En général, une dépense est déductible si elle a été engagée pour gagner un revenu d'entreprise ou de bien. Cependant, les frais de repas, de boissons et de divertissement, communément appelés frais de représentation, font exception.

Lorsque les frais de représentation ne sont pas considérés comme une dépense personnelle, ils sont habituellement déductibles à 50 %. Selon le cas et selon les conditions applicables, ces frais peuvent aussi être déductibles en totalité ou ne pas l'être du tout.

Voici sommairement des exemples de frais qui sont déductibles à 50 %, en totalité ou non déductibles.

La règle de base : déductibles à 50 %

coût des aliments et boissons, y compris le pourboire ;

coût des aliments et boissons, dont le pourboire, consommés sur un terrain de golf si ces frais sont indiqués de façon détaillée sur la facture (exception : les forfaits «golf et repas»au Québec) ;

carte cadeau de restaurant ou de la SAQ ;

coût d'une loge dans un lieu sportif ;

cadeaux à des clients, à condition que ce soient des aliments, des boissons ou des divertissements ;

indemnités de repas versées aux employés et qui ne sont pas incluses dans les revenus de ces employés ;

billets pour des pièces de théâtre, des concerts ou des événements sportifs ;

frais pour des laissez- passer de saison de ski ;

frais de transport, de déplacement et de logement relatifs à des dépenses de divertissement.

Déductibles en totalité

frais de repas, de boissons et de divertissement qui sont refacturés au client et détaillés sur la facture (la règle de 50 % s'appliquera au client)

frais engagés au profit de tous les employés, comme les frais relatifs au party de Noël (six événements par an)

au Québec, un abonnement (au moins trois représentations) à des concerts d'un orchestre symphonique, d'un ensemble de musique classique ou de jazz, à des représentations d'opéra, à des spectacles de danse et à des pièces de théâtre, pour des événements ayant lieu au Québec.

Aucunement déductibles

dépense engagée pour l'acquisition ou l'usage d'un bateau de plaisance, d'un pavillon, d'un chalet-hôtel (ex. : pourvoirie de chasse et de pêche) ou d'une installation de golf, ainsi que les sommes payées à titre de cotisations (droits d'inscription ou autres) à une association dont l'objet principal consiste à offrir à ses membres des installations de loisirs, de sport ou de restauration ;

cotisations à un club social ou sportif payées par l'employeur au bénéfice d'un employé, même si l'employé a un avantage imposable ;

au provincial seulement, les frais de représentation sont sujets à une limite générale égale à 1,25 % du chiffre d'affaires de l'entreprise. Cette limite ne s'applique qu'aux frais déductibles à 50 %.

Des preuves

Les autorités fiscales pourraient demander que vous démontriez que les dépenses ne sont pas des dépenses personnelles. Il est donc important que vous conserviez facilement accessibles les informations suivantes : les noms des clients ou autres personnes ayant bénéficié de ces frais, ainsi que les noms des endroits, les dates, les heures et les montants, accompagnés des pièces justificatives.