Dans le domaine des outils langagiers, ce sont les logiciels de gestion de document qui ont la cote. Ces technologies aident les entreprises, qui croulent sous le poids des données, à économiser temps et argent.

Retrouver le répertoire d'un employé qui vient de quitter, retracer des échanges de courriels autour d'une importante transaction ou localiser la version la plus récente d'un rapport sont autant de situations qui peuvent donner du fil à retordre.

Environ 80 % des employés gaspillent, en moyenne, une demi-heure par jour à chercher de l'information, selon BAE Systems, une société mondiale de systèmes de défense et de sécurité.

Les logiciels de gestion de documents sont précieux pour se retrouver dans le flot d'informations généré. D'après la firme américaine NelsonHall, le marché de la gestion de document surpassera les 45 milliards de dollars en 2013. La multinationale Xerox, qui permet de numériser les documents photocopiés, mène actuellement le bal de la gestion documentaire avec plus de 6,4 milliards de dollars de chiffre d'affaires.

Pour l'instant, ce sont davantage les multinationales et les gouvernements qui se dotent de ces outils. Dans les PME, cette technologie langagière constitue encore souvent un gadget. Jusqu'à ce qu'une crise survienne.

«La plupart des organisations vont nous appeler à la rescousse lorsqu'elles cherchent désespérément un document... ou lorsque la réglementation de leur secteur leur demande de le faire», indique Alain Lavoie, président d'Irosoft.

Actuellement tous les documents des ministères québécois et canadiens sont assujettis à la loi des archives nationales du Canada, qui oblige à les classer systématiquement dès leur production. Le même type de loi pourrait un jour toucher aussi les entreprises.

Irosoft, une société fondée en 1995 à Montréal, se spécialise en gestion intégrée de contenu. Une de ses plateformes, Docuthèque, s'adresse tout particulièrement aux ministères assujettis aux lois sur les archives nationales.

Cette PME, dont le chiffre d'affaires s'établit à 4 millions de dollars, faire figure de David face aux Goliaths du marché mondial de la gestion documentaire. À titre de comparaison, le chiffre d'affaires d'Open Text, qui propose le même type de services, frôle le milliard de dollars.

Le projet de gouvernement ouvert laisse aussi entrevoir de grandes possibilités d'affaires pour les PME comme Irosoft. Ce projet donnera aux citoyens la possibilité de consulter l'information publique et de se renseigner davantage sur les rouages du gouvernement. Déjà, la Ville de Québec, qui utilise la plateforme LIMS d'Irosoft, est devenue, en février dernier, la première municipalité du Canada à mettre à la disposition du grand public ses règlements à jour ainsi que leur historique législatif.

La traduction en croissance

Les outils de gestion de document peuvent aussi générer de considérables réductions en frais de traduction, à l'image des solutions de la firme montréalaise Ixiasoft. «Dès qu'une entreprise doit produire des documents dans plusieurs langues, nos solutions viennent à sa rescousse», signale Éric Bergeron, président d'Ixiasoft.

Les économies réalisées par les clients de la PME «se chiffrent en centaines de milliers de dollars», selon Éric Bergeron. «Suffisamment, ajoute-t-il, pour que leur rendement de l'investissement, qui varie de 150 000 $ à 200 000 $, soit absorbé en moins de deux ans.»

Fondée en 1998, l'entreprise compte parmi ses clients Abbott, AMD, Siemens AG : des manufacturiers qui vendent à l'international et doivent publier leurs informations en plusieurs langues. «À titre d'exemple, Research In Motion traduit sa documentation en 42 langues.»

Le produit phare d'Ixiasoft, TEXTML Server, est une base de données qui permet de stocker, d'indexer et de rechercher dans de grands volumes de contenu. «Plus de 70 % de notre chiffre d'affaires vient de l'extérieur du pays, principalement des États-Unis, mais aussi de France, d'Espagne, de Grande-Bretagne et d'Allemagne», précise son président.

Pour mieux gérer sa réputation

Pionnier dans la gestion documentaire depuis 1988, CEDROM-SNi s'apprête à lancer d'ici la fin de mai une nouvelle plateforme d'analyse qui inclura les informations provenant des médias sociaux. «Les Twitter, Facebook, LinkedIn et les blogues s'ajouteront aux fils de presse, aux articles ainsi qu'aux clips télé et radio déjà offerts sur les deux principaux services de recherche et de veille d'information d'actualité, Eureka.cc au Canada et Europresse.com en France», indique François Aird, le président cofondateur de CEDROM-SNi.

Face aux énormes flux d'informations que génèrent les médias sociaux, les entreprises ont besoin d'obtenir rapidement des résumés et des analyses de synthèse de tout ce qui se dit sur elles pour mieux gérer les cas de crise. Le cas récent de Lassonde illustre bien ce phénomène.

Le prototype du produit a été testé auprès de quatre entreprises, dont deux en Europe. Plusieurs institutions financières canadiennes utilisent déjà le module de surveillance lancé en janvier dernier. La nouvelle plateforme de deuxième génération permettra d'accroître les revenus d'Eureka et d'EuroPress, qui représentent actuellement 18 M$.

Commercialiser la technologie, un défi

«La gestion de document, c'est comme Internet. Il y a 15 ans, peu d'entreprises l'utilisaient. Aujourd'hui, personne ne peut s'en passer», dit Jacques Ouellet, premier vice-président, recherche, développement et commercialisation au Centre de recherche informatique de Montréal.

«Et pourtant, la commercialisation de ces outils langagiers représente encore un défi colossal. Les entreprises ne sont pas encore suffisamment sensibilisées et prêtes à payer pour les utiliser», ajoute-t-il.

Il observe néanmoins une plus grande conscience des entreprises d'ici face à l'amas de données brutes, notamment celles qui sont liées aux médias sociaux. Le CRIM est en effet de plus en plus sollicité pour des projets majeurs. «Il y a deux ans, les projets exploratoires menés auprès des entreprises s'élevaient à 5 000 $. Aujourd'hui, les différents montages de gestion documentaire atteignent facilement 200 000 $.»

50 %

Plusieurs études montrent que les employés consacrent 50 % de leur temps pour retrouver de l'information. Selon l'International Data Corporation, une entreprise typique de 1 000 employés perd, en moyenne, de 2,5 à 3,5 millions de dollars par année en recherchant notamment de l'information inexistante ou en ne trouvant pas de l'information existante.

86 %

Pourcentage des organisations qui ont accru leur productivité après avoir investi dans des systèmes de gestion de documents. En moyenne, elles ont réduit de 52 % le temps de recherche des documents grâce à cette nouvelle solution. Source : Nucleus Research