La gestion de portefeuille de projets permet de gagner en efficacité, mais elle n'est pas une solution miracle. Avant de penser à l'adopter, il faut avant tout bien gérer ses projets, ce que les initiés appellent la " maturité ". Le Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke (CHUS) avait déjà un solide bagage en la matière quand il a adopté cette approche.
" Nous avons décidé de créer un bureau de projets après la réalisation des travaux d'agrandissement de l'hôpital Hôtel-Dieu, qui furent terminés six mois avant l'échéance, tout en respectant les budgets ", raconte Patricia Gauthier, directrice générale du CHUS. " Nous avions un bon gestionnaire qui a su mobiliser notre équipe. Nous pensions que nous pourrions reproduire ce succès avec d'autres projets. "
Créé en avril 2009, le bureau de projet du CHUS coordonne une cinquantaine de programmes. Même si l'implantation est récente, Mme Gauthier en mesure déjà les retombées. " Avant d'acheter nos nouveaux chariots pour distribuer les médicaments, nous avons d'abord analysé les processus déjà en place ", précise-t-elle. " Nous avons ensuite accompagné les infirmières, qui distribuent deux millions de doses de médicaments par année, dans ce changement. Si nous nous étions contentés de faire un appel d'offres sans réviser nos façons de faire, cette implantation aurait pu se transformer en catastrophe. "
Les organisations qui veulent adopter la gestion par portefeuille doivent être prêtes à relever le défi. " Avant de se lancer, on doit se demander : "est-ce que je suis capable de faire le suivi des projets en cours ?" ", conseille Christian Vaillancourt, associé et fondateur de DCV & Associés.
L'importance de ne pas sauter d'étapes
N'en déplaise au lièvre, la tortue triomphera toujours en gestion de portefeuille de projets. Les organisations qui sautent l'étape de la planification courent davantage de risques. Ce n'est pas le cas de la Banque Nationale qui s'est donné le temps d'établir son bureau de projets.
Créé il y a 10 ans, le bureau de projets de la banque montréalaise a pris le virage de la gestion par portefeuille à la fin de l'année 2007 avec l'arrivée de Louis Vachon au poste de pdg. Le bureau, qui en gère plus d'une centaine, a lancé son outil de gestion EPPM en mars. La Banque Nationale a consacré plus de deux ans à préparer le personnel à intégrer ce nouvel outil dans son quotidien.
Pour que le responsable du portefeuille ait l'heure juste, les gestionnaires doivent uniformiser la façon dont ils évaluent chaque projet individuellement. " Un outil de travail ne résout rien si le processus n'a pas été bien intégré par tous les membres de l'organisation ", met en garde Patrick Girard, directeur principal du bureau de projets de la Banque.
Les organisations gagnent à prendre leur temps lorsqu'elles se lancent dans la gestion par portefeuille de projets, affirme Benoît Lalonde, président du PMI-Montréal. " Certains ont tendance à aller trop vite, raconte-t-il. Le temps que vous prenez à bien planifier décuple votre rapidité d'exécution. " S.R.
