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Victime d'une fraude ? Voici quoi faire

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En l’absence de votre directeur des achats, vous découvrez des irrégularités dans certaines transactions. Vous trouvez des bribes d’informations qui n’ont aucune logique. Vous vous posez des questions : «Que s’est-il passé? Qui est ce fournisseur?»

Lors de votre processus de conciliation bancaire, vous remarquez que des chèques non émis par votre entreprise ont été soumis à votre institution financière pour compensation. Vous avisez votre institution financière afin de faire opposition aux chèques contrefaits.

Mais, vous ne savez pas qui a contrefait ces chèques et si d’autres chèques contrefaits ont été émis. Vous vous posez des questions : «S’agit-il de chèques contrefaits à l’interne ou à l’externe? Comment faire pour s’en assurer? Qui est impliqué?»

Lors d’une analyse de votre inventaire, vous remarquez des variations importantes et anormales. Vous soupçonnez qu’il y a du vol de marchandise dans votre entrepôt. Vous vous posez des questions : «S’agit-il d’un ou de plusieurs employés? Qui sont-ils? Pouvez-vous les congédier? »

Tous ces cas ont un point en commun : la découverte d’une fraude. À la suite de cette découverte, les dirigeants des entreprises victimes de fraude se posent de nombreuses questions et ne savent pas toujours comment réagir.

Voici une liste de points importants à considérer lorsqu’une fraude potentielle a été identifiée :

• Demander conseil au service des ressources humaines afin de respecter les lignes de conduite appropriées, telles que les normes du travail et les conventions collectives. Il pourrait aussi être approprié de suspendre l’employé soupçonné plutôt que de le congédier afin de maintenir le lien d’emploi durant l’enquête;
• S’adresser au service juridique ou communiquer avec un avocat de litige ou en droit du travail afin d’obtenir des conseils quant à vos obligations et vos droits;
• Suspendre les accès physique et informatique de l’employé soupçonné (p. ex. : carte d’accès, accès au réseau informatique);
• Aviser toute institution financière ou société gérant des actifs ou liquidités de l’entreprise afin de modifier les autorisations de transaction et d’obtenir un relevé récent;
• Vérifier si votre police d’assurance couvre le vol ou la fraude commis par un employé;
• Prendre connaissance du contenu de votre police d’assurance : 
- Aviser la société d’assurances (délais de notification à respecter); 
- Déposer une plainte auprès des autorités policières (parfois requise par la société d’assurances); 
- Déterminer s’il est nécessaire de faire appel à des experts afin de vous aider dans l’enquête et de quantifier les dommages (parfois la société d’assurances exige un rapport d’expert et en couvre les frais afférents);
• Préserver le caractère authentique de toute preuve papier ou électronique. Les données informatiques s’avèrent très volatiles; il est donc essentiel que leur analyse soit effectuée de façon à ne pas en altérer le contenu afin d’en permettre une analyse approfondie. Un expert en informatique n’est pas un expert en enquête informatique;
• Retenir les services d’experts juricomptables afin d’entreprendre une enquête, d’identifier les parties impliquées, de mettre à jour les procédés utilisés, de quantifier la perte, de préparer un dossier de preuves adéquates et d’obtenir un rapport d’expert.

Il est important de noter qu’il s’agit d’étapes qui peuvent être réalisées de façon simultanée, histoire d’amenuiser rapidement l’incidence d’une fraude sur votre entreprise.

Lors de la découverte de fraude, il est essentiel de réfléchir avant d’agir. Les actions prises lors d’une enquête pourront avoir des répercussions directes et indirectes sur l’avenir de l’organisation.

Par exemple, l’entreprise voudra s’assurer de la véracité des allégations et obtenir suffisamment de preuves afin d’éviter des congédiements injustifiés. Les torts causés à un employé congédié injustement peuvent être coûteux si les soupçons se révèlent inexacts; une telle situation pourrait se conclure par une poursuite intentée contre l’entreprise.

Pour éviter des pertes supplémentaires, l’entreprise voudra également mettre fin le plus rapidement possible aux malversations. Elle devra donc éliminer les accès possibles pour le fraudeur, qu’il s’agisse de l’accès physique à l’entrepôt ou aux locaux de l’entreprise, au système informatique ou aux comptes ou titres détenus dans des institutions financières, pour éviter qu’il s’approprie des fonds ou des actifs supplémentaires.

Plusieurs méthodes existent pour recueillir et conserver les preuves documentaires et électroniques. Toutefois, certaines de ces méthodes pourraient altérer l’authenticité et la qualité de la preuve. Avant d’agir, prenez le temps de planifier et, en cas de doute, demandez conseil à des experts.

Van Khanh Bui, directrice principale et Jean-François Legault, directeur principal, de l’équipe de Juricomptabilité et Enquêtes du bureau de Samson Bélair/Deloitte & Touche à Montréal.

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