt aux wikis depuis 2002. On ne doit pas penser qu'ils accepteront de passer par un processus d'édition compliqué pour diffuser une nouvelle idée dans l'intranet. Si on exige trop d'eux, ils laisseront tomber. "

" Lorsque les wikis sont déployés au sein d'une entreprise, conclut Andrew McAfee, la gestion des connaissances cesse d'y être l'affaire de quelques personnes. Elle y devient véritablement l'oeuvre de tout le monde. "