Administrateurs sans papier

Publié le 02/02/2013 à 00:00

Administrateurs sans papier

Publié le 02/02/2013 à 00:00

L'Agence du revenu du Québec, la Régie de l'assurance maladie du Québec, le Palais des congrès, Manufacturiers et exportateurs du Québec, Argex... Les administrateurs de ces sociétés ne se déplacent plus avec des valises remplies de documents. Ils les consultent en ligne, avant aussi bien que pendant les réunions.

Printemps 2011, première réunion du conseil de la nouvelle Agence du revenu du Québec. Le pdg, Jean Saint-Gelais, dépose deux objets sur la table, un cahier et un iPad. Il déclare : «Regardez bien ce document papier, c'est la dernière fois que vous en verrez à nos réunions». Il a tenu parole. À l'hiver 2011, c'est au tour des administrateurs de la RAMQ de passer au conseil sans papier. Ils reçoivent tous un iPad. «J'en rêvais il y a cinq ans déjà, confie Michel Lamontagne, président du conseil de la RAMQ. Mais c'était prématuré.»

Depuis, l'idée et la technologie ont fait leur chemin. L'arrivée des tablettes a fait tomber les résistances. «Une tablette est bien plus facile à utiliser qu'un ordinateur», souligne Ève Giard, vice-présidente associée et secrétaire corporative adjointe à la Caisse de dépôt et placement du Québec. À la Caisse, l'aventure sans papier débute doucement en 2010 par un site sécurisé à l'usage exclusif des administrateurs, qui héberge tous les documents nécessaires au CA. Les administrateurs y accèdent à partir de leur propre ordinateur. Pendant cette phase, Ève Giard et l'équipe du secrétariat de la Caisse leur envoient encore la version papier des documents. Depuis février 2012, la Caisse fournit un iPad à tous ses administrateurs.

Convivialité et ergonomie

Leading Boards, de la firme québécoise du même nom, est une de ces applications permettant d'entreposer les documents des administrateurs. «Nous l'avons créée avec deux préalables en tête : la convivialité et l'ergonomie, explique Jean-Marc Félio, fondateur de l'entreprise. Un administrateur ne doit pas mettre plus de quinze minutes à apprendre à maîtriser les différentes fonctions, et aucun service après-vente ne doit être nécessaire.»

Parmi les avantages, on pense bien sûr à l'élimination du papier et des frais de messagerie ainsi qu'à des gains de temps. Mais il y a plus. Les applications pour les conseils permettent d'entreposer une foule de documents de soutien : vision, mission, règlements, code d'éthique, manuel de l'administrateur... Puisque les documents peuvent être annotés avant la réunion et que ces notes sont visibles par tous, on peut imaginer des discussions plus directes au moment de la réunion, chaque administrateur connaissant déjà le point de vue de ses collègues. Certains, toutefois, décèleront un risque de dérapage préréunion dans le cas de questions controversées.

Trois enjeux sont à considérer avant de larguer le papier, explique Michel Lamontagne. Le fournisseur doit pouvoir garantir la confidentialité des informations hébergées. L'application doit s'avérer conviviale. «Il ne faut pas être plus catholique que le pape, prévient Jean-Marc Félio. Laissez trois mois à vos administrateurs pour s'habituer.» Et les coûts ? L'application Leading Boards coûte 3 950 $ pour la première salle virtuelle et 2 000 $ pour les autres. Il faut compter une salle pour le conseil lui-même et une pour chacun de ses comités.

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